醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量影響因素分析及質(zhì)量提升研究

王彤暉 鞠國(guó)棟

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266000）

醫(yī)院文書檔案管理工作的開展，主要是由相關(guān)管理人員通過對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)公文、重大事件、重要活動(dòng)等資料的整理與歸檔，并擴(kuò)充整合為涵蓋人文事跡、歷史發(fā)展、特色內(nèi)容等文書檔案，借助醫(yī)院年鑒形式進(jìn)行對(duì)外展示。區(qū)別于常規(guī)檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理具有十分顯著的特點(diǎn)，如資料格式多樣、層面廣泛、時(shí)間跨度大等等，如何進(jìn)一步增強(qiáng)整體管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化成為各大醫(yī)院亟待解決問題。

1 醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)

文書檔案是醫(yī)院的重要文件材料，既見證了醫(yī)院的歷史，又記載了所有重大事件，主要體現(xiàn)出規(guī)范性和服務(wù)性、分散性的特點(diǎn)。一方面，很多文書檔案都是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的公文，管理這些公文是提高文書檔案管理質(zhì)量的中心，主要通過紙張、字跡、傳遞、檢查等管理流程體現(xiàn)出規(guī)范性特點(diǎn)。另一方面，文書檔案的作用主要在于為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者提供決策參考或工作指導(dǎo)，可以通過其服務(wù)性特點(diǎn)幫助領(lǐng)導(dǎo)層、管理層提高工作效率，同時(shí)依靠信息化管理為病患提供便捷的檔案查詢服務(wù)。此外，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量和檔案部門接收文書材料的完整程度、齊全程度有直接關(guān)聯(lián)，而文書檔案存在分散性的特點(diǎn)，各個(gè)職能部門、科室都有大量文書檔案。這種分散分布增加了管理難度，容易發(fā)生檔案收集不全的現(xiàn)象。鑒于此，醫(yī)院檔案管理人員只有嚴(yán)格依據(jù)文書檔案的特點(diǎn)開展管理工作，設(shè)立檔案管理負(fù)責(zé)制，將責(zé)任落實(shí)到人頭，才能完整收集文書檔案，提升文書檔案管理質(zhì)量。

2 當(dāng)前階段醫(yī)院文書檔案管理所面臨困境

2.1 缺乏健全完善的文書檔案管理機(jī)制

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)文書檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，片面地認(rèn)為文書檔案管理與醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益無直接關(guān)聯(lián)，某種程度上對(duì)醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度的優(yōu)化與構(gòu)建產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙，無形中加劇了管理的交叉性與無序性。另外，醫(yī)院文書檔案管理所覆蓋范圍和部門較為廣泛化和多樣化，相關(guān)管理部門應(yīng)與其他部門保持良好的溝通與交流，但從目前實(shí)際來看，由于醫(yī)院文書檔案管理尚待完善，造成文書檔案管理部門無法實(shí)現(xiàn)與其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，不但導(dǎo)致大量重要文件信息遺漏、缺失，且在極大程度上削弱和降低了醫(yī)院文書檔案管理部門實(shí)際工作效率和工作質(zhì)量。

2.2 文書檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重不足

一方面，目前國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)存在“重治療體系，輕文書檔案”的建設(shè)管理體系，在這一現(xiàn)狀背景下，檔案管理信息化建設(shè)成為紙上談兵；另一方面，醫(yī)院管理人員自身綜合專業(yè)能力極度匱乏，無法系統(tǒng)全面地掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，易引發(fā)各種文書檔案遺失或浪費(fèi)事件，文書檔案管理的科學(xué)性與合理性嚴(yán)重缺失，文書檔案實(shí)際價(jià)值難以得到有效發(fā)揮，某種程度上不利于工作效率的改善與提升。

2.3 文書檔案開發(fā)利用率偏低

在傳統(tǒng)文書檔案管理理念和模式的影響與限制之下，醫(yī)院乃至其他領(lǐng)域均存在“重保存，輕開發(fā)”的思維，且由于目前絕大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理尚未全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，文書檔案的整體借閱率相對(duì)較低。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員自身素質(zhì)水平偏低，無法及時(shí)準(zhǔn)確地幫助需求者進(jìn)行資料信息的查找和獲取，這一問題的存在某種程度上嚴(yán)重制約了醫(yī)院文書檔案管理的整體開發(fā)與利用。

3 提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量對(duì)策

3.1 從思想、組織、制度方面保障醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量

從外在因素來看，提升醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量，離不開文書檔案從業(yè)者的思想重視、組織嚴(yán)密和完善制度作為保障。首先，要把相關(guān)法律以及公文管理等相關(guān)理念和意識(shí)貫穿于醫(yī)院文書檔案從其文件形成至立卷歸檔的全過程，高度重視質(zhì)量核心意識(shí)，在思想上高度重視醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，從行文、用紙、標(biāo)題等可能會(huì)影響醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量的一點(diǎn)一滴重視，以“求極致”的心態(tài)和思想投入到醫(yī)院文書檔案管理工作的方方面面。其次，要成立醫(yī)院文書檔案質(zhì)量審核領(lǐng)導(dǎo)小組。由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、骨干人員，以及從其他科室遴選的文書案卷質(zhì)量監(jiān)督員等共同組成，在人員組成和組織結(jié)構(gòu)方面，將醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量納入其監(jiān)督、考核和檢查的重要范疇。再次，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，制定醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理相關(guān)規(guī)定，包括醫(yī)院文書工作制度、處理工作流程，以及舉行醫(yī)院文書檔案質(zhì)量評(píng)比等等，并將各項(xiàng)規(guī)章制度納入醫(yī)院業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重要組成部分，做好規(guī)章制度的學(xué)習(xí)、落實(shí)，發(fā)揮規(guī)章制度的應(yīng)有價(jià)值。

3.2 從制作、登記、立卷方面把好醫(yī)院文書檔案工作質(zhì)量

從文件制作、收發(fā)文登記，以及立卷等全生命周期做好醫(yī)院文書檔案工作質(zhì)量。首先，要嚴(yán)格把牢文件制作質(zhì)量關(guān)。檔案工作者要做好前沿服務(wù)指導(dǎo)，把好稿件撰寫、制作等質(zhì)量關(guān)，重點(diǎn)從正文內(nèi)容、文件格式、文件用紙，以及標(biāo)題完整、規(guī)范等影響文書檔案質(zhì)量的因素抓起，確保文書資料符合案卷質(zhì)量要求。其次，做好收發(fā)文登記。安排辦公室或行政管理部門人員專人負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部收發(fā)文，以及外單位來文的登記工作，自制文件要留底，外來文件要根據(jù)其內(nèi)容，待其處理完畢后，按照規(guī)定時(shí)限內(nèi)做好移交歸檔。再次，規(guī)范做好文書立卷。按照文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做好紙質(zhì)文書檔案和電子文件的立卷歸檔工作。既要做好文件的收集、整理和分類，準(zhǔn)確做好文書檔案歸檔時(shí)限劃定。此外，還要做好案卷裝訂工作，精準(zhǔn)標(biāo)注頁(yè)碼順序等。

3.3 從業(yè)務(wù)、實(shí)踐、監(jiān)督方面把好醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

醫(yī)院要經(jīng)常性地組織文書檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量提升方面的培訓(xùn)，不斷提升文書檔案從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)素能。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過文書檔案質(zhì)量精細(xì)化業(yè)務(wù)評(píng)比，每年評(píng)選出一定數(shù)量的精品文書檔案，通過業(yè)務(wù)評(píng)比，用以指導(dǎo)文書檔案工作實(shí)踐，不斷提升文書檔案質(zhì)量水平。此外，加強(qiáng)文書檔案質(zhì)量檢查，每季度或每半年開展一次文書檔案質(zhì)量檢查，邀請(qǐng)檔案部門、辦公室、醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員等共同參與，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)督促整改，切實(shí)提高醫(yī)院文書檔案質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

提升文書檔案管理質(zhì)量是醫(yī)院改革的需要，也是醫(yī)院適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，應(yīng)對(duì)文書檔案管理予以高度重視，由檔案管理人員在實(shí)際工作中圍繞文書檔案管理不斷加強(qiáng)制度化建設(shè)，同時(shí)更新文書檔案管理方式，通過挖掘與利用手段發(fā)揮文書檔案資源的價(jià)值，切實(shí)提升文書檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院提高行政管理水平及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供保障。目前，文書檔案管理工作受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層廣泛關(guān)注，在硬件設(shè)施設(shè)備方面的投入力度不斷加大，且相關(guān)管理制度也逐步趨于健全化和完善化，為醫(yī)院綜合管理工作的開展奠定了基礎(chǔ)，為醫(yī)院未來健康穩(wěn)定發(fā)展?fàn)I造了良好環(huán)境。