淺析流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

石曉峰 姜言成

（昌邑市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濰坊 261300）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，以前國(guó)有企業(yè)和集體企業(yè)的單一企業(yè)檔案管理格局隨著民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、股份制企業(yè)等企業(yè)不斷加入而打破，就業(yè)渠道增加，人員流動(dòng)頻繁，為使全市1300多家無(wú)檔案管理權(quán)限的單位職工和個(gè)人檔案得到妥善保管和利用，由人社局下設(shè)人事檔案服務(wù)中心管理流動(dòng)人員人事檔案。目前我市共管理流動(dòng)人員檔案8萬(wàn)多份，2020年新增6千余份，保障了人才合理流動(dòng)，減輕了企業(yè)管理負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步激發(fā)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活力。但也要看到由于流動(dòng)人員人事檔案管理基數(shù)大、人員流動(dòng)性強(qiáng)、管理機(jī)構(gòu)多樣也存在著一些問(wèn)題。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 一人多檔問(wèn)題

流動(dòng)人員人事檔案一般由其戶籍地或用工單位所在地人才交流機(jī)構(gòu)及其授權(quán)部門保管，這種多地多部門管轄易造成檔案分散。由于個(gè)人檔案意識(shí)淡薄對(duì)人事檔案重要性理解不足，很多人不知道自己檔案在何處存放，由于單位對(duì)于檔案材料的保管和歸檔不規(guī)范，為新就職員工重新建立職工檔案，而以前的職工檔案或大中專學(xué)生檔案存放于當(dāng)?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務(wù)中心，造成一人多檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。依托于山東省公共就業(yè)和人才服務(wù)信息系統(tǒng)的開發(fā)使用和人員基本信息的逐步完善，一人多檔的查詢基本實(shí)現(xiàn)，但由于歷史原因所造成的一人多檔的事實(shí)，需要各級(jí)檔案存放單位協(xié)調(diào)逐步解決。而對(duì)于省際檔案信息壁壘的打破，更有賴于國(guó)家級(jí)檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建立或?qū)Ω魇∑脚_(tái)的信息整合的實(shí)現(xiàn)。

1.2 檔案材料不完整問(wèn)題

人事檔案貫穿人的一生，能夠全面反映一個(gè)人的思想品德、家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作表現(xiàn)，有利于對(duì)人員的全面了解和考察[1]，確保檔案材料的完整性至關(guān)重要。人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)一般由政府下設(shè)，保證了流動(dòng)人員人事檔案的保管安全性和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性，但也顯露了一些弊端，比如新的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和從業(yè)經(jīng)歷檔案材料不及時(shí)歸檔造成的“斷檔”問(wèn)題，企業(yè)缺乏檔案意識(shí)造成的檔案遺失問(wèn)題，人員跨縣市區(qū)流動(dòng)時(shí)檔案未跟隨流動(dòng)造成“死檔”問(wèn)題，這對(duì)流動(dòng)人員的工作選拔、政治考察、誠(chéng)信考量等都有一定的不良影響。

1.3 人才開發(fā)利用程度不足

當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)主要提供檔案保管、檔案轉(zhuǎn)遞、證明出具、檔案查借閱、材料歸集等基礎(chǔ)事項(xiàng)服務(wù)，而依據(jù)人事檔案綜合分析專業(yè)能力、誠(chéng)信情況等信息，為企業(yè)招聘推薦、人員職業(yè)生涯規(guī)劃的深層次人才開發(fā)使用業(yè)務(wù)難有涉足[2]，這不僅要求信息采集多樣化能夠全面反映人才能力，還需要保證信息的安全性和隱私性防止泄密，無(wú)疑為流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。

2 針對(duì)上述流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化檔案管理政策普及

人社部在2014年和2016年分別發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》和《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，其中對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的檔案范圍、公共服務(wù)內(nèi)容、職責(zé)劃分、信息化建設(shè)等方面做出明確規(guī)定，要對(duì)上級(jí)部門政策文件進(jìn)行深入理解和解讀，并結(jié)合工作實(shí)際制定流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)指南，明晰服務(wù)事項(xiàng)，細(xì)化辦事流程，明確辦理時(shí)限，要引導(dǎo)企業(yè)和群眾網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)，注明網(wǎng)址及辦理要求。通過(guò)畢業(yè)生專項(xiàng)校園宣講引導(dǎo)大學(xué)生建立檔案概念，通過(guò)服務(wù)手冊(cè)、微信公眾號(hào)、政府官方網(wǎng)站、辦事大廳屏幕等多媒介多方式宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理政策，明晰檔案利用要求，提高企業(yè)和群眾對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，能夠自覺按照流程規(guī)范辦理流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞、材料歸集等事項(xiàng)。

2.2 規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，流動(dòng)人員人事檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一開展，需相應(yīng)的制度支撐。檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和上級(jí)部門政策文件要求制定檔案管理制度，明確各項(xiàng)檔案經(jīng)辦業(yè)務(wù)流程，確保檔案材料真實(shí)性，檔案保管安全性，檔案利用合理性。檔案工作人員通過(guò)檔案管理制度的專業(yè)化學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確對(duì)檔案材料分組分類，快速實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索查詢，提高綜合素質(zhì)能力和辦事效率[3]。單位集體委托存檔需明確其責(zé)任和義務(wù)，注明檔案材料歸集范圍和時(shí)限，督促用人單位及時(shí)歸集檔案材料，歸集的材料檔案管理部門要統(tǒng)一存放并及時(shí)歸入檔案。

2.3 通過(guò)信息化管理提高人才開發(fā)利用程度

豐富檔案信息采集內(nèi)容，不僅采集個(gè)人基本信息、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等單一信息，還要側(cè)重于性格特點(diǎn)分析、從事工作意向、職業(yè)生涯規(guī)劃等個(gè)性化信息，對(duì)人員的形成全面認(rèn)識(shí)有助于人力資源市場(chǎng)配置[2]。將采集的信息及時(shí)導(dǎo)入省網(wǎng)平臺(tái)，通過(guò)與社保、民政、公安等部門信息交互對(duì)人員基本信息進(jìn)行科學(xué)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，確保信息時(shí)效性和準(zhǔn)確性；通過(guò)紙質(zhì)檔案掃描建立電子檔案，使檢索和利用更加高效快捷，在保證安全隱私前提下，通過(guò)政府公共網(wǎng)站提供個(gè)人檔案信息查詢服務(wù)；基于大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，增加人才能力與崗位適配性，不斷激發(fā)人力資源市場(chǎng)的潛力和活力[2]，更好的服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。2018年湖南和廣西建立了流動(dòng)人員人事檔案省際聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了兩省流動(dòng)人員人事檔案信息共享、檔案轉(zhuǎn)遞、證明聯(lián)網(wǎng)出具、遠(yuǎn)程閱檔等服務(wù)，這為檔案信息化提出新思路。2019年我昌邑市已將4.5萬(wàn)份流動(dòng)人員檔案信息錄入了全省公共就業(yè)人才服務(wù)系統(tǒng)，流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)移、查借閱均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理，檔案實(shí)體材料線下免費(fèi)機(jī)要送達(dá)，使各類流動(dòng)人員第一時(shí)間享受高效便捷的服務(wù)。

2.4 推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案實(shí)行全口徑，集中管理

公共就業(yè)人才機(jī)構(gòu)應(yīng)將分散在各部門各行業(yè)的流動(dòng)人員人事檔案逐步實(shí)行統(tǒng)一集中管理，建設(shè)一批專業(yè)化、高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，依托省公共就業(yè)人才服務(wù)系統(tǒng)，建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行實(shí)體檔案管理中心化，線上線下相結(jié)合的服務(wù)新格局，提升服務(wù)效能。