智慧檔案館功能及體系結(jié)構(gòu)分析

李 娜

（河南工學(xué)院，河南 新鄉(xiāng) 453000）

時(shí)代的發(fā)展衍生很多新興技術(shù)，新興技術(shù)的興起和很多優(yōu)點(diǎn)逐漸滲透人類(lèi)社會(huì)生活活動(dòng)進(jìn)而產(chǎn)生了社會(huì)改革和進(jìn)步，而在信息化技術(shù)化時(shí)代背景下傳統(tǒng)檔案保存和檔案館逐漸先露出很多弊端和短板，而未來(lái)的發(fā)展方向開(kāi)始趨于智慧化、信息化、數(shù)字化，這需要傳統(tǒng)的檔案館逐漸向智慧化檔案館轉(zhuǎn)型并作出科學(xué)的自身定位根據(jù)定位進(jìn)行功能和體系結(jié)構(gòu)規(guī)劃，更好的發(fā)揮自身職能。

1 了解智慧檔案館的意義

大多數(shù)人對(duì)智慧檔案館知之不詳究竟什么是智慧檔案館？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是數(shù)字檔案館智能化智慧化，利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)對(duì)檔案感知化處理使其智能化，通過(guò)這些程序?yàn)槿嗣裆罟ぷ魈峁└悄芨嘣姆?wù)的極具智能化的檔案館。這項(xiàng)信息化建設(shè)項(xiàng)目是國(guó)家針對(duì)性長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃而出的，由于世界各國(guó)紛紛實(shí)施“智慧地球”戰(zhàn)略，我國(guó)在這方面也積極做出響應(yīng)并投入探索研發(fā)工作，并提出了很多理念，以達(dá)到逐步讓智能化像信息化一樣滲透生活的各個(gè)角落幫助人們更好的生活工作更直觀的提升人民的生活水平和工作質(zhì)量。

2 智慧檔案館功能相較于傳統(tǒng)檔案館有什么優(yōu)勢(shì)

大多數(shù)傳統(tǒng)的工業(yè)或者技術(shù)都有著相似的特點(diǎn)就是數(shù)字化信息化不足且過(guò)于依賴(lài)人力資源并由人的思維模式進(jìn)行主導(dǎo)過(guò)于片面主管，在傳統(tǒng)檔案館主要注重于傳統(tǒng)檔案的歸檔收集和保養(yǎng)維護(hù)其耗費(fèi)的人力物力資源相對(duì)過(guò)多且很多維護(hù)保管不善都會(huì)造成檔案的丟失和缺損，而在信息化時(shí)代首先最簡(jiǎn)單的檔案保管和維護(hù)管理工作就有著質(zhì)的改變，數(shù)字化檔案管理讓檔案管理和維護(hù)更加簡(jiǎn)單，無(wú)論是工作質(zhì)量還是效率人力資源物力資源占比都更少，同時(shí)檔案的利用率和利用程度都得到了更好的開(kāi)發(fā)，無(wú)論是查找還是調(diào)閱都打破了傳統(tǒng)的時(shí)間空間限制，而到了大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化檔案館又進(jìn)行了更為人性化智能化的技術(shù)突破和轉(zhuǎn)變，利用更為高端的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行深層次的解讀解析和整合分析進(jìn)而使得檔案得到更合理更全面的利用和開(kāi)發(fā)，同時(shí)國(guó)家積極對(duì)智慧化檔案館建設(shè)作出相關(guān)政策以保障智慧檔案館更好的發(fā)展和運(yùn)用到生活中，通過(guò)各種提案和規(guī)劃大部分傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進(jìn)程愈來(lái)愈快并形成了新的數(shù)字產(chǎn)業(yè)幫助政府更好的完成監(jiān)管和職能提升，逐步實(shí)現(xiàn)智慧化檔案館對(duì)各個(gè)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行智能輸出。

同時(shí)在與傳統(tǒng)檔案館相比較傳統(tǒng)檔案館的面對(duì)群體有限且限制條件過(guò)多查閱不方便，著重點(diǎn)在管理上而使用和開(kāi)發(fā)上相對(duì)較差，而智慧化檔案館就將二者并重并同時(shí)發(fā)展，而且面對(duì)的群體更加廣泛，更側(cè)重在服務(wù)方面進(jìn)行發(fā)展，信息化社會(huì)和智慧城市建設(shè)都對(duì)很多產(chǎn)業(yè)提出了新的要求，只有多樣化多元化的發(fā)展才能更好的為人民群眾的生活工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而智慧檔案館的精準(zhǔn)人性智能化信息服務(wù)可以提供更好的體驗(yàn)感并更為實(shí)用，更直接的滿(mǎn)足了時(shí)代下用戶(hù)的需求方向和需求量的大幅度增加。

總而言之相比于傳統(tǒng)的檔案館，智慧檔案館對(duì)信息的獲取更為簡(jiǎn)便快捷，而且獲得的信息更為多樣并具有拓展延伸知識(shí)性，同時(shí)隨著社會(huì)科技的發(fā)展讓人民有了更多的搜索手段且知識(shí)載體更為豐富讓很多平時(shí)很難接觸的知識(shí)很容易接觸到，而正是由于這些特點(diǎn)讓智慧檔案館注定成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。

3 智慧檔案館的體系結(jié)構(gòu)分析和功能定位

構(gòu)架智慧檔案館的體系和結(jié)構(gòu)是根據(jù)用戶(hù)特點(diǎn)和受眾群體的年齡結(jié)構(gòu)以及工作結(jié)構(gòu)等條件因素決定，需要考察分析公共檔案信息真實(shí)的需求量和知識(shí)需求方向并不斷利用新技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化新機(jī)制進(jìn)行改革，逐漸將工作細(xì)致化例如信息搜集、檔案?jìng)鬏?、板塊劃分及分析、信息的開(kāi)發(fā)和利用分成板塊進(jìn)行并有機(jī)的結(jié)合成一個(gè)完整的體系將信息與服務(wù)完美銜接保證在最大程度上對(duì)用戶(hù)的知識(shí)檔案需求給予最優(yōu)反饋和最智能化解讀，并針對(duì)生活、娛樂(lè)、工作、學(xué)習(xí)等多個(gè)層次進(jìn)行分類(lèi)以保證智慧檔案在知識(shí)層面有層次性、類(lèi)別性、完整性、多樣性，而在服務(wù)方面以服務(wù)作為主體具備感知性、保障性和數(shù)據(jù)資源處理等性能以保證不同聚到途徑接收捕捉到的信息都會(huì)被識(shí)別篩選后進(jìn)行準(zhǔn)確細(xì)致的分類(lèi)整合和信息分析開(kāi)發(fā)并逐步跟進(jìn)管理和分享工作并逐漸形成統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和知識(shí)信息化數(shù)字化覆蓋，逐漸完善智慧檔案館信息數(shù)字服務(wù)一體化，逐漸達(dá)到一體化一站式服務(wù)。

4 智慧檔案館的現(xiàn)狀和完善途徑

現(xiàn)在我國(guó)的智慧檔案館結(jié)構(gòu)體系還不夠明確和完善，很多方面雖然數(shù)字化達(dá)到了但是智能化人性化服務(wù)尚未達(dá)到，需要保證以人為本以服務(wù)為主體的原則保證其便捷性和實(shí)用性的特點(diǎn)，需要智慧檔案館的技術(shù)人員找準(zhǔn)切入點(diǎn)將自身的角色和工作職能準(zhǔn)確拿捏從一個(gè)檔案管理員轉(zhuǎn)換為知識(shí)信息開(kāi)發(fā)者和信息提供服務(wù)者，并逐漸貫徹落實(shí)服務(wù)理念針對(duì)不同人群不同需求做出更準(zhǔn)確的區(qū)分，同時(shí)智慧檔案館的工作人員與傳統(tǒng)的工作人員不同，需要具備數(shù)據(jù)分析發(fā)掘能力和大數(shù)據(jù)分析以及用戶(hù)瀏覽搜索習(xí)慣分析方便好地做好服務(wù)工作，同時(shí)要不斷提升檔案館的智慧和服務(wù)水平這就需要智慧檔案館的管理人員有著極高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)涉獵技術(shù)掌控，也需要相關(guān)部門(mén)積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性復(fù)合型綜合素質(zhì)高的人才，并定期不定期對(duì)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，針對(duì)性進(jìn)行技能學(xué)習(xí)和觀摩以及思想工作學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，以保證智慧檔案館的整體水平提升。

在這些工作進(jìn)行貫徹落實(shí)的同時(shí)需要針對(duì)體系結(jié)構(gòu)和政策進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)不斷地服務(wù)和工作過(guò)程中共同研究指定符合實(shí)際情況的機(jī)制以保證智慧檔案館多元化多層次參與人民群眾的生活活動(dòng)和企事業(yè)單位政府工作當(dāng)中，并在公眾的關(guān)注和監(jiān)督中進(jìn)行不斷優(yōu)化積極聽(tīng)取各個(gè)層面給予的反饋意見(jiàn)和建議，并建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)采用結(jié)構(gòu)化管理或者半結(jié)構(gòu)化以更好的提升工作效率和工作質(zhì)量，并在整體體系中積極嵌入服務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)一些了技術(shù)革新完成保存管理維護(hù)服務(wù)一體化平臺(tái)并逐漸將每個(gè)地方區(qū)域進(jìn)行整合逐漸完成全國(guó)覆蓋可提供在線服務(wù)和異地調(diào)閱等功能，進(jìn)而節(jié)省更多的財(cái)力物力人力資源逐漸完成智慧化社會(huì)建設(shè)，就目前為止我國(guó)的智慧化建設(shè)和社會(huì)覆蓋及深入工作還有很長(zhǎng)的路要走，需要不斷汲取各種經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)技能并由當(dāng)?shù)卣e極制定相關(guān)政策條例以保證智慧化進(jìn)程高速高效高質(zhì)量發(fā)展。

5 總結(jié)

信息化時(shí)代瞬息萬(wàn)變這個(gè)時(shí)代信息和檔案就是金錢(qián)就是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前提，對(duì)智慧檔案館的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)性前瞻可以說(shuō)潛力巨大是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，給人民群眾企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的工作提供了更為簡(jiǎn)單便利的條件，對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展和人民生活水平提高有著積極的作用，但是需要針對(duì)性建立智慧化檔案館的結(jié)構(gòu)體系和職能定位做出科學(xué)規(guī)劃才能保證其健康高速發(fā)展。