提高會計(jì)檔案管理水平的方法研究

何志宏

（平昌縣外援扶貧項(xiàng)目辦公室，四川 巴中 636400）

會計(jì)檔案管理，是一個單位的財(cái)務(wù)會計(jì)工作非常重要的組成部分；而會計(jì)檔案，則是反映和記錄單位財(cái)務(wù)工作的原始證據(jù)與重要史料。而作為財(cái)務(wù)管理最后的一個環(huán)節(jié)——會計(jì)檔案的管理，在日常財(cái)務(wù)管理中恰恰最容易忽略，因此財(cái)務(wù)管理水平和質(zhì)量也就自然受到影響。通過對會計(jì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理，不斷強(qiáng)化財(cái)會工作人員的技能水平，不但可以顯著提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，而且能夠確保會計(jì)檔案管理效率得到顯著提高。為此，本文立足欠發(fā)達(dá)山區(qū)縣的會計(jì)檔案管理工作，探索提出了規(guī)范化管理會計(jì)檔案，確保財(cái)務(wù)管理水平得到進(jìn)一步提升的一些策略。

1 明晰會計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范裝訂會計(jì)檔案

為了保證會計(jì)檔案管理工作可以有序進(jìn)行，明確相應(yīng)的管理內(nèi)容特別重要，一般來講，現(xiàn)階段的會計(jì)檔案管理的重點(diǎn)包含以下幾方面的內(nèi)容：

1）會計(jì)報(bào)表。一般包括：年度、季度和每月的會計(jì)報(bào)表。每一類的報(bào)表都包含：決算說明、報(bào)表附注、各種附表、成本費(fèi)用表、現(xiàn)金流量表、利潤分配表、損益表和資產(chǎn)負(fù)債表，等等。會計(jì)報(bào)表按照賬簿檔案管理要求一致都要編寫頁碼。按照年、季、月的不同分別整理會計(jì)報(bào)表并與報(bào)表的說明、決算和附注一起裝訂組卷。

2）會計(jì)賬簿。輔助登記備查簿、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、各類明細(xì)分類賬、會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬等資料都屬于會計(jì)賬簿。有的賬簿通常以1本（訂本式）為單位單獨(dú)裝訂保管。有的賬簿采用活頁式管理方式，也就是按會計(jì)科目的順序進(jìn)行整理，歸類成冊有的需要單獨(dú)組卷同時加裝扉頁、封面，如電腦自動形成的明細(xì)賬、總賬，等等，加裝并填齊扉頁、封底和封面的內(nèi)容后進(jìn)行裝訂。會計(jì)工作人員在整理這些會計(jì)賬簿檔案時要去掉其中的空白頁碼，組成保管單位，并分別立卷整理。當(dāng)會計(jì)賬簿裝訂后，每頁的非裝訂線一側(cè)上角編好頁碼號，可用藍(lán)黑或碳素鋼筆依次單獨(dú)編寫每冊會計(jì)賬簿的流水號，當(dāng)然也可同號碼機(jī)打印流水號。

3）會計(jì)憑證。會計(jì)憑證的裝訂要求便于翻閱，做到不倒置、不串頁、不壓字、不掉頁、美觀、牢固、整齊。會計(jì)憑證通常包含：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行存款對賬單、原始憑證匯總表、外來原始憑證和自制原始憑證等。裝訂會計(jì)憑證檔案時候，要將超過大中型帳皮的原始憑證進(jìn)行折疊擺放，要整齊、均勻地粘貼原始憑證，張與張之間上下左右對齊。在裝訂月末最后一張銀行付款憑證時，要附上應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行存款對賬單、銀行收款單。

除上述三種會計(jì)檔案資料外，其他會計(jì)監(jiān)督、會計(jì)核算等財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)密切相關(guān)的數(shù)據(jù)資料都要進(jìn)行規(guī)范裝訂歸檔，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。

2 健全會計(jì)檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

在新時代，會計(jì)檔案管理工作面臨諸多的挑戰(zhàn)，使得會計(jì)檔案管理風(fēng)險不斷增多。為確保單位財(cái)務(wù)管理水平得到全方面的提高，充分挖掘出會計(jì)檔案的潛在價值，就要不斷強(qiáng)化會計(jì)檔案管理意識，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)。

1）完善會計(jì)檔案管理制度。根據(jù)財(cái)務(wù)管理和檔案管理的法律法規(guī)要求，進(jìn)一步健全會計(jì)檔案管理的制度，突出檔案管理工作的重要地位，對歸檔內(nèi)容、歸檔要求、規(guī)范裝訂、管理紀(jì)律、保密制度、借閱規(guī)定、銷毀制度等會計(jì)檔案制度進(jìn)一步健全與完善，進(jìn)而保證會計(jì)檔案管理規(guī)范化。

2）完善會計(jì)檔案工作獎勵制度。針對工作表現(xiàn)較為突出的檔案管理工作人員，給予良好的獎勵，對于工作表現(xiàn)較差的檔案管理工作人員，給予一定的懲罰措施，不斷提升檔案工作人員的工作積極性和熱情，進(jìn)而確保會計(jì)檔案管理工作職能得到良好發(fā)揮。同時，在分配具體工作任務(wù)的過程當(dāng)中，相關(guān)人員還要遵守公平、公正原則，合理分配工作任務(wù)，進(jìn)而確保會計(jì)檔案管理更加安全、規(guī)范。

3）完善會計(jì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度。單位要支持鼓勵財(cái)務(wù)人員積極參加縣市檔案、財(cái)政部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是多組織財(cái)務(wù)人員參加省檔案部門每年舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)進(jìn)修，不斷提高財(cái)務(wù)人員的會計(jì)檔案管理的專業(yè)能力，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識，不斷減少會計(jì)檔案管理失誤，進(jìn)而提高會計(jì)檔案管理水平和質(zhì)量。

4）完善會計(jì)檔案經(jīng)費(fèi)保障制度。要充分認(rèn)識到單位會計(jì)檔案的重要性，積極在資金上大力支持，購置檔案管理必須的會計(jì)檔案專用儲藏柜，劃撥經(jīng)費(fèi)購買必須的會計(jì)檔案裝訂的現(xiàn)代化設(shè)備，購買必須的會計(jì)工作軟件，促進(jìn)會計(jì)迪昂做規(guī)范化、信息化、自動化。

3 明確會計(jì)檔案管理責(zé)任，落實(shí)檔案管理人員

明確會計(jì)檔案管理責(zé)任。會計(jì)檔案管理是單位財(cái)務(wù)管理中的一個非常重要的環(huán)節(jié)。因此，單位年初在落實(shí)財(cái)務(wù)人員工作崗位分工時，要明確一名財(cái)務(wù)人員專（兼）職負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理工作，并將檔案管理列入年度考核范圍，中管理人員需找到原有檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中存在的缺陷和不足，經(jīng)過綜合性的分析之后，在先進(jìn)管理理論的大力支持下，不斷加強(qiáng)檔案管理工作力度，并對既有的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與完善。

4 應(yīng)用信息化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理手段

為了進(jìn)一步滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，強(qiáng)化會計(jì)檔案管理的規(guī)范性與有效性，企業(yè)工作人員要積極應(yīng)用信息化技術(shù)，通過將多種信息化技術(shù)有效運(yùn)用到檔案管理工作之中，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效的傳遞，強(qiáng)化檔案的信息化管理質(zhì)量，主要可從以下幾方面著手：

1）不斷提高工作人員的信息化管理意識。積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)，并將各類信息化技術(shù)有序的運(yùn)用到具體工作當(dāng)中，在提升會計(jì)檔案管理工作效率與質(zhì)量的同時，不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理水平。

2）全面考慮新時代發(fā)展需求，找到會計(jì)檔案管理工作開展期間存在的主要問題，并運(yùn)用信息化技術(shù)，對原有的各類基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面的完善，確保各項(xiàng)新型的信息化技術(shù)得到更好運(yùn)用。

在信息化時代發(fā)展大背景之下，會計(jì)檔案管理工作難度越來越大，其所涉及的工作內(nèi)容也越來越多，為了進(jìn)一步滿足市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展需求，合理應(yīng)用信息化技術(shù)尤為重要，同時，根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作的具體開展?fàn)顩r能夠得知，在信息化技術(shù)的大力支持之下，會計(jì)檔案管理工作變得越來越規(guī)范化。從工作人員角度來分析，要從多個角度來了解信息化技術(shù)，并主動學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)，在滿足會計(jì)檔案管理工作需求的同時，確保各項(xiàng)信息化設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，推動財(cái)務(wù)管理的快速發(fā)展。

為了確保信息化技術(shù)在會計(jì)檔案管理工作之中得到良好的運(yùn)用，要求工作人員還要根據(jù)企業(yè)自身的具體發(fā)展情況，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，建立相應(yīng)的管理體系，針對不同類型的會計(jì)檔案，采取分離處理模式，并對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，確保企業(yè)內(nèi)部的會計(jì)賬簿與各項(xiàng)票據(jù)更加規(guī)范化。與此同時，將先進(jìn)的信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，能夠幫助工作人員及時更新數(shù)據(jù)庫資源，將不同類型的檔案信息進(jìn)行完美整合，進(jìn)而確保不同類型的檔案資源實(shí)現(xiàn)高效的利用。

從會計(jì)檔案管理工作人員的角度來分析，在信息化技術(shù)的全面支持下，會計(jì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理目標(biāo)，能夠明顯減少其實(shí)際工作量，確保會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化與規(guī)范化管理，進(jìn)一步發(fā)揮出信息化技術(shù)的重要功能，充分展現(xiàn)出會計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)優(yōu)勢。

5 結(jié)語

綜上所述，通過對規(guī)范會計(jì)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平的重要途徑進(jìn)行分析，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理目標(biāo)，而且可以確保會計(jì)檔案的重要價值得到更好體現(xiàn)。