新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新研究

汪 浩

（河北省應(yīng)急管理宣傳教育中心，河北 石家莊 050000）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越受到人們的重視，許多單位的檔案管理結(jié)合工作實(shí)際，不斷加以改進(jìn)，積極采用新技術(shù)、新手段、新方法，使檔案信息的管理充滿生機(jī)和活力，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價值

采用信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

2 影響事業(yè)單位檔案管理效能因素

2.1 檔案管理制度不完善

加強(qiáng)檔案管理首先要從管理制度入手。有些單位在開展檔案管理工作時，由于沒有相關(guān)的規(guī)章制度，并沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識和標(biāo)準(zhǔn)，對一些重要信息沒有納入檔案管理，導(dǎo)致檔案管理在實(shí)際工作中沒有發(fā)揮應(yīng)有作用，嚴(yán)重影響行業(yè)發(fā)展。

2.2 管理?xiàng)l件因素

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，及其在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，新時代，事業(yè)單位檔案管理必備的設(shè)備、器械、軟硬件是檔案管理的必要保障。但目前事業(yè)單位缺乏檔案價值功能的正確認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理缺乏必備的軟硬件支撐，檔案管理場所未按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求建立；檔案管理軟件滯后，難以滿足新時期事業(yè)單位檔案管理需要；檔案管理智能化、專業(yè)化水平不足；檔案管理缺乏。

2.3 檔案管理工作人員意識淡薄

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要較強(qiáng)的專業(yè)水平，個別單位檔案管理人員只盡到了保管員的責(zé)任，缺乏檔案管理知識，對日常的檔案收集、整理不重視，更談不上對檔案管理工作的創(chuàng)新。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新

3.1 加大檔案信息化建設(shè)軟硬件投入

相關(guān)單位必須高度重視信息化建設(shè)，同時結(jié)合國家規(guī)定和要求選擇軟硬件設(shè)備，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)庫和通信方式的科學(xué)化建設(shè)。現(xiàn)如今，我國檔案信息化建設(shè)的水平存在十分明顯的差異，能夠推動檔案信息化的單位數(shù)量十分有限，而且并未形成規(guī)?；l(fā)展趨勢。該種情況與相關(guān)單位工作人員的重視程度有著十分密切的聯(lián)系。對此，相關(guān)部門需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設(shè)機(jī)制，從而加強(qiáng)人員的管理意識，切實(shí)做好執(zhí)行工作，合作和協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的有序開展，不斷提升信息化水平，為單位信息連接與共享創(chuàng)造有利條件。

另外，檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是簡化檔案工作，提高檔案信息的利用率，充分展現(xiàn)檔案信息的價值和作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的壓力較大，任務(wù)量繁重。對此，可積極采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使用掃描儀和智能識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文字、圖片及音頻資料向數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換，合理利用統(tǒng)計(jì)分析軟件，處理檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲和更新的過程中，合理應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)能夠有效降低管理成本，且利用云計(jì)算技術(shù)建立的檔案平臺可在短時間內(nèi)存儲、查找并傳輸數(shù)據(jù)，也可維持?jǐn)?shù)據(jù)信息的安全性與完整性，信息化的優(yōu)勢十分明顯，故而有關(guān)單位務(wù)必高度重視設(shè)備投入，以順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。

3.2 提升檔案信息的使用效率

只有做好檔案資源信息管理的基礎(chǔ)工作，才能夠確保工作效率，那么檔案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物業(yè)管理部門，每年都會收到諸多的檔案信息，那么面對如此復(fù)雜且數(shù)量居多的檔案，若工作人員仍舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行整理和儲存，那么必然會出現(xiàn)各種各樣的問題。只有通過科學(xué)的管理手段，規(guī)范管理技術(shù)，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務(wù)質(zhì)量，避免不必要的失誤。可以對人才進(jìn)行相應(yīng)的儲備，只有建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵機(jī)制，制定有效的管理方式，搭建一個良好的溝通機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新意識，促進(jìn)檔案信息的高效性?？梢詮?qiáng)化共享觀念，建設(shè)一個有效的共享庫，很多工作都是交叉作業(yè)的，只有提升檔案信息的共享性，強(qiáng)化人們的共享理念，才能夠建設(shè)一個真正的檔案共享庫?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)、儲存技術(shù)等建立一個資源公共庫，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對信息進(jìn)行檢索，能夠快速找到有效的信息，避免了重復(fù)性的工作。但是，值得注意的是，在這個過程中必須對檔案信息的安全性進(jìn)行防范。

3.3 制定完善的管理規(guī)范，建立健全的標(biāo)準(zhǔn)體系

現(xiàn)如今，科技發(fā)展水平不斷提高，社會也加快了前進(jìn)腳步，事業(yè)單位管理呈現(xiàn)精細(xì)化管理特征。檔案管理也應(yīng)高度順應(yīng)時代發(fā)展特征，積極創(chuàng)設(shè)與現(xiàn)代社會相適應(yīng)的檔案管理制度，以獲得社會和工作人員的廣泛認(rèn)可，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，為檔案信息資源管理多個環(huán)節(jié)的無縫銜接及全方位發(fā)展創(chuàng)造有利條件。制定細(xì)致完善的管理規(guī)范，一方面約束工作人員的行為，另一方面也可引導(dǎo)其他工作人員細(xì)心謹(jǐn)慎地對待檔案管理工作。

3.4 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念

檔案管理服務(wù)理念創(chuàng)新，是對傳統(tǒng)理念的一種變革。首先，是傳統(tǒng)理念的改變。在以往的檔案管理工作中，一般都重視檔案的管理，檔案的服務(wù)功能未能體現(xiàn)，在改革創(chuàng)新的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案的服務(wù)內(nèi)容，使檔案更好地服務(wù)行業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。其次，檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識。加強(qiáng)對檔案資料的深入研究，使檔案資源成為一個服務(wù)平臺，在行業(yè)發(fā)展過程中，提供強(qiáng)有力的資料支撐。再次，加強(qiáng)檔案信息的資源整合。將單位內(nèi)部各類檔案由一個部門管理逐步達(dá)成各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成集體化的信息聯(lián)合體。

4 結(jié)語

作為事業(yè)單位重要的檔案載體形式，文書檔案是檔案管理體系中的重要組成內(nèi)容，是檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。文書檔案作為具有價值的、長期創(chuàng)造和積累的智慧記錄和財(cái)富，其整理方法直接決定著檔案價值的發(fā)揮和利用，因此在實(shí)際整理工作中，對檔案整理和保管工作不斷創(chuàng)新，對我國檔案管理工作體系的建立和完善有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。