淺談后勤檔案管理工作存在的現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策

范 鑫

（山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013）

近幾年來，后勤檔案管理工作量也在逐漸加大，而要想獲得良好的管理效果，我們要做好方方面面的環(huán)節(jié)工作，因?yàn)榇斯芾砉ぷ髦苯雨P(guān)乎行業(yè)發(fā)展，所以管理者必須要予以重視。然而目前后勤檔案管理工作中存在一些不足，比如：不夠重視后勤檔案管理，再加上管理制度缺失，不利于檔案管理工作效率的提升。所以筆者也站在可持續(xù)發(fā)展的角度上，針對(duì)后勤檔案管理工作存在問題進(jìn)行探討，以便于解決管理問題且降低檔案管理成本支出。

1 后勤檔案管理工作存在的現(xiàn)狀

后勤檔案管理工作中存在著很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)[1]。第一點(diǎn)，管理人員往往不夠重視后勤檔案管理工作，這樣就會(huì)致使相應(yīng)的技術(shù)力量以及辦公用品配置不夠充足，同時(shí)也會(huì)拉低整個(gè)管理工作質(zhì)量和效率，難以為行業(yè)其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展提供便利。第二點(diǎn)，內(nèi)部也缺少專業(yè)的后勤管理人員，現(xiàn)有的人員市場以及成本意識(shí)并不強(qiáng)，而此問題產(chǎn)生的原因也是由于他們沒有受到過專業(yè)的技能培訓(xùn)，自身能力普遍低下，同時(shí)對(duì)于后勤檔案管理中存在的問題也不能夠及時(shí)去處理，這樣就會(huì)因工作能力低下而拉低后勤檔案管理工作質(zhì)量。第三點(diǎn)，后勤檔案管理制度缺失，也是后勤檔案管理中的一個(gè)問題，因制度缺失會(huì)致使很多不良問題的出現(xiàn)，卻難以確保檔案管理朝著制度化方向發(fā)展。第四點(diǎn)，后勤檔案管理方式單一也難以滿足行業(yè)發(fā)展需求，很多管理人員往往過于依賴傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，致使檔案管理工作受到影響，這些問題的存在也成為了影響行業(yè)發(fā)展的因素，久而久之就會(huì)被其他行業(yè)所替代。

2 淺談后勤檔案管理工作發(fā)展對(duì)策

2.1 重視后勤檔案管理工作

為了促進(jìn)后勤檔案管理工作順利展開，針對(duì)上述問題，我們必須要采取有效的措施去處理。首先，應(yīng)提高內(nèi)部人員對(duì)后勤檔案管理工作的重視，只有使他們充分的了解到檔案管理工作對(duì)行業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤提高的促進(jìn)作用，才能夠積極主動(dòng)參與到管理工作中來，當(dāng)然也要加強(qiáng)各級(jí)部門人員互動(dòng)交流，以此來解決潛在于檔案管理中的問題[2]。其次，管理人員也要具備創(chuàng)新精神，只有推陳出新，才可以保障后勤檔案管理工作順利地展開，同時(shí)我們也要樹立“以人為本”的管理理念，這對(duì)于提高后勤綜合服務(wù)水平和質(zhì)量非常關(guān)鍵。最重要的是要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員主人翁意識(shí)的培養(yǎng)，充分地發(fā)揮各級(jí)人員職能作用，使他們能夠從思想意識(shí)上、行動(dòng)上有所改變，并主動(dòng)配合相關(guān)人員完成后勤檔案管理工作任務(wù)，進(jìn)而帶動(dòng)行業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，也能夠在變化莫測的市場行業(yè)競爭中立足于不敗之地。

2.2 加強(qiáng)后勤檔案人員訓(xùn)練

在提高各級(jí)人員對(duì)后勤檔案管理重視的同時(shí)，管理人員也要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的能力訓(xùn)練，因?yàn)楹笄诠芾硭婕暗膬?nèi)容比較多，往往需要大量的人員參與其中，而人員業(yè)務(wù)水平能力的高低也關(guān)乎檔案管理水平，所以加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍訓(xùn)練具有重要意義。首先，可以定期對(duì)內(nèi)部管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷地提高其管理水平且豐富其理論知識(shí)，針對(duì)后勤檔案管理工作中遇到的問題，也能夠及時(shí)的制定解決方案，進(jìn)而促進(jìn)后勤檔案管理工作能夠順利地展開。當(dāng)然，也要建立與各個(gè)科室之間的溝通渠道，這也是優(yōu)化后勤檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，進(jìn)而確保信息及時(shí)傳遞出去。其次，應(yīng)建立完善的后勤人員檔案管理機(jī)制，通過完善化的檔案管理工作，以期讓整個(gè)后勤檔案管理工作能夠井然有序的展開，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，行業(yè)之間競爭趨勢也在逐漸的加大，而后勤檔案管理也是行業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要內(nèi)容，只有做好最基礎(chǔ)的檔案管理，才能夠滿足新時(shí)期下所提出的具體要求。此外，加強(qiáng)人員能力訓(xùn)練也是一個(gè)提高管理水平的一個(gè)有效途徑，最后，促進(jìn)行業(yè)健康穩(wěn)固發(fā)展并獲得更高社會(huì)收益。

2.3 健全后勤檔案管理制度

由于后勤檔案管理工作難度系數(shù)比較高，要想規(guī)避問題的出現(xiàn)，還需要健全相應(yīng)管理制度，制度的確立能夠約束各級(jí)人員行為舉止，使他們能夠做好本職工作。本身后勤檔案管理工作所涉及的內(nèi)容就比較多，我們只有建立完善的制度，才可以為后續(xù)后勤管理提供有力的保障，當(dāng)然，也要結(jié)合實(shí)際健全后勤管理制度，并引導(dǎo)各級(jí)人員按照制度內(nèi)容去進(jìn)行管理，以此提高檔案工作管理效率。其次，也要設(shè)立相應(yīng)的激勵(lì)懲處制度，對(duì)于優(yōu)秀人員可以給予升職加薪的機(jī)會(huì)，而對(duì)于表現(xiàn)不良的人員應(yīng)給予懲罰，使他們能夠認(rèn)識(shí)到管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而自覺遵守制度內(nèi)容加強(qiáng)檔案管理，確保管理制度發(fā)揮出最大化價(jià)值和作用。除此之外，健全管理制度，也可以確保檔案管理工作不至于雜亂無章，能夠井然有序的展開，同時(shí)也要提高各級(jí)人員服務(wù)意識(shí)，這樣才能提高后勤檔案管理水平，促進(jìn)行業(yè)蓬勃穩(wěn)定發(fā)展,成為同行業(yè)中的佼佼者。

2.4 創(chuàng)新后勤檔案管理方式

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的提高，管理人員開始注重后勤檔案管理，但是在實(shí)際管理過程中由于管理方式單一，難以獲得良好的管理效果，所以為了緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，還需要?jiǎng)?chuàng)新后勤檔案管理方式，要選擇一個(gè)恰當(dāng)?shù)姆绞郊訌?qiáng)檔案管理[3]。首先，我們可以完善工作評(píng)價(jià)機(jī)制或者是成本核算制度，對(duì)于內(nèi)部的檔案資源能夠有一個(gè)科學(xué)合理的配置與使用，進(jìn)一步提高資源使用效率。當(dāng)然也要明確各級(jí)人員崗位職責(zé)，使他們能夠了解自身應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，而在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，為后勤檔案管理工作的開展注入了全新活力，提高了檔案管理效率，因此，檔案管理人員也要使用新技術(shù)、新方法以及新設(shè)備展開檔案管理，這樣才能夠滿足后勤管理工作需求。比如，應(yīng)充分發(fā)揮微縮技術(shù)在后勤檔案管理中的應(yīng)用，還應(yīng)利用光盤刻錄機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備輔助開展檔案管理工作。同時(shí)，需要強(qiáng)化對(duì)通用軟件和加速實(shí)用軟件的研制開發(fā)力度，以信息化、數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案管理。其次，管理人員也要積極與相關(guān)部門工作人員進(jìn)行互動(dòng)交流，這也是保障后勤檔案管理工作順利展開的重要前提基礎(chǔ)，最重要的是要確保所選擇的管理模式具備先進(jìn)性，也要解決以往過分依賴傳統(tǒng)管理的問題，這樣一來，既可以發(fā)揮后勤檔案管理工作的價(jià)值，也能夠?yàn)樾袠I(yè)發(fā)展注入生機(jī)與活力，進(jìn)而在可持續(xù)發(fā)展道路上走得更遠(yuǎn)且更好，確保其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得以健康穩(wěn)步的發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，目前行業(yè)在后勤檔案管理過程中困難比較多，致使自身管理成本支出較大，所以為了實(shí)現(xiàn)降低檔案管理成本支出的目的，還需要增強(qiáng)管理人員對(duì)后勤檔案管理工作的重視，也要加強(qiáng)人員訓(xùn)練并健全管理制度，更要?jiǎng)?chuàng)新后勤檔案管理方式，這樣才能解決以往管理工作中存在的問題，發(fā)揮后勤檔案管理最大化價(jià)值，且提高行業(yè)綜合市場競爭力。