淺談信息化背景下醫(yī)院文書檔案的管理及利用

陳 玲

（湛江中心人民醫(yī)院，廣東 湛江 524000）

醫(yī)院文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成之一，通過(guò)醫(yī)院文書檔案的管理過(guò)程中能夠了解到文書檔案在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用，因此醫(yī)院管理也必須重視文書檔案的整合，在信息化背景下，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理流程的信息化建設(shè)，規(guī)范醫(yī)院內(nèi)文書檔案管理的規(guī)范程度，更好地為醫(yī)院進(jìn)行服務(wù)。醫(yī)院文書檔案中包含著很多重要的信息，是醫(yī)院實(shí)施行政管理、醫(yī)療建設(shè)發(fā)展、醫(yī)療科研創(chuàng)新等工作的基礎(chǔ)，檔案信息化也促進(jìn)文書檔案通過(guò)實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，然后進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄軘?shù)據(jù)，不僅可提高辦公效率也能改善傳統(tǒng)管理中各種問(wèn)題。受到信息化建設(shè)程度和管理模式的限制，醫(yī)院文書檔案管理依然存在各種問(wèn)題，因此在信息化背景下，要充分掌握醫(yī)院文書檔案管理的趨勢(shì)和特點(diǎn)，制定針對(duì)性改善對(duì)策，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

1 信息化背景下，醫(yī)院文書檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1）醫(yī)院文書檔案收集和管理效率更高。在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理環(huán)境下，檔案收集和管理的效率非常差，一般是定期收集某個(gè)階段的資料，而信息化管理能夠促進(jìn)檔案收集和管理的延伸。就比如說(shuō)行政類檔案，常規(guī)行政類檔案的收集和管理需要定期整理紙質(zhì)版或電子版的材料，按照文件名和時(shí)間進(jìn)行分類[1]。信息化背景下，通過(guò)可視化的軟件和內(nèi)容檢索功能，就可以達(dá)到分類、保管等操作，提高工作效率，載體和內(nèi)容分離的特點(diǎn)也讓工作人員能夠根據(jù)自己的需求充分利用檔案，促進(jìn)檔案收集、管理的進(jìn)一步發(fā)展。

2）檔案管理模式優(yōu)化。醫(yī)院傳統(tǒng)的文書檔案管理具有集中性的特點(diǎn)，檔案的收集、管理以及應(yīng)用需要檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)實(shí)施。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，這種手段能夠有效節(jié)省資源，有利于紙質(zhì)檔案的管理。隨著檔案種類和內(nèi)容的豐富，傳統(tǒng)的集中性檔案管理模式在應(yīng)對(duì)海量資料的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)管理能力低下、管理水平不足的情況，這時(shí)候信息化管理則可有效改善這一問(wèn)題。在信息化背景下，通過(guò)搭建數(shù)字文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案資源共享平臺(tái)等管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理者、應(yīng)用者以及參與者之間的平等關(guān)系。相比傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理分散收集、集中管理的特點(diǎn)，信息化管理能夠讓每個(gè)個(gè)體都成為資料的提供者，同時(shí)也是檔案的管理者和應(yīng)用者，互聯(lián)網(wǎng)傳播的便捷性也豐富了醫(yī)院文書檔案的應(yīng)用場(chǎng)景。通過(guò)微信、微博等平臺(tái)的輔助下，醫(yī)院檔案管理從以往的單向信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向信息交互的狀態(tài)，能夠解決檔案管理和檔案應(yīng)用存在的很多問(wèn)題，優(yōu)化檔案管理水平[2]。

3）檔案應(yīng)用模式多種多樣。醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院事務(wù)中發(fā)揮著不同的價(jià)值和作用，在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審、財(cái)務(wù)審核以及人員晉升等方面都發(fā)揮著重要的作用。傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理和應(yīng)用中，各種信息的傳達(dá)都需要專門人員通過(guò)電子的方式發(fā)送到各個(gè)部門，然后以下達(dá)通知的方式發(fā)布到網(wǎng)站上。這種單向信息傳達(dá)是過(guò)去常用的檔案應(yīng)用手段，但是隨著檔案內(nèi)容、類型豐富多彩，檔案的應(yīng)用也呈現(xiàn)出多樣化、個(gè)性化等特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以及數(shù)字文檔承載的功能無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案應(yīng)用的實(shí)際情況。信息化背景下的軟件更新和集約化平臺(tái)，能夠充分滿足檔案應(yīng)用的需求，促進(jìn)檔案管理深入發(fā)展。

2 在信息化背景下，醫(yī)院文書檔案管理和應(yīng)用存在的問(wèn)題

1）信息化建設(shè)比較落后。第一，數(shù)字化檔案建設(shè)落后。數(shù)字化檔案資源作為信息化管理的基礎(chǔ)，檔案在缺乏數(shù)字化管理的情況下，管理和應(yīng)用方面都會(huì)受到極大的阻礙，資料傳輸能力也明顯降低。目前，醫(yī)院文書檔案內(nèi)容大多采取雙軌制保管機(jī)制，也就是利用實(shí)體和數(shù)字化檔案同時(shí)保存的方式[3]。在檔案種類上，人事檔案以及醫(yī)療糾紛案件等資料大多采用文檔的方式保存，卻不利于資料的長(zhǎng)期管理和應(yīng)用。第二，軟硬件設(shè)施建設(shè)落后。醫(yī)院文書檔案的信息化管理和應(yīng)用需要通信技術(shù)和軟件系統(tǒng)的支持。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)大多以基礎(chǔ)功能為主，可以滿足數(shù)字化管理的要求，但是隨著管理內(nèi)容和種類越來(lái)越繁瑣，陳舊的設(shè)備未能得到及時(shí)的更新，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院的基礎(chǔ)信息化建設(shè)也無(wú)法滿足實(shí)際需求[4]。

2）信息安全面臨極大的挑戰(zhàn)。在信息化背景下，醫(yī)院的文書檔案管理和應(yīng)用環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜多樣，因此信息安全也面臨著極大的挑戰(zhàn)。第一，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，調(diào)了信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院文書檔案應(yīng)用的環(huán)境比較固定，一般都是在醫(yī)院內(nèi)使用，而隨著信息化辦公模式的開展，文書檔案也被應(yīng)用于醫(yī)院外的辦公系統(tǒng)中。一些醫(yī)院通過(guò)設(shè)置VPN登錄限制外部用戶的進(jìn)入，而辦公理念的發(fā)展，未來(lái)局域網(wǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿蚓W(wǎng)也是信息化背景下醫(yī)院的檔案管理的必然趨勢(shì)，因此會(huì)給信息安全增大風(fēng)險(xiǎn)。第二，數(shù)字化資源的集約化管理會(huì)擴(kuò)大信息泄露和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案管理成高密度的特點(diǎn)，傳統(tǒng)實(shí)體檔案信息安全管理受到人為因素的干擾很大，在信息化背景下，檔案信息安全有極高的風(fēng)險(xiǎn)性，計(jì)算機(jī)也有感染病毒的危險(xiǎn)，從而極易造成電腦中資源的泄露和丟失，給檔案管理安全構(gòu)成威脅。

3 信息化背景下促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理和應(yīng)用的對(duì)策

1）完善數(shù)字化檔案資源庫(kù)。醫(yī)院文書檔案信息化管理程度較低，醫(yī)院也要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，通過(guò)問(wèn)題導(dǎo)向的方式，解決存在的問(wèn)題并且做好檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。第一，要將陳舊的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。第二，新檔案收集要從雙軌制轉(zhuǎn)變?yōu)閱诬壷?，豐富資源庫(kù)的內(nèi)容，為后續(xù)管理以及資料應(yīng)用奠定基礎(chǔ)[5]。信息建設(shè)上，要根據(jù)需求的方向，逐漸完善和優(yōu)化軟件設(shè)施，理論上要組織管理人員積極學(xué)習(xí)新型檔案管理方法，在檔案管理中基于較強(qiáng)的理論支持。從實(shí)踐方面，醫(yī)院文書檔案軟件更新可以借鑒智慧城市建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，形成更加完善的管理流程。

2）評(píng)估安全風(fēng)險(xiǎn)，做好檔案的備份。檔案管理需要制定完善的安全管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案開放應(yīng)用、公布等方案實(shí)施安全評(píng)估，保持信息保密與信息應(yīng)用之間的平衡。根據(jù)數(shù)字化檔案資源保密性的特點(diǎn)，構(gòu)建完善的檔案?jìng)浞莨芾頇C(jī)制，設(shè)置“檔案云”，選擇最佳的保障手段，做好信息資料的安全備份。根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)施不同的安全管理對(duì)策，加強(qiáng)管理人員信息安全意識(shí)的提升，避免由于管理疏忽造成的資料損害。結(jié)合最新的信息化技術(shù)，通過(guò)人臉識(shí)別、指紋識(shí)別的方式，加強(qiáng)對(duì)檔案使用者身份的管理。

4 小結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，信息化背景下醫(yī)院必須要重視對(duì)檔案文書管理的優(yōu)化，同時(shí)也要在醫(yī)院文書檔案管理中投入更多的資金和精力，積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員傳統(tǒng)的思維模式，利用信息化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案文書管理信息化水平的發(fā)展，為醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。