關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的思考研究

林雙靜

（吉林省雙遼市退役軍人服務(wù)中心，吉林 雙遼 136400）

事業(yè)單位是我國經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分。事業(yè)單位的發(fā)展與檔案管理的有效發(fā)展息息相關(guān)。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分?，F(xiàn)在，事業(yè)單位的檔案管理工作并不樂觀，仍然存在未解決的問題，這對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響，需要事業(yè)單位有效地改善和完善檔案管理，創(chuàng)新并不斷提高檔案管理水平，讓事業(yè)單位在新時期可以健康的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案工作面臨的主要問題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)需要進行提升

工作人員整體素質(zhì)較低，這是檔案管理不善實施的主要因素。一些單位負(fù)責(zé)人傾向于強調(diào)經(jīng)濟利益，而忽略了日常檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理并不能幫助單位取得更大的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致檔案管理工作中缺乏人力、物力和資金的支持。在日常工作中，大多數(shù)檔案管理工作都被忽略了，因此一些員工認(rèn)為，只要確保檔案數(shù)據(jù)的完整性并防止數(shù)據(jù)丟失就足夠了，所以在檔案工作管理中工作的有效性比較低。

1.2 檔案管理模式與實際工作不符

當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理方式與實際情況不符，所需的硬件設(shè)施不足。日常的檔案管理工作中仍使用比較傳統(tǒng)的手動統(tǒng)計信息管理方法。由于單位內(nèi)部有很多內(nèi)部檔案管理材料，因此這種廣泛的管理模式不可避免地增加了工作人員的工作量，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。使用手動統(tǒng)計管理方法很難實現(xiàn)檔案管理的最終目標(biāo)。紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)分類會消耗大量時間和精力，繁瑣而冗長的工作內(nèi)容會增加員工出錯的可能性，并且無法保證檔案管理的水平和準(zhǔn)確性。

1.3 檔案管理系統(tǒng)不完善

如今，檔案管理機制還不完善，職責(zé)劃分非常模糊，涉及的員工很容易引起工作問題和糾紛。事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)編輯系統(tǒng)不夠詳細(xì)，檔案數(shù)據(jù)的使用與檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)之間存在差異，不僅增加了檔案管理人員的工作量，而且降低了檔案管理水平。另外，某些檔案管理部門的有關(guān)程序不健全，機密文件容易丟失，特別是對于重要檔案材料的借閱和審查程序不嚴(yán)格。事業(yè)單位的檔案管理在初期和后期的管理過程中，在放置和劃分方面都比較混亂，沒有嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度。

1.4 信息化建設(shè)相對落后，利用率不高

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，信息建設(shè)已被應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理中，員工對信息技術(shù)的熟練程度不高，對于信息技術(shù)的利用率不高，對于事業(yè)單位的檔案管理效率也形成了制約。一些紙質(zhì)檔案在使用過程中被損壞和丟失，嚴(yán)重影響后續(xù)使用。而且，由于缺乏專業(yè)的維護和管理人員，信息系統(tǒng)中存在許多漏洞，使得難以跟上檔案管理信息時代的步伐。

2 事業(yè)單位改善檔案管理工作效率的措施和建議

2.1 提高檔案管理意識

檔案全面記錄并反映了單位成立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)，是調(diào)查和審查工作過程的重要依據(jù)。首先，事業(yè)單位的管理者應(yīng)提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，并積極對檔案管理進行相應(yīng)的支持。二是在硬件設(shè)施和人員方面提供有力的支持，建立有效的管理體系，使檔案管理操作可以遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。第三是單位領(lǐng)導(dǎo)者必須提高對檔案管理工作的重視程度。第四是將檔案管理整合到個人和部門年度目標(biāo)責(zé)任制度量標(biāo)準(zhǔn)中，以確保檔案管理水平的不斷提高。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位為了建立與國家登記檔案管理相一致的管理制度，促進單位登記檔案管理制度的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究和分析與國家檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)。事業(yè)單位要學(xué)習(xí)國家頒布的《檔案法》等法律制度，建立與單位內(nèi)部檔案管理相適應(yīng)的管理制度，全面提高檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理的長效機制。

2.3 積極優(yōu)化信息化管理

現(xiàn)代信息技術(shù)的集成和應(yīng)用迅速提高了事業(yè)單位中檔案管理的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將信息化改革作為檔案管理的重要方向和目標(biāo)，并按照單位改革發(fā)展的要求，開展檔案管理信息化建設(shè)。符合條件的事業(yè)單位可以積極推進電子檔案管理，建立專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以充分處理在線電子檔案信息，大大節(jié)省了人力物力，提高了檔案的使用效率。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)和電子檔案管理技能，以更好地適應(yīng)檔案管理的崗位職能要求。

在信息時代，為了使事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，首先建立一個完整、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，并明確界定檔案管理人員的職責(zé)。在某些操作中，要嚴(yán)格執(zhí)行各種文件管理操作，以減少非法檔案管理的可能性。其次，需要分類和管理不同類型的檔案，以便可以在后續(xù)的檔案重新調(diào)用過程中快速找到所需的檔案。在事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理也應(yīng)分為重要的管理工作內(nèi)容，并隨著事業(yè)單位的實際發(fā)展，應(yīng)制定詳細(xì)的管理工作計劃，并進行專業(yè)的小組管理。針對各種檔案管理問題，采取相應(yīng)的措施，促進檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4 加強檔案管理隊伍的建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)進一步加強對檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn)，建立一支全面的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。一是加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。事業(yè)單位要認(rèn)真組織工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，如《事業(yè)單位登記管理暫行條例》、《事業(yè)單位登記檔案管理辦法》、《檔案法》，達到事業(yè)單位檔案管理的要求，以滿足檔案管理的實際要求，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理。二是檔案管理人員創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。創(chuàng)新是檔案管理科學(xué)和長期發(fā)展的核心。所有檔案管理員必須具有一定的創(chuàng)新能力，能夠在整個管理過程中執(zhí)行創(chuàng)新意識，并能夠從根本上提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。第三，事業(yè)單位需要樹立開放的觀念，合格的部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇和聘用優(yōu)秀的檔案管理人才，充實管理隊伍。

3 結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位管理的重點之一，在事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著積極的作用。事業(yè)單位要從根本上提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，增強檔案管理意識，完善管理制度，不斷規(guī)范和信息化事業(yè)單位檔案管理工作。