檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作問題及其對(duì)策探討

李如巖

（山東省臨沂市河?xùn)|區(qū)檔案館，山東 臨沂 276034）

1 新世紀(jì)檔案工作的開展需要一支高素質(zhì)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)群體

第一，近年來，為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，我省檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍有了一定的提高。但是，在新世紀(jì)，檔案事業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，還存在著文化程度低、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、年齡結(jié)構(gòu)不合理等問題，制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展和檔案事業(yè)整體水平的提高。如何從根本上改變這種狀況，首先要建立人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，堅(jiān)持開放的原則，提倡民主平等，給予人才平等的發(fā)展機(jī)會(huì)。目前，我國(guó)許多行業(yè)正在穩(wěn)步推進(jìn)人力資源改革，大膽引入新的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。另外，作為負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門檔案的管理小組，應(yīng)創(chuàng)造一種有利于提高質(zhì)量的環(huán)境，以確保持續(xù)改善指導(dǎo)小組的工作質(zhì)量。

第二，構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、互補(bǔ)性強(qiáng)的檔案知識(shí)體系，要求治理結(jié)構(gòu)具有不同的類型和層次；許多雇員都需要操作指導(dǎo)。由多人組成的群體可以形成最佳結(jié)構(gòu)，相互補(bǔ)充，產(chǎn)生集體效應(yīng)，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人所不能達(dá)到的目標(biāo)。能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和各種外語，熟悉檔案管理和專業(yè)工作流程。

第三，吸引年輕人，領(lǐng)導(dǎo)層年輕化。目前，我省有大量的領(lǐng)導(dǎo)干部，年齡偏高，這種年齡結(jié)構(gòu)情況是不正常的。在適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，以發(fā)展觀為指導(dǎo)，不求名號(hào)、不求等級(jí)，就必須不斷提高。要把中青年干部選拔到相關(guān)崗位，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，發(fā)揮其潛力，盡快改變年齡結(jié)構(gòu)。

第四，重視職工繼續(xù)教育工作。保證現(xiàn)有業(yè)務(wù)主管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。為了消除檔案在職培訓(xùn)中不必要的觀念，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)沒有培訓(xùn)就不能發(fā)展，檔案工作必須走在前列。深入開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，必須理論與實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)化指導(dǎo)作用。

2 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的組織

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案工作的重要組成部分，要對(duì)有關(guān)部門的文件進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)組織與協(xié)調(diào)是提供專業(yè)指導(dǎo)的關(guān)鍵。

第一，執(zhí)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的組織必須滿足共同的業(yè)務(wù)目標(biāo)需求，每個(gè)部門可以聯(lián)系不同的工作單位和部門，但必須幫助實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。檔案工作者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論與方法。同理，也要平衡權(quán)利和雇員的關(guān)系。另外，檔案管理模式必須在一定時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定，只是變化一部分，因?yàn)榉€(wěn)定的組織模式是穩(wěn)定管理人員心理狀態(tài)的基本條件。第二，必須遵守核查制度。通過對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理，鼓勵(lì)采取積極的創(chuàng)新辦法?？己祟I(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)、能力和態(tài)度，保證獎(jiǎng)懲的依據(jù)是考核。業(yè)績(jī)和貢獻(xiàn)是業(yè)務(wù)水平、能力和工作態(tài)度的綜合反映，是能力和誠(chéng)信的具體體現(xiàn)。績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和貢獻(xiàn)能有效地調(diào)動(dòng)每一位檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，讓一大批人才登上第三梯隊(duì)，檔案管理工作向多方面、多層次發(fā)展。因此，檔案管理手冊(cè)中必須清楚地列出優(yōu)先級(jí)。

各級(jí)檔案館是永久保存檔案的主要場(chǎng)所。檔案不是自己保存的，而是按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，定期進(jìn)行各級(jí)歸檔。因此，《檔案管理手冊(cè)》應(yīng)著重對(duì)檔案單位的檔案進(jìn)行管理，以確保檔案能夠獲得查閱質(zhì)量。眾所周知，一些檔案在不同的審計(jì)中，都非常注重檔案的簡(jiǎn)化和合理化，這主要是由于檔案質(zhì)量差造成的。因此，檔案手冊(cè)的重點(diǎn)應(yīng)該放在對(duì)檔案的管理和歸檔上。這是一切檔案工作的基礎(chǔ)。

3 要建立并不斷完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案

業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案是檔案管理框架中的第一步，既反映了檔案管理工作的進(jìn)步，又反映了各單位檔案工作的水平。長(zhǎng)期以來，由于這些資料的收集、歸檔等工作的缺乏，檔案管理工作出現(xiàn)了許多困難，造成了規(guī)劃的盲目性和隨意性。檔案管理的建立，有助于對(duì)基層檔案狀況的持續(xù)監(jiān)測(cè)，提高規(guī)劃的合理性和針對(duì)性，推進(jìn)分類管理，突出難點(diǎn)，重點(diǎn)，提高工作效率。另外，應(yīng)將這些資料保存在專門的檔案中，并在檔案中建立一個(gè)實(shí)用的登記處儲(chǔ)存和檢索系統(tǒng)。工程檔案建立時(shí)應(yīng)注重平時(shí)資料的收集和第一次施工文件的妥善準(zhǔn)備，以保證工程檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的完整性。使用說明書檔案是動(dòng)態(tài)檔案，許多檔案都在變化，如檔案、人員變動(dòng)、案件增多等。

4 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的問題分析

檔案管理是復(fù)雜而繁瑣的。首先，檔案工作效率的高低直接影響到檔案工作的質(zhì)量，而速度與發(fā)展前景是檔案工作的核心，對(duì)檔案工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。目前，檔案管理工作由于缺乏高水平的人才，管理單位數(shù)量多，工作量大，存在諸多問題。這只是為文件的收集、分類、組織和編號(hào)以及時(shí)間安排提供指導(dǎo)?？茖W(xué)研究資料準(zhǔn)備等，造成工作空白。其次，檔案人員流動(dòng)性大，對(duì)檔案工作的連續(xù)性造成了不利影響；為此，必須高度重視檔案工作，積極轉(zhuǎn)變檔案管理方式，盡快更新檔案管理觀念，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

5 做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的對(duì)策

著重于檔案管理工作。經(jīng)營(yíng)中的不確定性和弱點(diǎn)引起了管理層的注意。目前，我國(guó)檔案工作發(fā)展迅速，檔案管理的相關(guān)立法和政策措施已初見成效。創(chuàng)造有利于檔案資源建設(shè)、檔案信息化和檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的環(huán)境。在指導(dǎo)意見中發(fā)現(xiàn)問題，首先要完善法律和檔案管理，及時(shí)反饋，這不僅是各單位和管理部門的共同努力，而且要把重點(diǎn)放在部門和工作上，把重點(diǎn)放在檔案管理上。要注重時(shí)代性，尤其是對(duì)突發(fā)事件檔案的領(lǐng)導(dǎo)。不斷提高服務(wù)水平，使檔案工作更具活力，促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。

轉(zhuǎn)變檔案業(yè)務(wù)管理方式。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，檔案管理手冊(cè)應(yīng)注重工作方法的合理選擇。一是按照上級(jí)要求，迅速制定規(guī)章制度和業(yè)務(wù)文件，確保檔案管理工作合法有效。二是在檔案管理工作中，要注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大覆蓋面，特別要注意：一是新的檔案工作起步時(shí)，存在不少問題。對(duì)部分檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，逐步擴(kuò)大管理范圍，提高管理效率是十分必要的。這就是商業(yè)運(yùn)作。三是重視培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)教育，完善檔案管理，提高檔案技術(shù)的成熟度和速度，加強(qiáng)溝通、交流和管理。這種做法將促使檔案管理員盡快采取新的措施。

提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平。近幾年來，以多媒體技術(shù)為主體的現(xiàn)代科技逐漸融入到我們生活和工作的各個(gè)方面，我國(guó)城市檔案系統(tǒng)也發(fā)生了很大的變化，由過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧?、板、片共存的模式。尤其是新媒體的使用，不僅增加了檔案信息的數(shù)量，而且還使檔案信息更具有快速、直觀、方便、選擇的特點(diǎn)?，F(xiàn)代化市政檔案管理系統(tǒng)具有鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息載體多樣化，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)處理數(shù)字化，檔案內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為社會(huì)基層農(nóng)村和城市建設(shè)服務(wù)。檔案管理信息化極大地縮短了檔案工作者的勞動(dòng)時(shí)間，節(jié)約了大量的時(shí)間和精力，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)了基層建設(shè)，推動(dòng)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全面發(fā)展。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)為我們提供了極大的方便，各種調(diào)查手段為政府決策提供了依據(jù)，使我們更好地為人民服務(wù)。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的特點(diǎn)是復(fù)雜、費(fèi)時(shí)、繁瑣，工作量大，難度大。另外，檔案管理員要有很強(qiáng)的工作責(zé)任心，能夠從工作中學(xué)習(xí)，并根據(jù)手冊(cè)中的實(shí)際情況合理使用指導(dǎo)方法。此外，還應(yīng)利用各種信息技術(shù)，確保檔案管理的成敗，為檔案的查閱創(chuàng)造有利條件。