基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理

趙文秀

（北京市昌平區(qū)林業(yè)植保站，北京 102200）

1 基建工程檔案主要特點(diǎn)

1）內(nèi)容繁雜。基建工程項(xiàng)目涉及多個(gè)系統(tǒng)、單位、部門、專業(yè)，建設(shè)檔案資料的形成跨度長(zhǎng)，內(nèi)容龐大、繁雜。按照項(xiàng)目工程建設(shè)的階段劃分，基建工程檔案可分5個(gè)部分。（1）項(xiàng)目前期文件。主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)等形成的文件、報(bào)告、圖紙等。（2）項(xiàng)目監(jiān)理文件。主要包括：?jiǎn)挝辉谑┕けO(jiān)理過(guò)程中形成的包括監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、實(shí)施細(xì)則、月報(bào)、通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工作總結(jié)、旁站記錄等資料。（3）項(xiàng)目施工文件。項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的開(kāi)工、竣工報(bào)告、施工計(jì)劃、組織設(shè)計(jì)、材料質(zhì)保文件、工程質(zhì)量評(píng)定文件、公車工程驗(yàn)收記錄、圖紙會(huì)審變更記錄等資料。（4）項(xiàng)目竣工文件。項(xiàng)目竣工后施工單位按照工程實(shí)際情況給編制的竣工圖紙。主要包括建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、采暖通風(fēng)竣工圖等）。（5）項(xiàng)目驗(yàn)收文件。項(xiàng)目竣工后、試運(yùn)行中及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件材料。包括工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、行政主管部門驗(yàn)收意見(jiàn)書、工程竣工驗(yàn)收備案表、決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)請(qǐng)示、審批材料等。

2）項(xiàng)目參與方眾多，標(biāo)準(zhǔn)多樣。基建工程項(xiàng)目往往具有眾多參建單位，工程的勘察、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程施工都會(huì)各自產(chǎn)生相應(yīng)的工程相關(guān)文件，不同單位管理模式各異，資料整理收集標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，且基建工程項(xiàng)目一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，期間相應(yīng)負(fù)責(zé)人員的更替，人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，增加資料管理難度。

2 基建工程檔案管理存在的問(wèn)題

1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，隨著基建工程建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，一些單位在進(jìn)行基建工程建設(shè)時(shí)，單位高層領(lǐng)導(dǎo)和基層管理工作者對(duì)于基建工程管理工作的重要性認(rèn)知嚴(yán)重不足，而且本身的管理意識(shí)并不強(qiáng)。單位內(nèi)部本身對(duì)于基建工程檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容、有關(guān)的專業(yè)知識(shí)和工作本身的重要性缺乏大宣傳，再加上基建工程隊(duì)伍本身的流動(dòng)性非常大，所以檔案管理工作長(zhǎng)期受到忽視。除此之外，基建工程檔案管理工作的工作要求是比較高的，所以在實(shí)際工作過(guò)程中，如工作人員和工程人員之間的溝通與交流并不密切，那么在進(jìn)行檔案收集、整理和歸類時(shí)，工作開(kāi)展將面臨極大的阻礙。

2）檔案管理方式落后。許多單位在進(jìn)行基建工程建設(shè)時(shí)，本身對(duì)于基建工程檔案管理工作的重視程度并不高，所以其收集以及歸類整理的檔案資料，仍然采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，而紙質(zhì)檔案資料本身只能夠?qū)üこ淌┕r(shí)的施工材料進(jìn)行反映，而對(duì)于施工計(jì)劃、施工管理內(nèi)容和質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等內(nèi)容，并不能夠進(jìn)行真實(shí)反映。同時(shí)，紙質(zhì)檔案材料在進(jìn)行儲(chǔ)存以及應(yīng)用時(shí)并不方便，在儲(chǔ)存過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)槭艹倍鴮?dǎo)致紙張損壞，在運(yùn)輸過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)橥饨缬绊懸蛩匾约巴饨缌Φ淖饔枚鴮?dǎo)致紙張破損。所以，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，檔案可能就會(huì)因?yàn)榍捌诘膬?chǔ)存以及運(yùn)輸工作存在失誤，而導(dǎo)致最終所需要使用的紙質(zhì)材料無(wú)法及時(shí)獲取或者所獲取的內(nèi)容并不真實(shí)和全面，這些問(wèn)題的存在對(duì)于基建工程的實(shí)際建設(shè)以及數(shù)據(jù)資料參考將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，導(dǎo)致整個(gè)工程的施工質(zhì)量及施工進(jìn)度受到影響。

3 基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理措施

1）不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度。由于工程建設(shè)檔案管理工作在整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮著重要的作用，因此，我們要不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)工作的責(zé)任感。從工程建設(shè)項(xiàng)目各部門主要領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作的基層人員都要從思想上樹(shù)立正確的意識(shí)，重視檔案管理的作用，要把檔案資料的收集、整理和編制工作落到實(shí)處，明確各個(gè)部門的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)檔案管理工作滯后于工程建設(shè)項(xiàng)目的事情發(fā)生。另外，還要定時(shí)檢查工程檔案管理資料的完整性，防止資料的隨意擺放和丟失，把檔案管理工作作為項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)，不斷加強(qiáng)建設(shè)單位的檔案意識(shí)，提高檔案管理工作的效率。

2）加強(qiáng)檔案的收集整理力度。加強(qiáng)檔案的收集、整理工作，是當(dāng)前建設(shè)檔案管理工作的重點(diǎn)。要根據(jù)工程的性質(zhì)、運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)手段、施工進(jìn)程，掌握檔案的整理歸檔時(shí)間，確保檔案資料收集過(guò)程的有序進(jìn)行和完善性。檔案材料的整理過(guò)程中要按類別進(jìn)行細(xì)致整理，不僅要注明建設(shè)單位、材料來(lái)源、設(shè)計(jì)單位、施工單位等相關(guān)情況，責(zé)任分工、建設(shè)資料，數(shù)據(jù)對(duì)比等方面，對(duì)于可以存在的技術(shù)人員流動(dòng)，資料的動(dòng)態(tài)變化都要如實(shí)登記，確保資料的完整性和可使用性。

3）檔案智能化信息服務(wù)的環(huán)境。在建設(shè)智能檔案館的過(guò)程中，檔案館智能分析系統(tǒng)以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、智能分析技術(shù)等為支撐，為檔案智能信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支撐，這也是基本的物理技術(shù)環(huán)境。當(dāng)前，一些專家提出的“大檔案觀”和“大智能觀”逐漸成為現(xiàn)實(shí)。在這種智能技術(shù)和應(yīng)用的支持下，智能化信息服務(wù)通過(guò)為用戶提供智能服務(wù)環(huán)境，滿足了各類用戶的需求，改變了用戶需求條件?？梢哉f(shuō)，檔案智能信息服務(wù)具有更重要的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，如信息技術(shù)的支持、供需交叉的靈活性、需求響應(yīng)的快速性、內(nèi)容資源的普遍性、服務(wù)模式的移動(dòng)性、決策咨詢服務(wù)知識(shí)、推送信息的碎片化和需求跟蹤的可持續(xù)性等，檔案智能化信息服務(wù)環(huán)境健全，促進(jìn)了數(shù)字檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4）借助信息化，落實(shí)各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控。工程檔案又包括單項(xiàng)工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項(xiàng)工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復(fù)雜的。因此應(yīng)根據(jù)管理和利用需求進(jìn)一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強(qiáng)檔案收集與整理工作。管理部門可對(duì)企業(yè)開(kāi)展廣泛的意見(jiàn)收集，制定模塊化的檔案內(nèi)容資源，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求設(shè)計(jì)不同格式的表格來(lái)展示信息資源。第二，實(shí)現(xiàn)工程檔案在各個(gè)階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺(tái)，在實(shí)體檔案移交流轉(zhuǎn)前先在共享平臺(tái)上進(jìn)行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場(chǎng)所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問(wèn)題及解決方法，大大提高工程檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中的透明度，有利于落實(shí)各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

5）加強(qiáng)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。調(diào)整動(dòng)態(tài)檔案管理的方法，做到檔案管理與動(dòng)態(tài)同步，注重檔案管理的服務(wù)。從項(xiàng)目建設(shè)的動(dòng)態(tài)性來(lái)看，雖然給檔案管理帶來(lái)了很大的困難，但也帶了一定的機(jī)遇。檔案管理的過(guò)程中，必須要時(shí)刻關(guān)注內(nèi)、外部變化，及時(shí)調(diào)整管理思路和管理對(duì)角，實(shí)現(xiàn)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)與吸收，使工作人員能夠從專業(yè)的角度進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理。要強(qiáng)調(diào)施工資料的追蹤和收集，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工環(huán)境與施工建設(shè)中的變化，以及項(xiàng)目驗(yàn)收的最終結(jié)果進(jìn)行科學(xué)管理，確保歸檔資料的完整、系統(tǒng)。

6）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對(duì)于基建工程的建設(shè)來(lái)講，檔案管理工作水平與質(zhì)量將會(huì)直接影響到基建工程的施工質(zhì)量以及施工進(jìn)度，所以在開(kāi)展基建工程檔案管理工作時(shí)，除了工作人員有效開(kāi)展管理工作之外，還需要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的管理與建設(shè)。因?yàn)殡S著信息化技術(shù)水平的提升以及檔案管理工作要求的提高，只有不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠使檔案管理工作擁有更良好的工作環(huán)境，這對(duì)于檔案管理工作人員的工作開(kāi)展以及檔案管理水平的提升具有非常大的促進(jìn)作用。檔案管理工作人員，需要吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)以及先進(jìn)的工作模式，對(duì)單位自身的檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，對(duì)新形勢(shì)下開(kāi)展基建工程檔案管理工作所需的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，從而全面提高基建工程檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息化和智能化發(fā)展背景下，智能化檔案管理成為趨勢(shì)，智能化檔案管理理念不斷成熟。智能化管理時(shí)代，檔案管理理念發(fā)展新變化，表現(xiàn)為管理對(duì)象由實(shí)質(zhì)載體向虛擬信息轉(zhuǎn)變，管理方式由手工操作向數(shù)字智能轉(zhuǎn)變，操作理念由注重手工向注重技術(shù)轉(zhuǎn)變。