淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究

王建慧

（內(nèi)蒙古能源發(fā)電金山熱電有限公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

提升檔案的管理效能，不僅能夠提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，而且也有利于企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。相關(guān)的負(fù)責(zé)人和相關(guān)的管理人員，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中的問(wèn)題，并且及時(shí)采取科學(xué)的解決方法，以便于提升企業(yè)的檔案管理水平。接下來(lái)，本文將從檔案管理中存在的問(wèn)題，以及提升管理效能的策略等方面，進(jìn)行相關(guān)的探討。

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理的人員素質(zhì)有待提高

在國(guó)有企業(yè)中，往往不缺乏高素質(zhì)的人才和高技術(shù)的人才。但是，在部分檔案管理的部門(mén)，卻缺少合適的專(zhuān)業(yè)人才。一方面，由于企業(yè)對(duì)檔案的管理部門(mén)缺乏一定程度的重視，從而導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)人才的匱乏。另一方面，檔案管理的門(mén)檻相對(duì)較低，因此工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高低不一，這也是造成管理難度的一個(gè)因素。在實(shí)際的工作，仍存在部分管理人員專(zhuān)業(yè)技能欠缺的現(xiàn)象，仍存在部分專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)欠缺的現(xiàn)象。其實(shí)，檔案管理是一門(mén)非常專(zhuān)業(yè)的學(xué)科，檔案的管理工作也是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。因此，該工作尤其需要專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)人才來(lái)進(jìn)行管理。

1.2 檔案管理的體系有待完善

在實(shí)際的管理工作中，會(huì)遇到各種各樣的情況。其中，檔案的管理體系不夠健全就是一個(gè)重要的問(wèn)題。一方面，在具體的工作細(xì)節(jié)上有所欠缺。一方面，在一些職責(zé)分配和落實(shí)方面上有待完善。除此以外，對(duì)于管理體系的內(nèi)容和方式方面，也需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展及時(shí)地進(jìn)行更新與完善。尤其是在檔案的管理人員的分配方面，需要根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)增加管理人員的數(shù)量，適當(dāng)擴(kuò)大管理人員的規(guī)模。

1.3 檔案管理的硬件措施有待優(yōu)化

在當(dāng)前的檔案管理工作中，往往存在硬件設(shè)施較為落后的現(xiàn)象。一方面，檔案的管理設(shè)備需要及時(shí)更新。另一方面，檔案的管理系統(tǒng)以及軟件等，也需要及時(shí)更新。除此以外，還有檔案庫(kù)房的面積，以及庫(kù)房的安全建設(shè)等問(wèn)題，也迫切需要得到有效地解決。

2 檔案管理的效能提升策略

2.1 加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在檔案的管理工作中，人是工作的主體。因此，只有充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性，只有充分提高管理人員的工作能力，才能有效提高檔案的管理效能。例如，通過(guò)定期組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。通過(guò)定期組織專(zhuān)題講座等形式，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)定期組織交流會(huì)等形式，豐富管理人員的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)定期參觀(guān)優(yōu)秀代表企業(yè)的形式，加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)能力與業(yè)務(wù)交流。在對(duì)管理人員進(jìn)行培養(yǎng)的時(shí)候，不僅要注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，而且還要注重心理素質(zhì)的培養(yǎng)。例如，對(duì)管理人員進(jìn)行《保密法》的滲透學(xué)習(xí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)管理人員對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)和掌握，以及對(duì)《公司法》等法律法規(guī)的掌握，加強(qiáng)管理人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提升檔案人員的工作效能。

2.2 完善檔案管理的組織架構(gòu)

在檔案的管理工作中，合理聘用優(yōu)秀的管理人才是非常重要的。同時(shí)，合理設(shè)置管理人員的數(shù)量，使之形成合理的管理規(guī)模，這也是非常重要的。由于國(guó)有企業(yè)地不斷發(fā)展，隨之而來(lái)的業(yè)務(wù)數(shù)量也逐漸增多。同時(shí)，由于時(shí)代的不斷變化，業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度也逐漸增大。因此，這也在一定程度上造成了檔案管理工作的難度增大。因此，根據(jù)企業(yè)實(shí)際的情況和需求，合理設(shè)置管理人員的數(shù)量，具有十分重要的意義。這樣能夠避免一人多用的情況發(fā)生，同時(shí)也能避免一人身兼數(shù)職的情況發(fā)生。這樣做不僅能夠提高管理工作的質(zhì)量，而且也能提高管理工作的效率。從長(zhǎng)遠(yuǎn)方面來(lái)看，這對(duì)于提高企業(yè)的檔案管理的效能，同樣具有十分積極的意義。

2.3 優(yōu)化檔案管理的硬件措施

在檔案的管理工作中，管理的工具同樣扮演著十分重要的角色。擁有良好的硬件措施，能夠極大地提高檔案的管理效能。在具體的工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人要做好資金的投入工作，合理增加人力以及物力的投入水平，科學(xué)增加資金的投入比例和數(shù)量。例如，加強(qiáng)信息技術(shù)設(shè)備的投入，以及加強(qiáng)信息技術(shù)系統(tǒng)的投入。需要注意的是，在使用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要充分做好備份工作。同時(shí)，在使用檔案的管理軟件或者管理網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，還要注意網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性，做好網(wǎng)絡(luò)安全措施。信息技術(shù)的有效使用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具有如虎添翼的效果。這樣不僅提高了管理工作的速度，也提高了管理工作的便捷化。另外，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房等地方的安保建設(shè)，也是一件非常重要的工作。例如，加強(qiáng)監(jiān)控的安裝效果，加強(qiáng)門(mén)禁的保護(hù)措施等。這些都是有效保障檔案安全的重要途徑。再者，在檔案的管理流程上，也要充分體現(xiàn)出嚴(yán)謹(jǐn)性與安全性，從而保障檔案的健全性與安全性。只有充分做好檔案的安全工作，才能有效提高管理的效能。只有充分做好檔案的安全工作，才能有效提高檔案的管理水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的能力和水平，能夠充分反映出一個(gè)企業(yè)的綜合實(shí)力。高效能的管理水平，不僅有利于保障企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且還有利于維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。同時(shí)，這對(duì)于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，以及提高社會(huì)效益來(lái)說(shuō)，同樣具有重要的作用。高效能的管理工作，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的競(jìng)爭(zhēng)提供良好的支持，而且還能夠促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久性發(fā)展。