簡析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

烏蘭格日勒

（紅山區(qū)民族少兒圖書館，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)正處在飛速發(fā)展時期，科學(xué)技術(shù)也在不斷地發(fā)展，這對于事業(yè)單位檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，要知道檔案管理工作直接關(guān)系到事業(yè)單位的管理水平和科學(xué)決策，因此各個階層人員必須要充分重視檔案管理工作，在發(fā)展的過程中結(jié)合時代特點來優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，全面提升檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮其價值，為事業(yè)單位能夠科學(xué)合理地應(yīng)用檔案資源創(chuàng)造有利條件。

1 檔案管理工作開展的現(xiàn)狀及存在的問題

在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)呈現(xiàn)新常態(tài)且國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化調(diào)整之后相關(guān)部門開始認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，各個地區(qū)也開始結(jié)合本地區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作展開的要求不斷地推進(jìn)檔案管理工作改革，在發(fā)展的過程中不斷地摸索檔案管理工作開展的新思路，但是從當(dāng)前我國各大事業(yè)單位檔案管理工作開展的實際情況來看，還是有很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，對檔案管理工作存在一定的誤解，他們認(rèn)為檔案管理工作就是簡單地對資料進(jìn)行整理、分類，并將其保存在檔，在工作時無需將現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，這樣檔案管理工作的效率自然會受到影響；另外，當(dāng)前有很多單位甚至都沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，檔案管理工作都是由其他行政人員兼職管理，這樣一來工作的積極性就會受到很大影響，再加上兼職檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力不是很高，檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保障[1]。

2 加強檔案管理工作管理的必要性

檔案是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷史的資料，是保證事業(yè)單位生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作順利開展的基礎(chǔ)，同時檔案也是事業(yè)單位的一筆寶貴財富，是事業(yè)單位的重要憑證，規(guī)范的檔案可以在關(guān)鍵時刻保護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益，展現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展歷程，讓員工可以產(chǎn)生集體榮譽感和認(rèn)同感，對事業(yè)單位的忠誠度自然也會提升。正規(guī)的檔案室需要配備專業(yè)檔案管理人員，并對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才可以保證檔案管理工作的順利開展，但是目前我國還是有少數(shù)單位并不是很關(guān)注檔案管理工作，或者說有的事業(yè)單位配備檔案管理人員，但是檔案管理人員并不能及時地搜集數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，這樣就會給事業(yè)單位造成不可避免的損失，影響事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 加強檔案管理工作的方法

1）做好統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)工作。首先檔案管理單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置和本單位相結(jié)合的組織管理工作，同時也應(yīng)當(dāng)建立檔案管理專項工作小組，工作小組人員應(yīng)當(dāng)首先明確自己的任務(wù)，之后再切實做好檔案工作中的業(yè)務(wù)建設(shè)、庫房建設(shè)工作。另外，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)將檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費加入到單位財務(wù)計劃中，逐步加大資金投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，并結(jié)合檔案數(shù)量來配備相應(yīng)的檔案管理人員，這樣才可以充分保證檔案管理工作的實際效果。

2）做好制度隊伍建設(shè)工作。檔案管理工作必須要符合《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)章制度，讓檔案管理人員在開展日常工作的同時不斷地探索新問題，并且在工作中也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況以及具體的檔案類別來優(yōu)化相關(guān)的管理規(guī)章制度，這樣才可以保證檔案管理工作的規(guī)范化。

3）加強隊伍建設(shè)工作。檔案管理工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，因此各大事業(yè)單位必須要對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，定期開展教育培訓(xùn)工作來提升檔案管理人員的思想認(rèn)識，讓檔案管理人員可以在日常工作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，與此同時也應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，這樣才可以保證檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。用人單位也應(yīng)當(dāng)不斷地選拔能夠吃苦耐勞的人才，在工作人員上崗之前應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)的知識技能培訓(xùn)，讓工作人員可以學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，積累豐富的管理經(jīng)驗，并對檔案管理人員的儲備技能進(jìn)行考核，這樣才可以更好地保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

4）關(guān)注基礎(chǔ)工作，提升執(zhí)行力度。檔案管理工作關(guān)乎我國社會的發(fā)展，它不僅可以記錄歷史也可以傳承文明造福社會，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格貫徹黨中央的各項要求，在工作中認(rèn)真履行自己的職責(zé)。并且也應(yīng)當(dāng)從長遠(yuǎn)的角度來對近期的工作計劃進(jìn)行規(guī)劃，讓檔案管理工作可以更加科學(xué)性[4]。另外，檔案管理人員也要結(jié)合各類檔案立卷歸檔的要求來做好檔案的收集、分類以及保管等工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代信息化手段將各類檔案存入到目錄數(shù)據(jù)庫中，之后如果需要查閱檔案則可以迅速、準(zhǔn)確地對其進(jìn)行檢索，這樣一來檔案管理工作就可以更加規(guī)范化。如果在開展檔案管理工作時有個人或者單位違反相關(guān)法律規(guī)定，管理人員可以依法追究其責(zé)任，如果情節(jié)嚴(yán)重也可以依法追究其法律責(zé)任。

5）將檔案管理工作納入目標(biāo)績效考核。檔案管理工作涉及很多方面的內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入本單位的目標(biāo)績效管理中，將檔案管理工作任務(wù)層層分解，每一層級工作人員一定要切實履行自己的責(zé)任，嚴(yán)格將檔案管理工作落到實處。在對干部人事檔案、科技檔案等一些重要檔案進(jìn)行管理時一定要提前按照達(dá)標(biāo)等級申報，這樣才可以有效確保工作效率，讓檔案管理工作可以真正地為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

6）嚴(yán)格落實監(jiān)督檢查工作。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的監(jiān)督指導(dǎo)工作，深入到基層聽取基層人員的工作匯報、了解基層人員的工作情況，并在此基礎(chǔ)上做好檔案的集中管理和審核工作，除此之外領(lǐng)導(dǎo)班子也要定期對基層人員進(jìn)行考核，及時指出基層員工工作中存在的問題，督促基層單位及時做出整改措施，從而全面提升檔案管理工作的整體效果[5]。

7）利用現(xiàn)代化手段來優(yōu)化檔案管理工作。當(dāng)今社會是信息化社會，在開展檔案管理工作時檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終堅持現(xiàn)代化的檔案管理理念，在展開檔案管理工作時積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷地創(chuàng)新檔案管理工作方式以此來推進(jìn)檔案管理工作的開展，切實做好檔案的保護(hù)、管理工作，全面提升檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作是一項需要長期積累的工作，認(rèn)真貫徹落實黨和國家制定的相關(guān)法律法規(guī)，讓檔案管理工作可以始終保持標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。檔案管理人員不僅要對檔案進(jìn)行記錄還應(yīng)當(dāng)將檔案充分地利用起來，讓檔案可以充分發(fā)揮其功能，要知道檔案就是事業(yè)單位的固定資產(chǎn)，檔案中記載著未公開的、未申請專利的知識，事業(yè)單位必須要利用好這些無形的資產(chǎn)才能夠真正實現(xiàn)可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。