關(guān)于人事檔案管理若干問題的思考

黃慧穎

（河北省軍隊離退休干部第一休養(yǎng)所，河北 石家莊 050021）

在國家經(jīng)濟實力壯大和綜合國力不斷提高的背景下，整個社會發(fā)展越來越快社會的發(fā)展進步，給人事檔案管理提出了更高要求與更為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案是企事業(yè)單位選拔人才與職位晉升的依據(jù)，對人事檔案進行科學(xué)管理和利用，必須和如今的新形勢保持一致，既要找到如今檔案管理當(dāng)中存在的實際問題，又必須更新管理理念和管理模式，通過檔案管理創(chuàng)新，解決如今檔案工作當(dāng)中的一系列難題，讓人事檔案管理在新思想和新方法的推動之下邁上新臺階。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是針對個人工作、教育、政治面貌等相關(guān)經(jīng)歷信息的原始材料的記錄與保存，可以從客觀上體現(xiàn)出個人的意識形態(tài)、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、思想水平、政治信仰等。對人事檔案進行科學(xué)管理，不僅有助于人力資源的挖掘和利用，還能夠為單位以及個人的發(fā)展提供有力支持。在當(dāng)代社會人事檔案管理的重要性可以從以下兩方面出發(fā)進行論述：一是從企事業(yè)單位發(fā)展角度，人事檔案所承載的是單位、員工的綜合信息，是單位了解員工工作能力，評估其職業(yè)素養(yǎng)，了解其受教育水平，掌握其工作經(jīng)歷經(jīng)驗等的直接路徑。所以單位在選拔人才職位晉升等方面，就可以把人事檔案作為有效參考，使得單位能夠在人力資源配置方面更加科學(xué)合理，做到人盡其才，知人善用。二是從個人角度分析人事檔案顯現(xiàn)出完整性，獨創(chuàng)性以及真實性，同時還有著一定法律效力和其他有關(guān)的檔案資料，以文字形式體現(xiàn)出個人的修養(yǎng)、道德、思想、教育水平等相關(guān)情況，在個人辦理就職、轉(zhuǎn)崗、晉升、社保等相關(guān)手續(xù)時非常重要，是每個自然人不可或缺的，融入社會與適應(yīng)社會的文字材料。

2 人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理不管是對單位還是對個人來說，都有著不可忽視的作用，為了提出更加科學(xué)的人事檔案管理方案，建構(gòu)完善化的人事管理體系，除了要從思想上重視人事檔案管理之外，還必須客觀歸納其在具體實踐當(dāng)中存在的問題與不足。一是責(zé)任落實不到位。單位雖然重視人事檔案管理工作的開展，但是由于沒有做好內(nèi)部分工和分類分層管理，出現(xiàn)了整體管理過于混亂的情況，也不能夠有效追究責(zé)任和規(guī)范管理者的行為，給檔案管理質(zhì)量帶來了不利影響。二是檔案管理制度不夠完善。如今影響人事檔案管理效率和質(zhì)量的一個關(guān)鍵因素就是管理制度的確立，如今由于單位并沒有提出完善科學(xué)的管理制度，規(guī)范人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案資料的開發(fā)應(yīng)用過于混亂，無序無法體現(xiàn)出檔案資料的應(yīng)有價值。三是檔案管理人員素質(zhì)有待提高。由于人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)能力不高，因此無法充分勝任單位的檔案管理工作，也由此出現(xiàn)了一系列的管理缺陷和隱患，為檔案利用帶來了影響。四是人事檔案管理信息化程度低。人事檔案管理當(dāng)中先進技術(shù)的投入不足，設(shè)施設(shè)備的購置和信息化管理缺陷的存在，導(dǎo)致如今的檔案信息化管理實現(xiàn)遇到了很大的沖擊和障礙，急需進行改進調(diào)整。

3 人事檔案管理問題的解決措施

1）構(gòu)建并落實責(zé)任追究制。明確責(zé)任追究制度可以對人事檔案管理進行有效的約束和控制，也有助于健全管理體制，提高各個工作人員的責(zé)任意識，使其能夠主動承擔(dān)人事檔案管理的責(zé)任和使命，真正為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。構(gòu)建并積極貫徹責(zé)任追究制有助于保障人事檔案管理責(zé)任的落實，使得每個管理人員都能夠明確自身的責(zé)任，促進人人參與優(yōu)化如今的檔案管理形態(tài)，使得單位上下均能夠重視人事檔案管理，在分工與協(xié)作當(dāng)中保證管理質(zhì)量。比方說，單位要注意對人事檔案，實施分層分類管理，堅決杜絕檔案管理混亂丟失和混淆等相關(guān)問題，注意對負(fù)責(zé)人的責(zé)任進行追究，同時要規(guī)范檔案管理人員的行為，使其能夠遵守管理規(guī)范，做好一系列的保障工作。單位可以通過完善獎懲機制的方式，確保責(zé)任的有效追究與落實，對表現(xiàn)優(yōu)異的管理者要給予獎勵，對于表現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的則給予相應(yīng)的懲罰。

2）完善人事檔案管理制度。要真正意義上提高人事檔案管理的整體質(zhì)量與工作效率，打造更加完善科學(xué)的管理體系，就必須從制度建設(shè)方面進行改進和提升，不斷完善管理制度，把現(xiàn)代化的檔案管理思想、制度以及管理模式運用到實際工作當(dāng)中，形成長效檔案管理制度，確保人事檔案的收集、錄入、存儲、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格規(guī)章制度對其進行規(guī)范和約束。在確定了針對不同檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)章制度之后，必須要將推動制度執(zhí)行作為重中之重，明確部門以及工作人員的權(quán)利和責(zé)任，要求單位內(nèi)部嚴(yán)格落實檔案管理的各種程序。比方說要借閱檔案資料，必須要依照借閱條例進行，得到本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字與人事檔案管理部門的審批，同時還必須根據(jù)借閱歸還手續(xù)完成一系列的操作，做好對員工借閱行為的監(jiān)督管理。

3）培養(yǎng)檔案管理人才團隊。人才是單位建設(shè)和發(fā)展的重要推動力，開展人事檔案管理的重要目的，也是為了為人才的開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件?？紤]到人事檔案管理對于合格管理人才的要求高，實際工作復(fù)雜繁瑣，要處理的任務(wù)多種多樣，所以必須積極打造一支綜合素質(zhì)過硬的人事檔案管理團隊，并對管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)進行綜合培訓(xùn)，使其能夠有效勝任檔案管理工作要求。單位應(yīng)該給管理人員提供學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機會，讓他們能夠在綜合性的培訓(xùn)平臺上提高綜合素質(zhì)，承擔(dān)好檔案管理方面的各項職能。當(dāng)然單位在人才引進方面也需要進行創(chuàng)新改進，積極聘請合格的人事專員與檔案管理人員，引入最新的理念和策略，運用先進手段進行檔案管理改革創(chuàng)新。

4）助推檔案管理信息化建設(shè)?，F(xiàn)如今企事業(yè)單位在人事檔案管理方面獲得了長足突破，尤其注重先進的信息技術(shù)手段的運用，這位管理信息化目標(biāo)的實現(xiàn)提供了諸多便利條件。單位應(yīng)該與時俱進，把先進的計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理當(dāng)中，以技術(shù)為推動力促進檔案管理數(shù)字化與智能化建設(shè)。比方說可以用現(xiàn)代化設(shè)備進行各項信息數(shù)據(jù)的錄入和存儲，在有需要時可以直接檢索調(diào)閱運用電子化的保存保管方式，確保檔案內(nèi)容豐富完整。單位需要在人事檔案管理信息化建設(shè)方面增加資金以及人力投入，完善軟硬件設(shè)施設(shè)備，同時注意維護檔案管理的安全，促進信息共享與資源共建，發(fā)揮信息技術(shù)的管理應(yīng)用優(yōu)勢。

人事檔案形成于人事管理活動，所記錄的是個人經(jīng)歷與德才表現(xiàn)方面的信息，能夠給用人單位發(fā)現(xiàn)、使用以及管理人才提供可靠依據(jù)。加強人事檔案管理，可以對人事檔案資料進行科學(xué)整理與開發(fā)利用，為人盡其才目標(biāo)的實現(xiàn)打下基礎(chǔ)，也為企事業(yè)單位人力資源的科學(xué)配置提供保障。現(xiàn)如今單位在人事檔案管理方面還存在一定缺陷，對于現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實現(xiàn)來說是很大的阻礙。想要真正意義上突破這樣的難題，就必須改革人事檔案管理模式，結(jié)合新時期單位發(fā)展要求提出一系列的優(yōu)化措施，讓人事檔案資料的應(yīng)用價值和利用率得到提升。