新形勢下的單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

李艷紅

（扎賚特旗圖牧吉鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

1 事業(yè)單位檔案管理應遵守的原則

1.1 科學性

在創(chuàng)建檔案管理體系時，必須要遵守和體現(xiàn)出科學性原則，這樣才能保證檔案管理工作開展的合理性和科學性，更好地滿足檔案管理工作的要求。因此，在進行工作創(chuàng)新時，必須要以科學精神和理念作為指導，然后采用科學的手段來完善檔案管理工作，保證檔案管理工作質量和效率。

1.2 實用性

因為事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容較多，流程復雜，因此要保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，在開展工作過程中必須遵守實用性原則。提升檔案管理工作的實用性，可以降低檔案管理工作的難度，促使檔案管理人員提高工作效率，推進檔案管理工作的開展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

2.1 缺乏對檔案管理工作的正確認識

在檔案工作影響力增大的同時，事業(yè)單位的檔案管理工作日益受到相關領導的重視，一些單位已經(jīng)針對檔案管理工作的不足進行優(yōu)化，但多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理的認識依舊不是很充分，甚至僅僅改善了基礎的檔案管理形式，添加了一些檔案管理信息設備，并未對檔案管理方法和機制進行全面性改革。這使得事業(yè)單位檔案管理的工作效率處于較低水平，給檔案的開發(fā)利用形成了不小的阻力。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員素質不高

從現(xiàn)階段的狀況來看，許多事業(yè)單位所配備的檔案管理人員還是較為充足的，其也具備豐富的檔案資源管理經(jīng)驗，但這些都基于傳統(tǒng)的檔案管理。一旦面對全新的檔案信息管理方式，許多檔案管理人員的能力尚有所欠缺。再加上一些事業(yè)單位僅僅重視自身的基礎業(yè)務，缺乏對檔案業(yè)務的重視，甚至認為檔案工作的開展不是那么重要，因而這些事業(yè)單位的檔案管理往往存在較多的問題，配備的檔案管理人員嚴重缺乏管理素養(yǎng)，嚴重影響了檔案管理的有序開展。此外，一些單位的檔案管理培訓工作開展得不健全，也不利于檔案管理人員素養(yǎng)的提升。

2.3 檔案管理信息化程度低

隨著信息技術的全面發(fā)展，各行各業(yè)都加強了對信息技術的合理利用，檔案的信息化程度也隨之加快，但是在一部分事業(yè)單位中所采用的管理方式依舊過于傳統(tǒng)，并沒有加強對信息技術的應用。這不僅影響了檔案管理效率，還加大了檔案管理人員的工作量。一些單位雖然已經(jīng)開始朝著信息化的方向轉化檔案管理，但許多檔案管理人員習慣于傳統(tǒng)的管理模式，對全新的信息化檔案管理缺乏認識，進而導致許多檔案管理工作難以及時完成。如果事業(yè)單位沒有對應的信息化人才，那么對軟件系統(tǒng)的應用技能也會非常欠缺，從而會影響檔案管理信息化水平。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

3.1 創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制，提高運行質量。

3.2 創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，事業(yè)單位應該對機構內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。

3.3 創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

3.4 創(chuàng)新人才培育機制，加強檔案管理專業(yè)培訓

要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。

4 結束語

事業(yè)單位作為一個服務單位，應當承擔更多的社會責任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到當前工作存在的問題和難點，并結合實際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。