事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理建設

侯曉霞

（佳木斯大學附屬第一醫(yī)院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154003）

現(xiàn)階段人事檔案管理建設的變革，日益凸顯出人事檔案的影響作用，國民越來越關注個人信息的有效性及其真實性。所以，事業(yè)單位應重視人事檔案管理的規(guī)模化，創(chuàng)新其管理模式，完善和優(yōu)化管理信息化建設，并結合自身實際發(fā)展狀況，實施合理有效的措施，充分發(fā)揮人事檔案管理在事業(yè)單位中的積極作用。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1 檔案管理質量以及效率低下

在現(xiàn)階段的檔案管理中，雖然一些事業(yè)單位已經(jīng)建立了信息化的管理平臺，但在實際的使用過程中，由于其使用效率相對來說較低，直接影響了檔案的信息化管理，使檔案管理的效率以及質量大幅度降低，并在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的有效可持續(xù)發(fā)展，不能滿足事業(yè)單位對于人事管理建設的發(fā)展需求。

1.2 缺乏相關的檔案管理制度

隨著現(xiàn)階段信息時代的到來，以往的檔案管理制度已經(jīng)不再適應事業(yè)單位的發(fā)展要求，但由于檔案管理部門沒有健全的相關管理制度，導致一些事業(yè)單位無法制定符合自身發(fā)展、切實可行的管理制度，并且業(yè)部門及時有效的收集歸納檔案管理信息材料。久而久之，導致事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)了信息失真以及信息有效的問題。

1.3 檔案管理人員素質不高

檔案管理人員素質的高低對檔案管理工作有一定的影響作用。由于現(xiàn)階段檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，且現(xiàn)有的管理人員綜合素質能力比較低，使檔案管理模式難以實現(xiàn)改革創(chuàng)新。盡管事業(yè)單位對于管理人員的招聘提出了相關的要求，但由于一些檔案管理部門并設立相應的崗位，多數(shù)都是其他崗位人員兼任，這些兼任人員沒有有專業(yè)的管理知識以及也沒有參加相關培訓，所以在實際工作中就會出現(xiàn)一系列問題，降低了檔案管理的工作效率以及工作質量，使檔案管理的規(guī)?；ㄔO工作無法順利開展。

2 推動事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理建設的建議

2.1 加強檔案管理的信息化建設

以往傳統(tǒng)的檔案管理是采用紙質保存以及記載的方式將檔案放置在文件柜力，這樣的方式容易讓紙質檔案遇到丟失和破損的問題，占用的空間比較大，保存的時間也會受到一定的局限性[1]。在人事檔案管理的建設工作中，檔案的信息化能夠促進規(guī)范化管理建設工作的有序開展，因此，事業(yè)單位應結合自身發(fā)展的實際情況，構建信息化管理平臺，使管理人員能夠合理運用管理平臺來進行對人事檔案的管理工作。我們可以將信息技術應用到檔案管理方式中去，采用信息化管理模式，利用網(wǎng)絡平臺進行對檔案信息的管理，改革和創(chuàng)新人事檔案管理模式。一是事業(yè)單位應該重視紙質檔案的轉移工作，用人工錄入或者掃描的方式來實行檔案信息化管理建設，有效避免出現(xiàn)紙質檔案丟失或者損壞的問題，增加建立電子檔案信息，不斷完善電子檔案的建設結構，推動電子檔案在單位工作中的廣泛使用，為檔案管理帶來更加方便快捷的工作方式，從而提升管理的效率和管理質量；二是需要定期更新和維護信息化檔案，促進檔案管理的信息化建設能夠適應社會時代發(fā)展，確保檔案的信息化管理建設能夠切實事業(yè)單位的實際發(fā)展要求。由于現(xiàn)階段檔案管理信息化建設發(fā)展時間相對較短，因此導致其管理平臺利用率較低，針對這種現(xiàn)象，事業(yè)單位應該在保障平臺的實際價值和功能的基礎上，加強提高管理平臺的有效使用率，為后期的檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。三是事業(yè)單位需要增加管理建設中軟硬件設備的投資成本，為檔案管理的信息化建設營造一個良好的發(fā)展環(huán)境，將信息化管理建設的實際作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。

2.2 增強檔案管理的規(guī)范科學化

以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式盡管有著比較全面的工作流程，但是由于各部門之間有著不同的組織體制，因此，整理檔案的方式上也存在著差異，導致各部門之間的銜接有著很大的問題，也直接影響到了檔案信息的資源共享。針對以上問題，相關的管理部門應該協(xié)調統(tǒng)一的規(guī)則以及格式來整理人事檔案，在嚴格的管理制度之下，對人事檔案信息進行類型分類、編寫排序、排版編目、和收納歸檔，確保其檔案管理整體的系統(tǒng)化以及規(guī)范化。針對這種情況，需要制定統(tǒng)一的檔案信息標準和格式，具體來講，就是如何填寫各項檔案資料，保障每項數(shù)據(jù)能夠整體統(tǒng)一和協(xié)調[2]。而要想有效提升人事檔案的信息化管理建設水平，就應該正確認識到檔案信息化管理的重要性，從而有效促進檔案管理的穩(wěn)定健康發(fā)展。應用信息數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)各部門之間人事檔案的資源共享，深入開發(fā)和有效利用人事檔案信息資源，有效實現(xiàn)信息的真實有效性，從而推動事業(yè)部門人事檔案的規(guī)范化管理建設工作。

2.3 提高管理人員綜合素養(yǎng)以及專業(yè)素質能力

有效提升檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)能力對于事業(yè)單位檔案的總體管理水平有著積極影響。隨著現(xiàn)代化時代的發(fā)展，檔案的管理者需要具備一定的服務管理意識以及專業(yè)能力，定期組織相關的培訓活動，讓管理人員有機會去參加學習新型的檔案管理理念，側重關注管理人員的心理素質、專業(yè)知識以及管理能力等等，使管理人員能夠及時更換管理理念以及改變自身工作方式，有效提升管理人員的專業(yè)素質素養(yǎng)以及綜合能力；加強對人事招聘制度的改進和優(yōu)化，結合事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，合理增加管理人員的勞動報酬，進而吸引更多的優(yōu)秀人才投身到事業(yè)單位的建設工作中，針對這些人員制定相關的培訓教育計劃，讓其能夠在實操訓練中提高自身的專業(yè)工作技能的同時，并有效提升其綜合業(yè)務能力，從而規(guī)范檔案管理人員的行為，建設管理隊伍的整體水平和質量[3]。另外，還需要加強培訓管理人員具備計算機方面的基本專業(yè)技能與理論知識，增加管理人員與專業(yè)技術人員間的溝通與交流，使管理人員有一定基礎的計算機維護能力，有效維護檔案管理的網(wǎng)絡技術平臺。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理工作想要達到穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，還是要在維持現(xiàn)有價值以及功能的基礎上，提升管理人員的專業(yè)能力以及綜合素質，推動管理的規(guī)劃化建設，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)部門中的積極作用。事業(yè)單位還需要結合自身的實際發(fā)展情況，制定科學合理的管理制度，形成協(xié)調統(tǒng)一且有自身特色的管理流程，以保障事業(yè)單位的不斷發(fā)展。