探索制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素

田立華 夏 倩

（聊城市第二人民醫(yī)院，山東 聊城 252600）

我國人事檔案工作經(jīng)過數(shù)十年時間發(fā)展，已經(jīng)形成了完整的人事檔案管理體系，但是近些年隨著我國醫(yī)改工作蓬勃開展，醫(yī)院干部人事工作也發(fā)生了轉變，進一步影響了檔案工作的開展。因此為了能夠適應未來工作需求，應該正視影響人事干部檔案工作發(fā)展的相關因素，這也是本文研究的主要目的。

1 制約干部人事檔案工作發(fā)展的相關因素分析

1.1 人員因素

1）思想方面。干部人事檔案是詳細記錄醫(yī)院組織、人事管理活動中形成的，以記錄個人品德、能力、出勤、成績等一系列信息的檔案資料，具有較強的保密性，很多干部并不了解自己的人事檔案中記載了什么內(nèi)容，在這種“神秘色彩”的影響下，人事檔案管理工作在一定程度上偏離了干部主體。同時受傳統(tǒng)“守堆看攤”思想的影響下，很多人對人事干部檔案管理存在偏差，認為該工作只是簡單的收集、記錄整理人事檔案資料，工作的重點是保證檔案資料安全性，而忽視醫(yī)院如何正確的使用干部人事檔案資料。

2）專業(yè)方面。（1）現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理工作尚未得到工作人員的有效支持，導致檔案管理工作脫離醫(yī)院實際情況，檔案管理工作難以真實反應醫(yī)院干部的工作情況，檔案資料的真實性、可靠性等得不到保障。同時在醫(yī)院人員因素的影響下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作存在明顯缺陷，員工不了解檔案管理工作的實施路徑，這種情況會進一步打擊檔案管理積極性。（2）由于干部人事檔案管理工作尚未得到醫(yī)院領導的高度重視，所以對于檔案管理方面的投入相對較少。各個醫(yī)院負責檔案管理的專業(yè)人員少，而且兼職的比較多，所以對檔案工作的重視程度不高；再加上對檔案管理知識掌握的不系統(tǒng)，參加培訓機會少，致使檔案管理人員整體水平不高，這也限制了檔案工作的開展。

1.2 制度因素

目前醫(yī)院在干部人事檔案管理中積極開展制度建設，并取得了一定的成績，但是根據(jù)相關學者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)院人事干部檔案管理制度都是在傳統(tǒng)制度基礎上做簡單的修改，檔案的大體框架無實質性變化，過于關注人事檔案信息的采集、整理，而很少涉及信息化、制度化方面的內(nèi)容，這種情況明顯不滿足醫(yī)院干部人事檔案管理要求[1]。

1.3 信息技術因素

現(xiàn)階段干部人事檔案管理中信息技術的應用情況不滿意，手工操作所占比例較高，根據(jù)《干部檔案整理工作細則》的相關內(nèi)容，落后的管理模式會顯著增加檔案人員的工作量和工作壓力，并且折疊、裝訂等操作行為會改變檔案原有的面貌，增加干部人事檔案破損的風險。雖然現(xiàn)在醫(yī)院干部人事檔案管理中需要采集大量的檔案信息資料，但是醫(yī)院在人事檔案管理中還沒完全使用信息化系統(tǒng)，主要是檔案管理人員將檔案信息進行簡單的錄入，不能滿足未來檔案工作的需求。

2 醫(yī)院干部人事檔案管理的對策

2.1 強化人員因素管理

1）轉變思想觀念。為更好地適應未來檔案管理要求，相關人員必須要主動轉變思想觀念，能夠堅持以改革創(chuàng)新的思維，探索干部人事檔案管理的新方向，其中的重點內(nèi)容包括：（1）堅持發(fā)展干部人事檔案管理模式，樹立數(shù)字化人才信息資源管理模式。在檔案管理中應該充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，認識到信息技術對檔案管理工作效果的影響，能夠從醫(yī)院人力資源管理角度出發(fā)，不斷優(yōu)化干部人事檔案管理路徑，堅持用發(fā)展的眼光對待本職工作，為全面增強檔案管理水平奠定基礎。（2）引進市場競爭機制。競爭機制是推動干部人事檔案管理模式變革的關鍵，因此為實現(xiàn)這一目標，相關人員需要在市場競爭的角度下，改變傳統(tǒng)檔案管理中工作人員存在的“吃大鍋飯”思維，充分調(diào)動工作人員的主觀能動性。（3）落實目標管理模式。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，工作人員應該主動轉變思維模式，主動與醫(yī)院工作相對接，根據(jù)醫(yī)院人力資源管理中的相關規(guī)定落實責任，并將干部考核結果等體現(xiàn)在檔案中，使干部人事檔案可以適應未來醫(yī)院運行要求。

2）增強工作人員專業(yè)水平。針對現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理中的滯后性，全面增強工作人員工作水平，以醫(yī)院為單位，針對檔案管理工作現(xiàn)狀進行全面的專業(yè)技能培訓，培訓內(nèi)容包括：（1）介紹檔案管理中信息系統(tǒng)軟件的操作方法，利用微博、微信等手機App進行信息宣傳，針對特定工作人員進行宣教，詳細介紹干部人事檔案管理的作用、基本工作流程以及相關政策法規(guī)等，加深全體人員對干部檔案管理的了解，提高各部門的合作效果，最終為干部人事檔案管理提供充足的信息資料。（2）做好專業(yè)人才引入，面向社會招聘高素質檔案管理人員，使具有豐富檔案管理經(jīng)驗的工作人員不斷融入到檔案管理人員隊伍中，補充新鮮血液，推廣科學的檔案管理方法，增強工作人員的專業(yè)技能水平。

2.2 完善檔案管理的相關制度

完善檔案管理制度已經(jīng)成為相關學者關注的重點內(nèi)容，其中的關鍵點包括：1）對現(xiàn)有的干部人事檔案管理制度進行改進，通過修訂制度貫徹檔案分類管理的相關制度要求，在強調(diào)基礎資料采集重要性的基礎上，能夠通過基礎建設的方法采用多種途徑來提高資源利用效率。改變傳統(tǒng)集中管理的模式，充分發(fā)揮醫(yī)院各科室的作用，使每個科室可以為干部檔案管理提供充足的信息資料；而在檔案管理時間規(guī)范等內(nèi)容上，可落實嚴格的分期保管制度，例如在干部退休、死亡之后，隨時做好檔案的交接工作。2）在檔案管理制度中需進一步明確管理要求以及其他注意事項。同時在制度建設中也應該明確信息化技術的相關內(nèi)容。

2.3 做好信息技術管理

干部人事檔案管理工作的開展依賴于醫(yī)院全體醫(yī)護人員的支持，因此在未來工作中應該主動培養(yǎng)全體工作人員的檔案管理意識，能夠在現(xiàn)有條件下通過宣傳、教育等方法灌輸檔案管理條例，讓全體工作人員認識到干部人事檔案管理的重要性，進而主動配合工作。因此為實現(xiàn)這一目標，本文認為在未來工作中應該以醫(yī)院為單位打造局域網(wǎng)，引進先進的檔案管理系統(tǒng)，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式管理干部人事檔案工作，滿足未來檔案信息數(shù)據(jù)交互與信息共享的功能?，F(xiàn)階段隨著信息技術的變革，基于大數(shù)據(jù)以及云計算技術開始被廣泛應用在檔案管理中，成為檔案現(xiàn)代化的主要發(fā)展方向，因此為了能夠適應信息化環(huán)境下的檔案管理要求，工作人員應該結合醫(yī)院檔案管理要求，盡可能的改變傳統(tǒng)工作模式下存在的檔案通用性差、重復浪費、效率低下的問題。因此在當前信息技術的支持下，工作人員應該積極打造領導干部檔案信息庫，細化檔案管理目錄數(shù)據(jù)，并將干部人事檔案管理工作逐步轉移到網(wǎng)絡上，打造以醫(yī)院為核心，各級臨床、門診部位為脈絡的信息化網(wǎng)絡管理結構，滿足檔案資源共享以及快速流通的要求[2]。

3 結束語

現(xiàn)階段影響干部人事檔案管理效果的因素是多方面的，因此為了能夠消除相關因素的影響，需要相關人員能結合醫(yī)院實際情況，在掌握醫(yī)院工作要求的基礎上，通過完整的工作路徑開展檔案管理工作，加深工作人員對現(xiàn)代化信息技術的理解，探索新的檔案管理路徑，最終全面提高干部人事檔案管理能力。