淺談提高企業(yè)科研檔案管理水平的方法和途徑

羅琪芬

（昆明船舶設(shè)備研究試驗中心，云南 昆明 650216）

科研檔案是科學(xué)技術(shù)活動中形成的具有保存價值的資料信息，其呈現(xiàn)的形式為多元化?，F(xiàn)階段，受多方面因素制約，科研檔案管理水平難以提高，影響檔案成果利用率，有必要采取針對性解決措施，有效提高企業(yè)科研檔案的管理水平，為后續(xù)開展科研活動做支撐。

1 企業(yè)科研檔案管理中存在問題

1）企業(yè)科研檔案收集難度大。隨著市場經(jīng)濟高速發(fā)展，科研檔案收集完整性及全面性，成為檔案管理中存在的壁壘，影響企業(yè)科研檔案利用率，阻礙企業(yè)良好發(fā)展。企業(yè)開展科研活動周期長，內(nèi)部涉及相關(guān)檔案資料內(nèi)容較多，歸檔范圍較廣，不僅包含準備階段資料，如開題報告、審批文件、調(diào)查報告、合同文本，而且涉及研究及總結(jié)階段相關(guān)文件，如試驗報告、總結(jié)報告、專利申請、技術(shù)規(guī)范等相關(guān)資料?，F(xiàn)階段，根據(jù)現(xiàn)下企業(yè)內(nèi)部科研資料實際調(diào)研分析，大部分為成果、獎勵和申報材料，形成此類現(xiàn)狀核心因素包含以下幾方面：一是課題研究過程中部分材料未能形成；二是部分科研項目研究耗損時間較長，結(jié)構(gòu)內(nèi)人員缺乏穩(wěn)定性，歸檔資料形式多，內(nèi)容具有一定復(fù)雜性；三是部分科研人員以泄露避免核心技術(shù)為由，未及時將相關(guān)文件資料遞交或者直接不上交這部分文件資料，如數(shù)據(jù)、推理計算過程等，影響科研檔案資料管理完整性。上述因素均增加企業(yè)科研檔案收集難度大，完整性無法保證現(xiàn)象[1]。

2）科研檔案管理方式滯后。新常態(tài)下，企業(yè)發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新改革，以此形成檔案數(shù)據(jù)體量大，對檔案信息歸檔、存儲等提出新挑戰(zhàn)。而傳統(tǒng)科研檔案管理方式滯后，特別是在檔案形式載體趨于多元化的情況下，更加無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展潮流。此外，由于企業(yè)對科研檔案管理重視程度不足，提供的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施保障不力，影響了檔案管理有效性，無法實現(xiàn)檔案管理信息化、智能化，阻礙了科研檔案管理水平提高。

3）企業(yè)科研檔案利用率低。按照現(xiàn)代企業(yè)檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，與其他檔案相比，企業(yè)科研檔案利用率較低，具有一定局限性，僅止步于技術(shù)人員撰寫論文和晉升職稱時查詢。上述現(xiàn)象主要是由于：一是部分科研檔案歸檔缺乏全面性，歸檔價值較低；二是相關(guān)人員對科研檔案認識不足，片面認為僅將其存儲完成即可，此種意識造成企業(yè)科研檔案開發(fā)應(yīng)用難；三是科研檔案成果與知識產(chǎn)權(quán)具有一定相關(guān)性，促使科研檔案人員對其進行過度保護，致使檔案利用率較低?？蒲袡n案無法發(fā)揮自身價值，不能高效應(yīng)用于科研生產(chǎn)實踐中，造成檔案資源浪費。

4）企業(yè)科研檔案管理缺乏復(fù)合型人才。企業(yè)科研檔案具有較強的專業(yè)性，要求檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)知識，而且需擁有豐富的管理實踐經(jīng)驗?，F(xiàn)階段，由于企業(yè)對科研檔案管理工作重視程度不足，配備檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不佳，多數(shù)檔案人員都只是因為工作需要而從事了檔案管理工作，沒有受系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，難以滿足新時期檔案管理需求，導(dǎo)致檔案管理人員實際工作成效大打折扣。

2 提高企業(yè)科研檔案管理水平的方法和途徑

1）做好企業(yè)科研檔案前端控制。若想從本質(zhì)上提高企業(yè)科研檔案管理水平，首先需保證檔案資料完整性，檔案管理人員需在立項初期與科研管理部門做好溝通及交流，做好全面配合，掌握年度科研項目總體規(guī)劃、所屬部門、年度完成內(nèi)容及指標、項目主要負責(zé)人等?？蒲许椖抗芾碇贫戎?，將科研文件材料形成和積累任務(wù)全面貫徹于各項目中，納入科研人員職責(zé)之一。項目開始初期，應(yīng)將科研項目歸檔說明宣貫至項目組中，促使其人員掌握歸檔范圍及要求，保證檔案管理制度透明度，保證科研人員明確實際目標。實際開展科研活動中，自行組織科研材料形成及積累，實現(xiàn)科研活動全生命周期資料收集管理，進而保證材料完整性及全面性。

2）加強企業(yè)科研檔案跟蹤管理。若想保證企業(yè)科研檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標準化，應(yīng)對科研檔案進行跟蹤管理，將其檔案管理及收集有效結(jié)合，制定完善的收集計劃及實施方案。掌握項目實際進展計劃，與科研管理部門建立良好的合作，形成合力，有效落實階段性檢查和每個年度項目檢查工作，了解各項目開展狀況、數(shù)據(jù)形成及項目下一環(huán)節(jié)安排工作，對合格的科研檔案實施預(yù)驗收，不合格需給予改善建議，對科研檔案實現(xiàn)全過程控制，實現(xiàn)歸檔層層落實，達成科研檔案管理及時性和準確性，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化。

3）做好科研檔案開發(fā)，提高檔案利用率。高質(zhì)量存儲檔案的核心目的在于高效利用檔案資料，積極開展科研檔案開發(fā)工作，正確認識檔案開發(fā)重要性，提高檔案利用率。企業(yè)科研檔案開發(fā)工作內(nèi)容包含以下幾方面：首先，科研檔案編目排序工作。企業(yè)科研檔案包含內(nèi)容較多，涉及專業(yè)學(xué)科較多，通常企業(yè)科研人員僅查閱檔案中小部分，對檔案信息查詢精準度提出較高地要求。因此，科研檔案管理人員需按照使用者實際需求，將科研檔案信息劃分類別，進行編目和排序。通過上述措施不僅有效存儲企業(yè)價值較高的科研檔案信息，有助于科研人員隨時查詢信息，而且提高科研檔案查找精準度。其次，對科研檔案信息進行深層次加工，有效開展科研檔案編研工作。企業(yè)科研檔案編研主要包含三個層次，一次信息編研屬于淺層次，并未變更其原有資料內(nèi)容的實施；二次編研主要基于淺層次上，將分散于不同項目、種類及載體信息，按照一定方式進行重新組合，實現(xiàn)信息管理系統(tǒng)化；三次信息編研是較高層次工作，主要是針對課題，充分利用企業(yè)科研檔案資料，積極開展檔案編研工作；最后，采取多種方式提供科研檔案信息服務(wù)。信息時代背景下，需積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)科研檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案信息服務(wù)采取網(wǎng)絡(luò)查詢、電話調(diào)檔等方式聯(lián)合實施。同時，構(gòu)建一體化科研檔案服務(wù)平臺，實現(xiàn)內(nèi)部檔案資源共享，并針對企業(yè)利用者賦予不同權(quán)限，不僅提高使用者利用檔案效率，而且保證檔案資源安全性[2]。

4）提高科研檔案管理人員綜合素養(yǎng)，打造復(fù)合型人才隊伍。科研檔案管理人員作為檔案管理直接實施者，其自身綜合素養(yǎng)與最終管理成效密切相關(guān)，由于企業(yè)對科研檔案管理重視度不足，未配備專業(yè)檔案管理人員，影響科研檔案管理有效性。為提高科研檔案管理水平，需重視檔案人員綜合素養(yǎng)培養(yǎng)，對檔案管理人員能力進行系統(tǒng)性評估，掌握其專業(yè)薄弱點，有針對性采取培訓(xùn)、講座等方式，豐富檔案管理人員知識體系，增強專業(yè)素養(yǎng)。同時，引入復(fù)合型管理人才，不僅具有良好的理論知識，而且具備豐富的管理經(jīng)驗，熟練操作計算機，為科研檔案管理隊伍注入新活力，實現(xiàn)一帶一、一幫一的目標，打造新時代復(fù)合型檔案管理隊伍，助力科研檔案管理水平的提高。

3 結(jié)束語

企業(yè)科研檔案作為科學(xué)技術(shù)儲備，是企業(yè)重要資產(chǎn)，需不斷采取有效措施，提高檔案管理水平，助力企業(yè)良好發(fā)展。因此，應(yīng)準確掌握科研檔案管理中存在問題，分析其形成因素，從多層次、多維度采取有效措施，促使檔案管理更具規(guī)范化、標準化，提高科研檔案管理水平。