論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

周含欣

（新疆阿勒泰市市場(chǎng)監(jiān)督管理局，新疆 阿勒泰 836500）

1 檔案管理工作主要特點(diǎn)

一是真實(shí)性，真實(shí)性是檔案的核心。檔案建立時(shí)，必須嚴(yán)把檔案材料形成關(guān)，確保所有檔案材料的來源、內(nèi)容真實(shí)可信，不能弄虛作假；在檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞過程中，必須嚴(yán)把檔案利用關(guān)，規(guī)范操作，確保檔案材料的嚴(yán)肅性和安全性。二是完整性，完整性是指檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、全面記載干部的活動(dòng)軌跡，涵蓋干部成長經(jīng)歷和履職情況的全貌，包括個(gè)人履歷、考核考察、培養(yǎng)培訓(xùn)、職稱職務(wù)任免、入黨或入團(tuán)情況、工資變動(dòng)等方方面面。基于檔案完整性的要求，在檔案管理工作中要根據(jù)《干部檔案工作條例》《關(guān)于檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件規(guī)定，建立檔案卷宗，使每份檔案完整、齊全、真實(shí)。三是動(dòng)態(tài)性，動(dòng)態(tài)性有兩方面的內(nèi)容：首先檔案內(nèi)容、歸檔材料會(huì)隨著干部的各項(xiàng)活動(dòng)而不斷增加。這就要求檔案管理人員要及時(shí)主動(dòng)收集相關(guān)材料，不斷充實(shí)完善人事檔案材料，使檔案材料內(nèi)容全面、豐富、準(zhǔn)確。其次檔案會(huì)隨干部的流動(dòng)而流動(dòng)，檔案管理部門不是固定不變的。檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照規(guī)范程序執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保人事檔案的安全性。四是統(tǒng)一性，國家對(duì)檔案的主要內(nèi)容、整理分類、使用流動(dòng)等都有明確的規(guī)范，檔案卷宗要根據(jù)相關(guān)管理規(guī)范整理裝訂，保持格式、內(nèi)容的統(tǒng)一性。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作

從整體上分析，在事業(yè)單位改革背景下，各事業(yè)單位認(rèn)真履行本單位的公共職能，例如環(huán)保局認(rèn)真執(zhí)行環(huán)境保護(hù)管理工作，衛(wèi)生局嚴(yán)格監(jiān)管衛(wèi)生安全，市場(chǎng)監(jiān)管局著重加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管工作，從而有效提高了本單位工作質(zhì)量，使公共職能得到全面優(yōu)化。然而，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)將工作只重視履行公共職能，忽視檔案管理工作，在人才招聘、晉升與調(diào)配過程中也沒有認(rèn)真查用檔案信息，直接影響了事業(yè)單位人力資源管理質(zhì)量。

2.2 檔案管理體系亟待健全

據(jù)了解，部分偏遠(yuǎn)縣鄉(xiāng)事業(yè)單位尚未設(shè)置有效的檔案管理機(jī)構(gòu)或者人員，檔案管理制度缺乏可行性，檔案管理體系亟待健全。也有部分事業(yè)單位雖然針對(duì)檔案管理工作確定了管理體制機(jī)制，但是檔案管理體系與相關(guān)制度條文無法適應(yīng)事業(yè)單位的改革與發(fā)展。有的事業(yè)單位未建立健全檔案組織網(wǎng)絡(luò)，尚未形成管理檔案的較強(qiáng)合力。部分事業(yè)單位沒有將檔案管理工作職責(zé)落實(shí)到相關(guān)人員，易引發(fā)責(zé)任不明問題。部分事業(yè)單位雖然設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，但其工作理念、行為并不專業(yè)，在進(jìn)行人事檔案收集、查詢、調(diào)閱等工作時(shí)有疏忽。同時(shí)，沒有和其他部門進(jìn)行必要的溝通與合作，人才調(diào)配、晉升等活動(dòng)缺乏完善的參考依據(jù)，在一定程度上影響了干部人事工作。

2.3 檔案信息化管理建設(shè)相對(duì)落后

在信息化時(shí)代，人工主導(dǎo)下的檔案管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，無法有效提高檔案管理效率。因此，多數(shù)事業(yè)單位在探索檔案管理信息化與現(xiàn)代化模式，很多事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是部分事業(yè)單位尤其是偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案信息化管理技術(shù)水平相對(duì)落后，檔案管理軟硬件設(shè)備急需升級(jí)。部分事業(yè)單位缺少適合本單位改革與發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，檔案管理信息化與現(xiàn)代化水平偏低。不少事業(yè)單位對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用不足，削弱了人事檔案資源價(jià)值，部分事業(yè)單位的檔案利用率偏低，很難為人力資源管理與配置工作提供參考。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)

無論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)其他工作的重要性。一方面，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時(shí)，定期了解檔案現(xiàn)狀，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問題，指導(dǎo)工作人員依據(jù)有關(guān)規(guī)定開展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設(shè)備，庫房安裝好防火、防潮、防蟲害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。

3.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員專業(yè)能力

檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，工作人員不僅要有高度責(zé)任感，也要有扎實(shí)的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業(yè)型人才，保證檔案的安全、合理、科學(xué)化管理。二是注重人員專業(yè)化培訓(xùn)，打造業(yè)務(wù)上的多面手，促使其盡快掌握專業(yè)知識(shí)。組織《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)定的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化安全意識(shí)、法制意識(shí)、底線意識(shí)，全面提升檔案管理工作人員的職業(yè)要求和職業(yè)道德。三是建立檔案管理考核責(zé)任制，將檔案管理列入績效目標(biāo)考核內(nèi)容，督促激勵(lì)工作人員提升檔案管理水平。

3.3 健全事業(yè)單位檔案管理體系

事業(yè)單位須健全檔案管理體系，完善相關(guān)制度，確保管理機(jī)制的有效性，規(guī)范管理流程與管理行為，設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的檔案管理部門或者檔案管理人員，同時(shí)促進(jìn)檔案部門與其他部門的合作與溝通，確保人事檔案管理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人才招聘、晉升與調(diào)配等人力資源管理工作提供依據(jù)、參考與借鑒。應(yīng)加強(qiáng)單位內(nèi)部檔案管理部門和其他部門之間的信息交流與溝通，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作與整個(gè)人力資源管理工作的有效對(duì)接，使事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)與檔案管理工作銜接得更為密切，更好地發(fā)揮檔案及其管理部門的作用。

3.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

在新時(shí)代、新形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理信息化技術(shù)水平，將云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、VR技術(shù)等各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入事業(yè)單位檔案管理工作中，構(gòu)建完善的信息化管理模式。應(yīng)組建檔案信息管理平臺(tái)，運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)，將各部門檔案進(jìn)行在線收集歸檔、分類存儲(chǔ)、管理與利用。同時(shí)，設(shè)置自動(dòng)化檢索端口，提高檔案信息查詢與調(diào)閱效率。還應(yīng)進(jìn)一步加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級(jí)與更新，通過系統(tǒng)來優(yōu)化檔案存儲(chǔ)空間，及時(shí)更新檔案信息，提交人力資源管理工作所需要的電子檔案，在保密的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。應(yīng)加強(qiáng)檔案安全保密措施，結(jié)合檔案信息化安全管理需求，強(qiáng)化保密管理，及時(shí)修補(bǔ)漏洞。

4 結(jié)束語

在事業(yè)單位改革的背景下做好檔案管理工作愈加重要。我們應(yīng)準(zhǔn)確定位當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)，為人事檔案管理提供制度、資金、技術(shù)設(shè)備、專業(yè)人才等方面的支持，使檔案管理工作擁有完善的基礎(chǔ)保障，全面優(yōu)化檔案管理模式，大力推進(jìn)檔案管理信息化，全面提高事業(yè)單位檔案管理水平和效用。