事業(yè)單位規(guī)范人事檔案管理的措施探討

沙依蘭·哈比都拉

（新疆維吾爾自治區(qū)阿勒泰地區(qū)財政局，新疆 阿勒泰 836500）

做好事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位各項活動有效進行的基本條件，因為如果能對人事檔案進行一個規(guī)范的管理，那么在事業(yè)單位對自身評價以及對活動可行性進行評估時，有更好的條件去實施，但是目前仍然有許多事業(yè)單位不太注重于去對人事檔案的管理，而導致該單位在日常工作中對于人才的利用以及分配上時常出現(xiàn)問題，而本文中主要從出現(xiàn)的相關問題上去分析討論，得出有關于事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施。

1 人事檔案管理的內涵

人事檔案的管理從比較淺顯的意思上來說就是去對某一組織上的人才基本情況進行一個分析、分類、整理，以及保管的過程。并且要在經歷了這些過程后得到的結果才能叫做人事檔案。而這些工作主要是由事業(yè)單位的人才分配部門來進行。該部門對錄入的人才進行一個能力上的分析，再由這些人各自不同的特點進行分類，再將其分配進是適合他們工作的崗位。而在進行分配后，這些人的能力在適宜的崗位上得到了有效的發(fā)揮，也使得事業(yè)單位在日常的工作中不斷發(fā)展，對社會有更大的貢獻。

2 目前事業(yè)單位人事檔案管理中常見的問題

2.1 相關單位對人事檔案的管理事物尚不明確

在有關調查中，我們發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位他們對人物檔案的管理意識處于一個薄弱的狀態(tài)，這直接導致了該單位在對人事檔案的管理活動中將人物檔案放置于一個模糊的界限上，沒有去組織有關的部門去對人事檔案進行一個歸類分析，這使得該事業(yè)單位的人事檔案管理沒有任何意義，因為沒有明確的分工，沒有人愿意主動去對人事檔案進行一個系統(tǒng)化的管理，這是該單位人事檔案管理意識薄弱的體現(xiàn)。

2.2 相關人員的檔案管理能力較低

人物的能力直接關系到該人物工作上的效率，在檔案管理上也是如此。并且人事檔案的管理需要工作人員有極好的信息管理能力，能夠有一個較好的意識去對檔案中所涉及的相關知識進行一個有效分析。但是有些事業(yè)單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的相關知識，導致該事業(yè)單位在人物檔案管理上即便有明確部門去執(zhí)行，但是效果卻不大的結果。更有甚者，把人物檔案的管理看作一項可有可無的工作，只是流于形式，而并非去進行有效管理。這些人員往往有著不高的職業(yè)素養(yǎng)，而這將使得該事業(yè)單位在對人才的分配上出現(xiàn)一些極其低級的錯誤，直接去降低該事業(yè)單位的可行性以及民眾對其的信任度。

2.3 沒有一個系統(tǒng)化的制度去對人事檔案進行有效管理

在一個單位上，如果沒有系統(tǒng)化的工作去支撐，那么這個單位很快就會成為一個流于形式的空殼。而就像在關于人物檔案的管理上，如果沒有一套系統(tǒng)化的管理規(guī)范來對此項工作進行一個具體的督導，那么這項工作也很快就會成為一個沒有意義的形式。而正如上文所說，如果沒有去對這項工作制定一套系統(tǒng)化的規(guī)則，那么所吸納出來的人事檔案也會在之后的事業(yè)單位分配上出現(xiàn)大大小小的問題。這也往往是事業(yè)單位沒有去注重人事檔案管理的后果。

在經過了對事業(yè)單位人事檔案管理所出現(xiàn)的問題進行了簡單的舉例之后，我們很快就能得出結論，針對主要問題提出解決措施。

3 進行有效人事檔案管理的有效措施。

3.1 去建立一個現(xiàn)代化信息檔案管理的系統(tǒng)

如果事業(yè)單位能夠在人事檔案的管理上利用現(xiàn)代化信息技術去建立一個相關的系統(tǒng)，那么在人事檔案的歸類上將會簡單的多。并且在對于人才分配有關方面上，如果能去通過簡單的文字檢索就能去對該人員的去向上去進行有效分配，那么會使得該事業(yè)單位的工作效率提高很多。并且在人力資源上，現(xiàn)代化信息檔案管理系統(tǒng)能夠有效節(jié)省人力。使得人們有更多的精力去進行其他工作。一個現(xiàn)代化信息檔案管理系統(tǒng)的建立，既能夠解放人們的雙手，又能夠使事業(yè)單位的工作情況得到改善，這樣的措施是可行的。

3.2 對管理人員進行檔案信息方面的培訓

在提到的問題中，相關工作人員的信息管理能力低下也是一大問題，而如果事業(yè)單位能夠對人物檔案，管理人員的工作去進行一個系統(tǒng)的、有效的培訓，那么會使得相關工作人員在工作能力方面得到有效提高。使其在今后的人事檔案管理中能夠有一個更高的效率，而且這不僅僅是相關人員工作能力得到了提升，還使得該事業(yè)單位在今后的人員分配上能有一個更科學、更有效的結果。并且相關人員在得到培訓后能夠結合事業(yè)單位建立的現(xiàn)代化信息檔案管理系統(tǒng)對檔案進行一個更科學的管理，比起紙質檔案易丟失的缺點，這是非常有利的。因為每一個事業(yè)單位的工作人員的檔案都是非常重要，的如果只是存儲在紙質檔案上面將會面臨受潮，以及被蟲鼠啃咬的威脅。而在事業(yè)單位上，人員檔案的損壞與丟失是非常重要的，將工作人員與信息系統(tǒng)進行結合，能有效避免這些威脅。

3.3 增強相關工作人員的管理意識

如果僅僅只是去建立一個信息系統(tǒng)以及區(qū)域對相關工作人員進行一個技術上的培訓，也是不能夠完全將事業(yè)單位的人事管理工作做到完美運行的，因為如果一個人的意識不夠，他完全有可能在這個崗位上做一些形式化的動作。工作人員才是人事檔案管理的主心骨，但其在做好這項工作的前提應當是有一個較好的意識和對檔案管理有一份較高的責任心。所以相關事業(yè)單位在進行人員的選取上應當選擇對檔案管理有興趣以及對工作飽含熱情的工作人員。不僅如此，還應該在后期對該工作人員進行意識上的培訓，提高該工作人員的管理水平以及增強工作人員的管理意識。不僅如此，事業(yè)單位還應當制定相關的激勵規(guī)則，去激發(fā)工作人員的工作積極性，而這關鍵的一點就是薪酬上的分配，這直接能夠去決定工作人員的工作質量。除了對底層工作人員進行一個意識上的培養(yǎng)之外，事業(yè)單位的高層也應當對人物檔案的管理工作有一個重要的認知，高層管理人員是決定人才引進的主體，如果其對人物檔案的管理有一個較高的意識，去多引進一些專業(yè)的人員去進行檔案管理的相關工作，才能充分發(fā)揮檔案的重要作用。

我們能夠知道的是人事檔案的管理在每一個單位上都起著至關重要的作用。因為人事檔案詳細的記錄著每一位人員的經歷以及能力。并且我們每個人在工作中都有一份屬于自己的人事檔案，面對如此重要的一個部分，如果沒有去對其進行一個有效的分析以及對其發(fā)出的問題進行解決，那么將會影響到認識單位相關工作的運行。目前，我國的人事單位的檔案管理上或許存在或多或少的問題，但是也使得有關人員會對此問題進行關注以及有效分析，這些問題將會對這些人員起到一個吸引作用。不僅如此這些弊端所導致的問題還會引起單位對自身的工作進行反思，直接或者間接的去開啟一場制度上的完善工作。但是如果事業(yè)單位能夠對自身存在的問題進行反思與糾正，并且去對自己的內部和外界進行一個有效結合，就能對該事業(yè)單位的工作效率進行一個有效提升。