大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)分析

劉 穎

（天津市薊州區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，天津 301900）

1 人事檔案管理的重要性

檔案管理的信息化建設(shè)，是利用信息技術(shù)，在檔案管理中充分提高管理水平，從而使傳統(tǒng)的檔案管理模式向網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代轉(zhuǎn)變。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，利用單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的綜合管理，來促進(jìn)檔案管理的科學(xué)有效實(shí)施，能夠更好地提高企業(yè)管理的效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案的信息化建設(shè)，對于事業(yè)單位具有重要的意義。首先，在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于復(fù)雜的管理流程，再加上對檔案的利用率不高，所以不能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，通過對人事檔案的信息化建設(shè)，可以對檔案進(jìn)行有效地利用；其次，傳統(tǒng)的檔案通過紙質(zhì)方式歸檔，需要較大的存儲(chǔ)空間和管理成本，并且要針對各種不可抗力的因素，要做好安全防范措施，通過信息化管理，不需要占用大量的空間，只需進(jìn)行計(jì)算機(jī)的管理與維護(hù)。再次，在傳統(tǒng)的管理模式中，保存的形式也比較單一，但在信息化管理模式中，可以通過音頻，視頻等方法，全面的將資料進(jìn)行保存；最后，在文件的安全性上，通過對電子文檔進(jìn)行保密工作，更能提高資料的安全性，所以檔案管理的信息化建設(shè)，對于事業(yè)單位具有重大的意義。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息資源開發(fā)不合理

因?yàn)槲覈聵I(yè)單位的檔案管理還存在一些不合理的問題，發(fā)展不夠全面，在資源的開發(fā)與管理過程中，還沒有達(dá)到較高的水平，從而不能對具體的檔案資源進(jìn)行合理的有利用，這種現(xiàn)狀就會(huì)阻礙我國的信息化檔案建設(shè)，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，不利于事業(yè)單位的長期發(fā)展。由于目前信息檔案信息資源開發(fā)不到位，所以在當(dāng)前情況下，對信息資源進(jìn)行有效地利用，是對數(shù)據(jù)管理的首要任務(wù)。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理在事業(yè)單位中的合理配置，必須利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)，對資源進(jìn)行開發(fā)與合理利用，針對具體的資料進(jìn)行規(guī)范化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子信息進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化的管理平臺(tái)，加強(qiáng)對檔案的整理與分析，對檔案進(jìn)行歸檔分類，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。

2.2 缺乏安全防范意識(shí)

在人事檔案信息化管理中，可以提高工作效率，使檔案管理有序進(jìn)行。在管理手續(xù)與過程中，能夠把復(fù)雜的問題簡單化，節(jié)省人力資源，在具體的人事關(guān)系中，發(fā)揮著重要的作用。但由于信息化可以高效的對信息資源進(jìn)行管理，在調(diào)動(dòng)人事資料中具有強(qiáng)大的優(yōu)勢，這也使個(gè)人信息存在一定的安全隱患，成為檔案管理的巨大阻礙。在信息化發(fā)展迅速的當(dāng)今時(shí)代下，由于工作人員對信息管理的安全性不重視，個(gè)人隱私受到侵犯的案例也時(shí)有發(fā)生，這也警示著工作人員，在具體工作過程中，保護(hù)好人事檔案的安全，使個(gè)人的合法權(quán)益不受非法分子的侵犯。只有在人事檔案信息化管理中，做好安全措施，提高安全意識(shí)，才能使事業(yè)單位安全有序的發(fā)展。

2.3 缺乏設(shè)備與技術(shù)人員

在事業(yè)單位檔案管理中，由于缺乏高新設(shè)備，也沒有對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新與處理，再加上缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富的信息化管理人員，這使我國事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展變得緩慢，是發(fā)展道路上的阻礙之一。要加快信息化建設(shè)水平的提高，就必須對老舊的計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，在設(shè)備方面跟上時(shí)代進(jìn)程。此外，還應(yīng)注重人才的管理，提高管理人員的專業(yè)化水平，使單位擁有更優(yōu)秀的技術(shù)人才，切實(shí)保障事業(yè)單位的信息化建設(shè)質(zhì)量。

3 加快人事檔案管理的對策

3.1 健全檔案管理信息化管理機(jī)制

在飛速發(fā)展的信息時(shí)代，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，建設(shè)合理的人事檔案信息，對于事業(yè)單位來講，是至關(guān)重要的。信息化建設(shè)可以提高工作人員的檔案管理水平，有利于單位的健康發(fā)展。在實(shí)際實(shí)施的過程中，為確保使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，促進(jìn)信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，首先應(yīng)該根據(jù)具體情況，做出具體分析，健全信息化管理機(jī)制，確保在管理過程中的各項(xiàng)流程，都能統(tǒng)一起來，無論是在檔案的收集、管理，還是在歸檔、利用的過程中，都能方便工作人員的查找與使用。在管理中，人事檔案人員應(yīng)做到分類管理，統(tǒng)一格式，能夠充分利用檔案資源，為事業(yè)單位加快信息化建設(shè)的步伐奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 注重具體設(shè)備的建設(shè)

擁有高效的軟硬件設(shè)備，是促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的前提條件。所以在具體操作過程中，事業(yè)單位應(yīng)加快對內(nèi)的設(shè)備更新力度。設(shè)備的信息化程度，決定管理檔案的效率，影響著人事檔案系統(tǒng)的運(yùn)行速度。在完善硬件設(shè)備的過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，通過高效的硬件設(shè)備，確保檔案管理的有序進(jìn)行，并將各個(gè)部門統(tǒng)一起來，增強(qiáng)各個(gè)部門的交流與溝通。在軟件設(shè)備的建設(shè)中，應(yīng)注重尋找適合本單位的軟件，針對目前的軟件情況，不斷完善軟件設(shè)施，提高檔案信息的利用率，注重引進(jìn)高新技術(shù)的，使人事單位的信息平臺(tái)更加科學(xué)化。

3.3 提高檔案信息的安全性

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的管理體系，保障人事檔案的安全性。首先應(yīng)在信息管理的過程中，建立信息恢復(fù)機(jī)制，并做好檔案的備份工作。其次應(yīng)按照管理的進(jìn)程，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，其次，作為工作人員，應(yīng)具有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)與安全意識(shí)，防止檔案出現(xiàn)安全隱患。最后，應(yīng)針對實(shí)際操作過程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)問題，制定完善的解決方案，確保信息的安全。

3.4 提高管理人員的技術(shù)水平

根據(jù)我國事業(yè)單位的目前情況，在檔案管理中都有固定的工作人員，這些人員對提高檔案管理的效率起著決定性作用，所以應(yīng)努力提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，不斷更新管理模式以及工作方法，并對工作人員定期展開培訓(xùn)工作，增強(qiáng)管理者對檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，在工作上擁有明確的工作態(tài)度，良好的態(tài)度是開展檔案管理的基礎(chǔ)，在工作過程中，管理者應(yīng)樹立強(qiáng)烈的工作理念，掌握正確的工作方法，建設(shè)明確的工作目標(biāo)，擁有優(yōu)秀的服務(wù)意識(shí)，在管理中不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，通過多種方法，豐富自己現(xiàn)有的工作水平，加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，以便在具體的工作過程中，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，促進(jìn)事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

總而言之，強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，可以加快事業(yè)單位的快速發(fā)展，具有重要的意義。在實(shí)踐過程中，只有從多個(gè)角度出發(fā)，通過多種方式對人事檔案進(jìn)行建設(shè)，通過全體事業(yè)單位工作者的共同奮斗，針對建設(shè)過程中遇到的問題，分析到位，尋找相應(yīng)的解決措施，才能切實(shí)提高信息化管理的水平，使人事檔案管理在事業(yè)單位中充分發(fā)揮優(yōu)勢，令我國的事業(yè)單位的發(fā)展，不斷完善信息化管理制度，邁向新的征程，創(chuàng)造新的價(jià)值。