新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)化對(duì)策

韓佳君

（天津市房信房產(chǎn)經(jīng)營有限公司，天津 300000）

當(dāng)前我國重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐漸增多，這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目，對(duì)國計(jì)民生具有重要的影響，對(duì)我國城市化建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，我國重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷努力學(xué)習(xí)，從而更好地開展重點(diǎn)工程檔案管理工作。由于重點(diǎn)工程項(xiàng)目具有一定的特點(diǎn)，在建設(shè)時(shí)間方面，是相對(duì)較長(zhǎng)的，對(duì)于質(zhì)量要求也很高，所以一般的重點(diǎn)工程是比較大型的，所涉及的人員比較多。同時(shí)，相關(guān)的材料和因素涉及的比較多，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，這樣才能在一定程度上保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目順利竣工。

1 工程檔案質(zhì)量管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，工程檔案管理依據(jù)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部2014年7月發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》以及地方性行業(yè)主管部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定。總體上看，工程檔案管理制度建設(shè)還存在著部分問題，與數(shù)量和種類都發(fā)展十分迅速的工程項(xiàng)目不匹配，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是細(xì)分領(lǐng)域的檔案制度不健全。工程檔案包含了各類建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的管理，但不同項(xiàng)目類別參照規(guī)章制度確實(shí)統(tǒng)一的，部分重點(diǎn)領(lǐng)域具有較為完善的檔案管理制度，如交通、水利、房屋建筑等，但在海洋工程、民航工程、商業(yè)與物質(zhì)工程、農(nóng)業(yè)工程等諸多工程領(lǐng)域上還只能依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，無論是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范還是制度的法律效力位階等，均難以滿足工程項(xiàng)目發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。二是在制度內(nèi)容上尚不完善，當(dāng)前工程檔案管理制度大多還沿用著傳統(tǒng)工程檔案管理模式，制度上缺乏創(chuàng)新。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，工程檔案歸檔、保管與利用的方式也發(fā)生深刻變革，亟需針對(duì)工作需要和檔案管理發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)更新制度內(nèi)容，以真正起到指導(dǎo)和引領(lǐng)作用。

2 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理優(yōu)化對(duì)策

2.1 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對(duì)檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過單位層面與管理人員個(gè)人層面兩個(gè)方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理知識(shí)的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過程中，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中，不斷總結(jié)，對(duì)于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時(shí)糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實(shí)際需求，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

2.2 借助信息化，落實(shí)各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控

從自然屬性上看，工程項(xiàng)目包括建筑工程、土木工程和機(jī)電工程三類，幾乎涵蓋了經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)領(lǐng)域；從組成來看，工程檔案又包括單項(xiàng)工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項(xiàng)工程?？梢钥闯?，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復(fù)雜的。因此應(yīng)根據(jù)管理和利用需求進(jìn)一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強(qiáng)檔案收集與整理工作。管理部門可對(duì)企業(yè)開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內(nèi)容資源，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求設(shè)計(jì)不同格式的表格來展示信息資源。第二，實(shí)現(xiàn)工程檔案在各個(gè)階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺(tái)，在實(shí)體檔案移交流轉(zhuǎn)前先在共享平臺(tái)上進(jìn)行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場(chǎng)所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中的透明度，有利于落實(shí)各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

2.3 摒棄傳統(tǒng)思想，注重觀念創(chuàng)新

新時(shí)期，為了幫助房地產(chǎn)檔案管理工作的成效不斷提升，作為單位決策者和領(lǐng)導(dǎo)者需要以身作則將創(chuàng)新的思維和理念融入房屋檔案管理工作中去，要隨我國互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量不斷發(fā)展，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的職能轉(zhuǎn)變。要讓已有的檔案管理工作人員也同步融入到檔案創(chuàng)新管理的工作中來。盡管目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)相對(duì)較為成熟與完善，每一個(gè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，有針對(duì)性地出臺(tái)創(chuàng)新房屋檔案管理工作，達(dá)到最佳的檔案管理效果。同時(shí)，還需要始終堅(jiān)持良好的可持續(xù)化發(fā)展戰(zhàn)略，使得檔案管理工作能夠更好順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，在日常的工作中不斷取得突破。新時(shí)期檔案管理工作重新構(gòu)建一個(gè)規(guī)章制度，在業(yè)務(wù)技術(shù)水平、管理能力地運(yùn)用發(fā)揮上，科學(xué)評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，以及知識(shí)更新、工作態(tài)度，通過更為合理、完善的管理機(jī)制，激發(fā)員工的工作熱情，形成良好的可持續(xù)化工作循環(huán)。相關(guān)的決策部門需要互相交叉自己的工作，力求構(gòu)建一個(gè)更為和諧、完善的互相溝通、協(xié)作的機(jī)制，針對(duì)出現(xiàn)的檔案問題第一時(shí)間予以轉(zhuǎn)移，進(jìn)一步優(yōu)化整個(gè)檔案管理的流程，為廣大的客戶更好地予以服務(wù)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下房地產(chǎn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，為后續(xù)深度發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.4 項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)把責(zé)任關(guān)

首先，應(yīng)當(dāng)明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任。對(duì)于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案管理，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用各種措施和辦法，將相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)將相關(guān)的責(zé)任，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度中，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)通過有效途徑，對(duì)項(xiàng)目的責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而在思想和意識(shí)上，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。其次，將檔案管理工作與工程建設(shè)同步。在重點(diǎn)工程建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作，納入責(zé)任制度和崗位考核中。同時(shí)，將經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度考核和崗位責(zé)任制度建設(shè)以及工程建設(shè)檔案管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)和工程施工以及竣工同步。此外，應(yīng)當(dāng)將工程檔案管理變成事前監(jiān)督，這樣可以更好地進(jìn)行全過程的監(jiān)督管理和控制。最后，應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任制度。在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)更好地落實(shí)法人責(zé)任制度，這是有效確保重點(diǎn)工程檔案管理工作的方法之一。

3 結(jié)束語

總之，通過實(shí)踐研究，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理工作過程，應(yīng)該以提高檔案管理水平與利用效率為根本，有針對(duì)性地制定更加完善的檔案管理模式，不斷提高房地產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，從而為房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。