檔案管理中的電子檔案管理策略探討

王 丹

（秦皇島市土地開發(fā)整理服務(wù)中心，河北 秦皇島 066000）

信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理的電子化、智能化奠定了堅實的基礎(chǔ)，應(yīng)用信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量已是大勢所趨。信息技術(shù)有著不可替代的優(yōu)勢，但是由于信息技術(shù)應(yīng)用的特殊性，不存在百分百的安全。所以，這就需要針對電子檔案管理的真實環(huán)境，以及電子檔案安全管理的具體要求與內(nèi)容進行針對性地解決。

1 電子檔案管理的主要特征及優(yōu)勢

很顯然，當(dāng)前已經(jīng)進入了信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的深度應(yīng)用，使得檔案資料的管理方向更加明確化，同時也使得各種檔案資料信息的收集方式更為便捷，收集質(zhì)量更為精準(zhǔn)。通過互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)功能，對檔案信息的數(shù)據(jù)以及價值進行快速、精準(zhǔn)的判斷，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。為檔案的規(guī)范化管理以及后續(xù)檔案資源的利用與精準(zhǔn)服務(wù)的進一步開展指明了方向。與此同時，將信息技術(shù)利用在檔案資源的規(guī)范化建設(shè)中，還可以根據(jù)檔案使用人員的實際需求，實現(xiàn)快速檢索、調(diào)閱，更好地提高檔案管理的服務(wù)效率。這就使得檔案管理功能從量變實現(xiàn)了質(zhì)變的飛躍，充分地發(fā)揮出了互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的便捷功能，使得檔案管理的各個環(huán)節(jié)更流暢、精確，為檔案管理的信息化管理鋪平道路。

除此之外，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理的整合效率與整合質(zhì)量，為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟了新路徑。利用信息技術(shù)建立起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，這樣就能夠很好地突破傳統(tǒng)人工管理模式的滯后性，不僅能夠顯著地增強優(yōu)化的效果，同時可以在短時間內(nèi)迅速提取需要的資料，同時快速識別、過濾用戶的檔案需求，并結(jié)合相應(yīng)的管理習(xí)慣調(diào)整檔案資料的配置，在檔案管理的基礎(chǔ)上延伸出更有益的信息或數(shù)據(jù)，整合更多優(yōu)質(zhì)的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，切實提升檔案管理和使用的效率，顯著降低了人工成本和物力成本，因為傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對于管理質(zhì)量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)電子檔案管理，一臺電腦，一個系統(tǒng)就可以實現(xiàn)存儲、調(diào)閱、傳播等多項功能，省時省力，方便快捷，無懼丟失損壞。通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規(guī)范化管理的速度和質(zhì)量。

2 電子檔案管理存在的不足

2.1 電子檔案管理信息系統(tǒng)存在安全漏洞

電子檔案管理是以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為依托而展開的，這其中最關(guān)鍵的部分是電子檔案管理信息系統(tǒng)。眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的環(huán)境，不存在絕對的安全，尤其是隨著使用時間的增加，一些不確定、不穩(wěn)定因素等都會對檔案管理信息系統(tǒng)造成安全威脅，比如未經(jīng)授權(quán)的訪問，人為的操作失誤等都可能造成系統(tǒng)的破壞或是病毒的入侵，一旦檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的機密信息被泄密、竊取或是破壞，極有可能造成嚴重的損失，甚至負面的社會影響。

2.2 電子檔案管理系統(tǒng)存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險

盡管電子檔案管理在提高管理效率，降低管理成本上優(yōu)勢顯著，但是由于電子檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳播與資源共享必須依賴網(wǎng)絡(luò)，眾所周知，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有高度的復(fù)雜性、特殊性，存在一定的網(wǎng)絡(luò)病毒入侵風(fēng)險，且大數(shù)據(jù)時代下的病毒傳播速度更快，復(fù)制能力更強，破壞威力巨大，一旦系統(tǒng)被攻擊，會對整個局域網(wǎng)內(nèi)的使用軟件以及存儲的數(shù)據(jù)和文件造成毀滅性的破壞，看不見的風(fēng)險可謂是無處不在，給檔案管理工作帶來極為嚴重的影響。

3 電子檔案管理的有效策略

3.1 加強電子檔案管理信息化建設(shè)

電子檔案管理絕不是利用相應(yīng)的工具將檔案錄入電腦并存儲這么簡單，而是要通過推行檔案信息電子化來實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。所以，首先要落實檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則。其次要加大對硬件設(shè)備的投資，使相關(guān)設(shè)備符合電子檔案管理的需求。三是要結(jié)合檔案管理的實際需求，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強檔案信息化管理的規(guī)范性。四是引進先進的檔案管理軟件，積極推進網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

3.2 應(yīng)用先進的加密技術(shù)確保檔案信息系統(tǒng)安全

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的不斷進步，越來越多的加密技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理信息安全管理中，不同的加密技術(shù)其應(yīng)用重點以及防范效用差距不大，只是在應(yīng)用過程中會有一定的區(qū)別。除了應(yīng)用加密技術(shù)對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行加密防護之外，還要通過利用數(shù)據(jù)備份技術(shù)加強檔案信息安全管理。一是要從多個角度出發(fā)，拓展計算機系統(tǒng)的容錯空間，做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防數(shù)據(jù)的遺失；二是要構(gòu)建起完善的容災(zāi)系統(tǒng)，降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險性，提升數(shù)據(jù)的利用率。三是構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息實時更新與同步，并對數(shù)據(jù)庫動態(tài)進行動態(tài)追蹤與全面監(jiān)管，確保檔案信息安全。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會信息化趨勢的不可逆轉(zhuǎn)，檔案管理現(xiàn)代化、智慧化水平越來越高。與此同時，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也越來越復(fù)雜，這就對電子檔案管理的規(guī)范化、安全化提出了更高的要求。要應(yīng)用信息技術(shù)做好電子檔案管理，提升檔案利用率的同時，還要積極應(yīng)用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提高檔案信息化系統(tǒng)的安全管理效果，以增強對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的防范能力、應(yīng)對能力，以及解決能力，營造安全的檔案管理環(huán)境，切實提升檔案管理的質(zhì)量與效率。