新形勢下社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討

朱方野

（天津市社會保險基金管理中心檔案館，天津 300000）

社會保險業(yè)務(wù)檔案是專門檔案的一種，是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)等社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的檔案，包括參保單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關(guān)審核材料，以及參保人員辦理社會保險關(guān)系變動、基本信息變更等登記手續(xù)時填報的登記表單及相關(guān)審核材料。做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是實現(xiàn)參保單位和參保個人“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件，更是實現(xiàn)社會保險經(jīng)辦管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必然要求。

1 社會保險業(yè)務(wù)檔案特點

1.1 檔案生成量大

隨著我國社會保障體系的建立和完善，社會保險事業(yè)取得重大進(jìn)展，加之人們參保意識不斷增強(qiáng)以及社會保險征繳擴(kuò)面工作和全民參保計劃的扎實推進(jìn)，參保人數(shù)迅速增加，社會保險業(yè)務(wù)檔案生成量也在逐年增加，以天津為例，當(dāng)前各類社會保險業(yè)務(wù)檔案年生成量約2萬余卷（紙質(zhì)案卷和電子檔案），且逐年遞增[1]。

1.2 檔案專業(yè)性強(qiáng)

根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》可知，社會保險業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)類別包含社會保險管理、社會保險征繳、養(yǎng)老保險待遇、醫(yī)療保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計、社會保險稽核，不同業(yè)務(wù)類別的檔案有著永久和定期兩種不同的保管期限，定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。

1.3 服務(wù)民生

社會保險業(yè)務(wù)檔案是一項重要的民生檔案，社會保險業(yè)務(wù)檔案的服務(wù)對象是廣大參保群眾，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的目的在于發(fā)揮利用服務(wù)職能作用，切實維護(hù)參保群眾切身利益，促進(jìn)社會保障事業(yè)發(fā)展。

2 社會保險業(yè)務(wù)檔案工作中存在的問題

2.1 經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案工作重視程度不夠

在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中普遍存在重業(yè)務(wù)經(jīng)辦、輕檔案管理的現(xiàn)象。由于當(dāng)前參保人數(shù)的增加和經(jīng)辦人手的不足，各省市業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和檔案專職、兼職人員工作繁忙，沒有充足時間做好檔案管理工作。

2.2 經(jīng)辦機(jī)構(gòu)庫房設(shè)備設(shè)施不夠完善

除別個省市建立了專業(yè)的檔案館外，大多省市社會保險業(yè)務(wù)檔案只能存放在檔案經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的庫房，《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》對社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理作出了明確的要求，但個別社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受經(jīng)費和場地條件的限制，庫房設(shè)備設(shè)施不夠完善，不能完全做到“十防”（防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防紫外線、防高溫、防污染、防有害生物），除此之外也存在檔案隨意放置的現(xiàn)象，在庫容有限的情況下，檔案庫房不能及時接收業(yè)務(wù)科室生成的檔案，檔案只能存放于業(yè)務(wù)科室，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，對檔案的安全保管存在隱患。

2.3 檔案人才隊伍力量薄弱

當(dāng)前社會保險業(yè)務(wù)檔案人才隊伍的力量稍顯薄弱，尤其在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中，缺少檔案專業(yè)科班出身人員，檔案管理人員均為業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員兼任，新知識和新理念匱乏，缺少充分的崗前培訓(xùn)[2]，檔案人才隊伍力量薄弱已成為檔案管理工作中不得不面臨的一項問題。

2.4 檔案工作意識的缺乏

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已全面展開，以天津為例，天津在2016年上線了社會保險金保二期信息系統(tǒng)，并為經(jīng)辦窗口配備的高拍儀和中速掃描儀等設(shè)備，大大方便了經(jīng)辦和電子檔案歸檔整理，但在實際效果上，影像模糊、影響缺失等問題越發(fā)常見，需要檔案管理人員及時進(jìn)行檔案自查。

3 完善社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的措施分析

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識

在新形勢下，檔案管理部門和社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要重視檔案知識培訓(xùn)，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)力度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識，提升專業(yè)能力，強(qiáng)化檔案人才隊伍建設(shè)成果，把檔案管理進(jìn)一步融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的憑證參考作用。

3.2 進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程

在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)持續(xù)推進(jìn)檔案管理與業(yè)務(wù)經(jīng)辦緊密契合，使檔案管理流程順應(yīng)“綜合柜員化、檔案電子化、網(wǎng)廳一體化”的建設(shè)目標(biāo)。將檔案收集整理工作前置，在受理申報和業(yè)務(wù)審核時，重點審核申報材料是否齊全規(guī)范。轉(zhuǎn)變檔案館對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的舊模式，形成邊經(jīng)辦邊整理的新模式，即在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)辦材料進(jìn)行掃描或高拍，直接生成電子影像檔案，通過檔案電子影像和版式電子文件的廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中的全程利用。

3.3 建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系

以當(dāng)前各公共服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)為藍(lán)本，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，尤其是在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，全力推動業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系落到實處。以歷年全國社會保險業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗收“回頭看”工作為契機(jī)，持續(xù)開展以檔案庫房建設(shè)、檔案人才隊伍建設(shè)為主的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，建立經(jīng)辦機(jī)構(gòu)考核檔案，通過連續(xù)監(jiān)測和持續(xù)考核，形成考核評價結(jié)果。

3.4 完善檔案信息系統(tǒng)功能

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，一是檔案管理部門應(yīng)時刻與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行聯(lián)系對接，不斷提出新的系統(tǒng)建設(shè)需求。二是社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、系統(tǒng)開發(fā)部門、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間加強(qiáng)合作，清楚了解到自身發(fā)展的需求，將信息化管理作為發(fā)展載體，開發(fā)出穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)[3]。三是將檔案信息化、數(shù)字化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)納入業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，通過檔案信息系統(tǒng)功能的完善提升，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、基金、檔案的相互匹配和相互驗證，進(jìn)而達(dá)到業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案一體化管理。

4 結(jié)語

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦中形成的業(yè)務(wù)檔案記錄和反映了社會保險經(jīng)辦運(yùn)行軌跡，是社保事業(yè)發(fā)展的珍貴史料，是社會保險“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要載體，反映基金安全管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的重要歷史依據(jù)，對維護(hù)參保群眾的合法權(quán)益，構(gòu)建和諧社會關(guān)系意義重大。在新形勢下，不斷完善檔案管理流程，建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，持續(xù)完善信息系統(tǒng)功能，檔案管理工作才能形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理新格局。