做好城建檔案業(yè)務指導的若干舉措

張若娜

（新力科技集團有限公司，上海 200335）

1 城建檔案業(yè)務指導概述

城市建設過程中，形成的如文本、圖表、音像資料等具有保存價值的各種文獻，是屬于城市建設檔案。城市建設檔案是城市發(fā)展的真實寫照，反映了城市建設的全過程，它們具有很高的歷史保護價值。如何在新的常態(tài)下做好城建檔案業(yè)務指導工作，采用科學有效的檔案收集、整理、歸檔手段，建立健全城建檔案管理體系，努力完善管理模式，認清城建檔案管理的現(xiàn)狀，才能真正發(fā)揮更積極的作用，發(fā)揮城建檔案在城市發(fā)展過程中的重要價值，這是城建檔案業(yè)務工作者亟待攻克的歷史新課題。近幾年隨著我國的計算機和網(wǎng)絡的普及，越來越多的文章可以通過計算機直接生成和傳輸，星城圖像文件、圖形文件、電子文件等，個傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的問題和全新的挑戰(zhàn)。在面對這一形式產(chǎn)生的諸多問題和新的情況，做好城建檔案業(yè)務指導工作更顯得尤為重要。隨著我國逐步建立的社會主義市場經(jīng)濟體制，一系列變化在建設項目的投資建設和管理中發(fā)生，因此對城建檔案管理機構(gòu)工程檔案的收集、管理和歸檔提出了新的挑戰(zhàn)。依據(jù)我國和各省級城建檔案法規(guī)、法律和規(guī)章的有關(guān)要求，城建檔案管理機構(gòu)，督促、檢查、指導、檢驗城建系統(tǒng)各行業(yè)、各部門、各單位的城建檔案的組成、整理、編目、歸檔、轉(zhuǎn)讓，并提供業(yè)務咨詢和培訓。

1.1 城建檔案業(yè)務指導工作的重要性分析

依據(jù)國家法律法規(guī)、業(yè)務規(guī)范和技術(shù)標準進行的業(yè)務是城建檔案業(yè)務。城建檔案業(yè)務指導的重要性主要有以下三方面。首先，城建檔案法治建設日趨完善。一直以來，伴隨著經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，城市建設檔案的法治建設也在不斷完善，除國家法律法規(guī)，省市還制定了相關(guān)的城市地方性法規(guī)、部門性規(guī)章和各種檔案建設法規(guī)，為依法建設檔案業(yè)務指導創(chuàng)造了法律、法律必須遵循的法律環(huán)境，指導城市建設檔案業(yè)務工作的順利開展提供了積極的保障。第二，城建檔案工作具有高度的政治責任感，具有政治服務的性質(zhì)，城建檔案工作一直秉持優(yōu)質(zhì)服務的宗旨，為城市的規(guī)劃建設與發(fā)展貢獻出自己的一份力量。第三，城建檔案部門的知名度不斷提高。最近幾年城建檔案部門大多服務于基層和社會用戶，主動并且積極深入施工現(xiàn)場和積極宣傳最新政策，并且嚴格管理建設項目的檔案，提供相關(guān)業(yè)務指導，讓城建檔案工作不斷地擴大其影響力，同時為城建檔案工作也營造出一個良好的業(yè)務氛圍。城建檔案業(yè)務指導由大量重要部分組成：城建檔案手機與城建檔案接收，這大部分可以豐富檔案的手機工作和保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在，是城建檔案服務的體現(xiàn)。業(yè)務指導人員應具有自覺、認真、積極的服務態(tài)度和工作作風，城建檔案人員的作風體現(xiàn)在實施業(yè)務指導工作中的言行，城建檔案業(yè)務指導工作是城建檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

1.2 城建檔案業(yè)務指導工作的主要特征

首先，城建檔案業(yè)務指導工作具有極強的專業(yè)性。以專業(yè)品牌為標著，業(yè)務指導工作的內(nèi)容也具有特殊的行業(yè)目的，不論是傳播城建檔案或是交流，都有專業(yè)的工作經(jīng)驗。第二，城建檔案業(yè)務指導工作具有極強的實踐性。城市建設檔案案例工作的實踐是業(yè)務指導工作的方法和理論來源，在實踐中，又不斷完善和豐富，指導實踐工作。第三，城建檔案業(yè)務指導工作具有極強的研究性。事實證明，沒有研究的指導，它只能是一般的參考指導，甚至是毫無價值的指導。研究新問題，加強檔案理論研究，提出新思路，不斷探索新知識，業(yè)務服務主管的職責才能夠真正體現(xiàn)。

2 目前城建檔案整理工作中普遍存在的問題

目前，我國城市建設檔案整理工作正處于高速發(fā)展時期，城市建設工作越來越受到重視，大部分城市建設工作也呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的趨勢，但目前城市建設檔案整理工作還不夠完善，我國城市建設檔案還存在一些問題。在這個快速發(fā)展的時代背景下，城市建設檔案沒有及時更新，城市面貌也發(fā)生了前所未有的變化，城市建設發(fā)展迅速，日新月異，在許多城市中，對城市建設檔案的整理工作卻跟不上城市發(fā)展的進程，一些城市建設檔案沒有及時更新，隨著城市的發(fā)展，這也導致城市建設過程中記錄的城市建設文件沒有跟上城市建設的步伐，有城市建設檔案的備案和城市現(xiàn)狀不符的問題，這在很大程度上阻礙了城市建設檔案整理工作的進程，給城市建設檔案整理工作增加了難度。眾所周知的健全的管理制度，任何檔案整理工作都會有相應的管理制度，但在城市建設檔案整理工作中，由于城市建設檔案必須實時跟蹤城市發(fā)展并及時更新，也導致城市建設檔案尚未建立完整的管理制度。在一些中小城市，這個問題更加明顯。即使沒有領(lǐng)導要檢查，這些城市建設檔案也可以放在書架上，隨時化為灰燼。沒有人管理城建檔案，更不用說系統(tǒng)的管理制度了。

3 關(guān)于做好城建檔案業(yè)務指導工作的建議

3.1 積極做好宣傳工作，依法治檔增強社會檔案意識

城建檔案是城市規(guī)劃建設的真實記錄，涉及面廣，內(nèi)容全面，因此，一些領(lǐng)導和有關(guān)人員對檔案的認識還不夠深刻，需要注意依法建檔，調(diào)查研究、經(jīng)驗推廣、重點突出、點到點、典型范例之路。“與評價面對面”已成為城市建設中的熱門話題，是指導檔案事業(yè)法的一種新的有效途徑。要組織力量深入現(xiàn)實和施工現(xiàn)場，針對存在的問題，深入實踐，落實具體指導措施。針對具體問題和實際困難提出了需要的建議，面對面的業(yè)務指導，并監(jiān)督實施有效的措施,進行全面指導。我們應該遵循管理體制，業(yè)務人員要在提高人員檔案認識的前提下，建立工作機制，分配資源，做好人員準備，大力宣傳有關(guān)法律法規(guī)，解決內(nèi)外部問題。建立和完善發(fā)展規(guī)劃，同時，提高人員的檔案意識是必要的。我們應該提高檔案管理的質(zhì)量，科學管理，業(yè)務指導人員能夠解決建設中的問題，有效管理城建檔案，促進檔案的快速歸檔。

3.2 加強人員培養(yǎng)，逐步加強城建檔案人員培訓工作

專業(yè)的檔案管理人員能夠保證城建檔案的質(zhì)量，如果檔案管理人員水平不高，或者穩(wěn)定性差，流動性高，其結(jié)果是檔案管理水平不高，差距不均衡。為了有效地解決這些問題，有必要采取靈活多樣的培訓方法，分專題、分人員定期組織各類城建檔案法規(guī)講座。以及城建檔案業(yè)務知識培訓，通過不斷加強檔案管理人員的在職培訓，讓他們系統(tǒng)地掌握建設項目檔案的編制、收集、整理、存儲和提交，提高他們的專業(yè)知識專業(yè)素質(zhì)，能夠按照國家標準要求對各部門的工程類文件進行整理。作為城建檔案工作的聯(lián)絡人，他經(jīng)常監(jiān)督檢查和指導，并逐步將其培養(yǎng)成為城市檔案事業(yè)的新生力量。

3.3 現(xiàn)場指導重要項目

由于工程建設項目涉及面廣，往往出現(xiàn)參與施工隊伍多，施工管理難度大等特點，加上人員流動性大的特點，給檔案工作的采集和整理、移交帶來了許多問題。對我國國民經(jīng)濟的發(fā)展和社會建設來說，城市重點工程的檔案具有十分重要的指導意義，城建檔案指導是檔案工作的重點，因此，在重點項目的檔案管理工作中，要選拔城建檔案工作骨干人才，深入重點工程施工現(xiàn)場，對重點建設項目檔案業(yè)務進行面對面指導，要注意做好檔案檢查監(jiān)督工作，保證檔案工作的順利進行。只有保持城建檔案工作的順利開展，才能在重點項目中取得城市規(guī)劃和發(fā)展的重要依據(jù)，從而確保能夠及時準確的歸檔，檔案為后期城市建設提供指導意義。

3.4 根據(jù)城市建設的規(guī)律和特點，重點開拓業(yè)務指導范圍，實行分工負責制開展城建檔案工作

根據(jù)城市建設的規(guī)律和特點，將全市劃分為基礎設施、工業(yè)建筑、民用建筑等區(qū)域或地區(qū)，負責各區(qū)域或不同類別的工程項目的業(yè)務指導，相互協(xié)調(diào)，完成工作，設定時間，期滿到期后更換指導人員，同時，工作人員業(yè)務指導的效果和標準可以選擇用進入圖書館的案例的質(zhì)量和速度進行衡量，可以作為業(yè)務評估的主要內(nèi)容，同時也能夠有效地促進業(yè)務指導的制定，在工作中要不斷改進業(yè)務指導工作方法，對建設項目實行工程項目建設的全過程進行業(yè)務指導。過去，我們常常坐在辦公室里進行宏觀調(diào)控、行政政策和技術(shù)工作，只有在項目完成后才能收集和指導項目，容易造成檔案材料方面的大量問題和不足，而這些問題和不足是無法彌補的。要于工程建設的全過程中，貫穿城建檔案業(yè)務指導工作。從簽訂建設合同開始，從《備案責任書》開始。業(yè)務指導人員就必須了解工程的施工工期，施工現(xiàn)場，工程設計、施工、監(jiān)理單位等情況，了解并明確備案的內(nèi)容，對早期工程文件的積累形式提出要求。業(yè)務指導過程中的施工是業(yè)務指導工作的重點，業(yè)務指導人員應與施工單位深入現(xiàn)場，保持密切聯(lián)系，檢查和指導施工過程中的工程技術(shù)，材料和文件的形成、編制和積累，記錄必須準確，封條完整，書寫明白清楚。

3.5 在工作過程中，不斷強化服務意識，改善工作作風，提高服務本領(lǐng)

城建檔案業(yè)務指導工作不僅要引導城建檔案業(yè)務建設的主要單位，同時還要審核項目檔案進入圖書館的質(zhì)量，因此服務主任在工作中的言行與城建檔案的形象息息相關(guān)。要堅持以服務為宗旨，保證檔案質(zhì)量為目標，自覺強化服務意識，在收集過程中淡化權(quán)力，強調(diào)按政策辦事。但是解釋城市建設檔案的規(guī)則和要求很難，還有預防措施。在指導過程中要“勤”為施工單位著想，為施工單位著急，千方百計提出建議。另外，信息需要及時提交。在驗收過程中，我們應該強調(diào)快節(jié)奏和高效率，這符合進入博物館的要求，文件的要求應該及時檢查。及時辦理手續(xù)，取得人民的信任。我們還應該盡早了解情況，盡快找出問題所在。及時監(jiān)督改進，避免浮動工作。我們應該深入現(xiàn)場，掌握第一手資料。獲得業(yè)務指導有權(quán)發(fā)言和記錄后續(xù)服務。特別是要為重點城市建設項目提供重點服務，從項目審批之初就建立聯(lián)系制度，在建設項目的各個階段都要積極主動，主動服務，做好工程檔案業(yè)務和日常建設，解決檔案管理工作中遇到的實際困難。

4 結(jié)束語

在我國社會發(fā)展的背景下，城建檔案工作的要求也越來越高，舊的城建檔案整理方法已不適用于新時期的城建檔案工作，因此對于城建檔案整理方法的工作必須更新，實時更新城建檔案，建立完善的管理體系，在城建檔案整理過程中運用科技手段，可以幫助工作人員提高城建檔案整理的效率，日趨完善的城建檔案，也可以在未來城市建設中提供權(quán)威的保障。