分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性框架

龔彩霄

（河北省石家莊市藁城區(qū)干部信息管理中心，河北 石家莊 052160）

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的速度越來越快，檔案信息化建設(shè)的成效越來越高。為不斷提升檔案管理的信息化程度，同時(shí)也為了整體保障檔案信息安全，應(yīng)該積極推動(dòng)數(shù)字檔案的管理工作。數(shù)字檔案管理是建立在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展基礎(chǔ)之上的一種新的管理模式，它能夠推動(dòng)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，也能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)的高效共享?，F(xiàn)階段，在數(shù)字檔案管理中尚存在著較大的不足以及缺陷，亟待采用高效且科學(xué)的優(yōu)化舉措，以此來確保數(shù)字檔案的高質(zhì)量推進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

1 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能概述

數(shù)字檔案信息化是在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，是一種新興的檔案管理模式。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以提高經(jīng)濟(jì)效益，科學(xué)精準(zhǔn)的保護(hù)數(shù)字檔案的原有文件，不斷提高辦公信息的效率。其中數(shù)字檔案管理系統(tǒng)包括檔案采集和檔案審查，它主要能夠快速完成人事檔案的管理工作。其中管理系統(tǒng)又分為業(yè)務(wù)處理和數(shù)字檔案管理等。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是標(biāo)準(zhǔn)性極強(qiáng)的系統(tǒng)，包含著多樣化的技術(shù)內(nèi)容。在檔案管理的實(shí)踐過程中，科學(xué)全面的應(yīng)用信息技術(shù)手段，能夠?yàn)閿?shù)字檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的高效化共享，這樣更有助于提升檔案管理效率，也更能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案資源的高效利用以及統(tǒng)籌發(fā)展。

2 信息化建設(shè)中數(shù)字檔案管理技術(shù)的應(yīng)用阻礙性問題分析

2.1 對數(shù)字檔案管理技術(shù)應(yīng)用重視度不足

在檔案管理的實(shí)踐過程中，檔案管理人員是非常重要的參與主體，他們的專業(yè)化素養(yǎng)，他們的信息認(rèn)知等，往往直接關(guān)系著檔案管理的整體成效，也直接影響著數(shù)字檔案的整體利用率?，F(xiàn)階段，部分檔案管理人員，缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)，這無疑會(huì)很大程度上制約著數(shù)字檔案管理的高效開展，也可能會(huì)造成數(shù)字資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。比如在數(shù)字檔案管理的過程中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏明確的管理意識(shí)，也沒有認(rèn)知到數(shù)字檔案的重要作用，這些都會(huì)制約著數(shù)字檔案的管理實(shí)效。再比如在數(shù)字檔案管理中，需要搭建完善化的信息體系，也需要一定的軟硬件設(shè)施等，這些都需要建立在完善的資金保障的基礎(chǔ)之上。但當(dāng)前階段下，數(shù)字檔案管理明確缺乏完善化的資金鏈條，這就使得很多軟硬件設(shè)備得不到及時(shí)的更新?lián)Q代。例如在遠(yuǎn)程服務(wù)和文檔處理等應(yīng)用軟件上，都需要大部分的資金，這樣才能夠保障工作的順利進(jìn)行。但因資金缺乏，使得這些應(yīng)用軟件得不到及時(shí)的更新，檔案管理工作勢必會(huì)受到影響。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題得不到保障

在數(shù)字檔案管理的實(shí)踐過程中，為科學(xué)全面的推動(dòng)檔案資源的高效化共享，同時(shí)也為了有效提升數(shù)字資源的利用率，除搭建完善的軟硬件系統(tǒng)外，更要注重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。不同于傳統(tǒng)的檔案管理，數(shù)字檔案管理對于網(wǎng)絡(luò)安全的依存度非常高。很多關(guān)鍵性的數(shù)字資源都需要在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸以及共享，只有這樣才能夠提升檔案資源的利用率。但現(xiàn)階段，在數(shù)字檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)安全隱患是比較多發(fā)的。比如計(jì)算機(jī)病毒、木馬病毒等，這些都會(huì)威脅到檔案信息系統(tǒng)的整體安全。同時(shí)，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，也可能會(huì)存在著系統(tǒng)安全漏洞。

2.3 管理人員綜合能力有待提升

數(shù)字檔案管理體系的科學(xué)構(gòu)建，離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。不可否認(rèn)，數(shù)字檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高的要求。在實(shí)踐過程中，只有不斷優(yōu)化以及整體提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)夯實(shí)他們的信息素養(yǎng)，才能夠確保檔案管理工作真正取得實(shí)效。然而，現(xiàn)階段，大部分檔案管理人員仍然秉持著傳統(tǒng)的工作理念，他們不熟練專業(yè)的管理系統(tǒng)，更不熟悉計(jì)算機(jī)等相關(guān)的軟件，這會(huì)制約著數(shù)字檔案管理的整體水平。此外，數(shù)字檔案管理人員的信息素養(yǎng)不高，缺乏高效應(yīng)用管理系統(tǒng)的能力。

3 數(shù)字檔案對檔案信息化發(fā)展問題的重要性

3.1 數(shù)字檔案能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

數(shù)字檔案正是建立在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之上的，在檔案管理過程中，積極改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷應(yīng)用數(shù)字檔案管理的科學(xué)方式，能夠精準(zhǔn)全面的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。通過數(shù)字檔案管理工作的高質(zhì)量開展，人們已然認(rèn)知到新興檔案管理模式的突出作用以及關(guān)鍵效用，這本身能夠推動(dòng)檔案管理信息化的持續(xù)建設(shè)，也利于整體提升檔案資源的共享力度。

3.2 運(yùn)用高級(jí)手段實(shí)現(xiàn)對檔案信息加密

數(shù)字檔案管理信息化的建設(shè)是非常復(fù)雜的一項(xiàng)工作。雖然檔案信息化建設(shè)，能夠?yàn)闄n案管理工作帶來全新的機(jī)遇，但也容易增加檔案資源的安全隱患。尤其是，在檔案資源的利用過程中，可能還會(huì)發(fā)生泄密問題等。為此，在檔案管理信息化的推進(jìn)過程中，依托于數(shù)字檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對重要檔案資源的加密處理。數(shù)字檔案管理技術(shù)類型是較為多元化的，部分安全技術(shù)的防護(hù)等級(jí)非常高。為切實(shí)提升檔案信息資源的利用實(shí)效，應(yīng)該積極利用數(shù)字檔案技術(shù)，切實(shí)做好加密處理。

3.3 數(shù)字檔案以計(jì)算機(jī)為工具從而提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤；相反，數(shù)字檔案信息化建設(shè)不僅可以提高工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息資源的不斷共享。數(shù)字檔案管理可以將整理好的檔案進(jìn)行分類，在歸檔的過程中明確各自的分工，科學(xué)全面的降低人為性的失誤。

3.4 時(shí)代發(fā)展的必然需求

在檔案管理的實(shí)踐過程中，信息化建設(shè)是非常重要的發(fā)展趨勢。數(shù)字檔案管理的科學(xué)開展，不僅能夠滿足檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求，也能夠帶動(dòng)檔案管理效率的提升。可以說，數(shù)字檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然需求，是持續(xù)推動(dòng)檔案管理工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展的關(guān)鍵立足點(diǎn)?？梢哉f，數(shù)字檔案管理不僅是體現(xiàn)國家競爭力的表現(xiàn)，還是我國科技發(fā)展的重要體現(xiàn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字檔案管理在整個(gè)信息建設(shè)中起著重要的作用，同時(shí)也是新時(shí)代發(fā)展的重要趨勢。為科學(xué)全面的提升數(shù)字檔案管理實(shí)效，應(yīng)該積極有效地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，充分全面的把握數(shù)字檔案管理中存在的問題，積極采用高效且科學(xué)的優(yōu)化舉措，最大程度夯實(shí)檔案管理實(shí)效，更好的提升檔案管理質(zhì)量。