大數據環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理現狀及改善策略

程 震

（山東省單縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274300）

事業(yè)單位的檔案都具有較高的秘密性與權威性，記錄了整個單位基本信息和發(fā)展過程，事業(yè)單位的優(yōu)先發(fā)展關乎國家各項工作的有效開展。在事業(yè)單位當中，人事檔案管理是一項重要工作，主要涉及對整個單位的職工檔案進行收集和保存，可以及時了解單位內部工作人員的實際情況，達到優(yōu)化內部組織結構的目的。但是現階段很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在著落后的問題，工作不規(guī)范、不科學、低效率，因此有必要積極思考相關的改進和提升策略，從而更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能。

1 新時期人事檔案管理工作的重要性

人力資源高質量發(fā)展離不開人事檔案管理工作這個基石。通過人事檔案管理工作可以將不同人才的基本信息記錄完整，為用人單位提供更多的信息參考。用人單位可以依照人事檔案內容了解人才過往的學習經歷、工作經驗、業(yè)績及品行道德，并以此作為錄用人才的可靠依據，為用人單位提供科學化的決策判斷。通過人事檔案可以直接反映人才的真實情況，只有全面加強人才檔案管理工作，才能高質量完善用人單位人力資源配置問題，使用人單位取得更好的發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理出現的問題

2.1 人才流動中的扣檔現象

事業(yè)單位是以聘用制的合同管理來印證檔案材料的合法性。我國法律規(guī)定，事業(yè)單位工作人員調動工作需解除與原單位的勞動關系，合同解除后原單位需在規(guī)定時間內調出其人事檔案并移交新單位，未確定新單位的，暫由戶籍所在地勞動部門保管。原用人單位以違約金、培訓費為由扣留事業(yè)單位人事檔案的行為均屬違法行為。用人單位應積極配合中斷勞動協(xié)議的員工開具相關證明，為調離的事業(yè)單位工作人員順利完成人事檔案的轉遞辦理相關材料。當下事業(yè)單位通過公開招考、高層次人才引進、選聘和調動等方式實現檔案的流轉，在聘期內個人單方面解除勞動合同，辭職所引發(fā)扣案成為事業(yè)單位防止人才流失的主要手段，嚴重影響人才的正常流動，造成人事檔案糾紛。

2.2 人事檔案管理的手段極為落后

信息技術快速發(fā)展，但整體的檔案管理與時代發(fā)展要求無法有效統(tǒng)一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業(yè)，沒有辦法引用專業(yè)的檔案管理軟件進行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復雜，無法在第一時間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內容的編輯與檢索，致使有關檔案資料更新速度緩慢，所有資料內容無法在第一時間完成信息化的轉變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現差錯，影響人事檔案的管理工作。

3 大數據環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理改善策略

3.1 提高人員素質

人事檔案管理人員是管理工作開展的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響到人事檔案管理工作的實效性?，F階段要以當前的崗位需求為前提制定專業(yè)化的培訓計劃，通過對人事檔案管理人員的培訓來強化人員知識體系與專業(yè)技能的更新，提升計算機操作和信息技術水平，滿足信息時代下人事檔案管理工作的基本需求。另外管理人員也要具備危機意識和學習意識，樹立終身學習的理念，充分地認識到信息技術在工作開展中的重要性，借助網絡平臺獲取學習資源，以此來適應當下激烈的市場競爭環(huán)境。除此之外，還應當強化管理人員的思想政治教育，在人事檔案管理工作實際開展的過程中要明確自身的崗位職責，增強管理人員的職業(yè)精神，通過一系列政策法規(guī)和法律知識的學習增強法治意識，避免在工作開展的過程中出現私自篡改檔案信息的情況，對單位的人事檔案管理工作造成影響。

3.2 加大軟硬件建設

人事檔案管理工作的搭建需要強化領導層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財力的支持。同時，還需要大量的人力資源對紙質內容進行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關部門借調一些業(yè)務能力較強的人才，集中進行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內容不詳的地方給予改進，并在電子檔案整理完畢后對相關的內容進行核對，強化檔案內容的完整性。特別是特殊時期，人事檔案異地網絡查詢的案例，為新時期人事檔案管理的信息化建設提供了實踐思路，通過推行“互聯(lián)網+”模式，實現人事檔案數據內容的遠程共享，甚至未來可以實現人事檔案外網資源互聯(lián)互通狀態(tài)，這樣就可以全面推動人事電子檔案的歸檔工作，實現全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發(fā)展、人才流動提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內容進行開發(fā)與利用，通過網站及數據庫等技術的應用，對檔案內容進行歸檔與分類，這樣才能確保信息內容查詢更快、更精準，實現檔案管理工作的深度開發(fā)。

4 結束語

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學使用的重要保障，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結合新時期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關人員應用更先進的技術形式來進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。