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      企業(yè)科技檔案電子文件整理芻議

      2021-04-14 18:55:31劉寶琴
      卷宗 2021年20期
      關鍵詞:文件類型文檔整理

      劉寶琴

      (重慶市軌道交通集團有限公司,重慶 401336)

      1 電子文件和電子檔案的異同

      企業(yè)經(jīng)營管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔,這兩種電子文件給紙質文件帶來了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進行修改,我們只需要對最終稿件進行保存即可。從廣義上對電子文件進行解釋就是在企業(yè)電腦中以文檔形式存在的文件,或是在企業(yè)內部網(wǎng)絡流傳的文件。各個部門將收集到的電子文件移交給檔案部門,由檔案部門對這些電子文件進行審核和判定合格后,就可以進行歸檔,歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。

      和電子文化相比,電子檔案不能隨意進行更改,而且不能隨意地選擇位置進行保存,也不能隨意地進行傳遞,其具有保密性和機要性,通常只能在特定的網(wǎng)絡系統(tǒng)上進行查閱,還需要在存儲庫中進行保存,還要盡量避免檔案出現(xiàn)失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財務相關的內容,對于這部分檔案的管理尤其需要慎重,對于泄露問題一定要做好預防措施。

      2 電子文件整理流程及要求

      2.1 編碼

      根據(jù)電子文件計算機管理的實際需要,賦予電子文件以新的檔號,確定新檔號編碼。其中,電子文件編碼結構為全宗號-類型-歸檔年度-文件號。電子文件存儲結構://全宗號/類型/歸檔年度/文件號/文檔流水號.文件類型/原始文件。其中,全宗號,為企業(yè)電子文件立檔編制代號,由類號+順序號組成。電子文件類型01、02、03、04、05、06、07、08等分別表示電子文檔、電子照片、電子音頻、電子視頻、電子數(shù)據(jù)庫、圖形設計文件、程序及網(wǎng)站等文件格式類型。歸檔年度由4位阿拉伯數(shù)字組成,如,2021。文件號則由5位數(shù)字組成順序號。網(wǎng)站文件中的系統(tǒng)、網(wǎng)站等復雜類型原始電子文件直接復制至文件號下保存;電子文檔、電子照片、電子視音頻等簡單類型電子文件則直接采用“文檔流水號.文件類型”的文件存儲結構。如,電子文件存儲結構:“//DH456/03/2011/00033/0005.WAV”,表示新中國成立后檔案456號全宗,音頻類,2011年度,00033文件中第五張音頻的存儲結構。再如,文件存儲結構://DH456/07/2018/00235/note.exe,表示新中國成立后檔案456號全宗,程序類,2018年度,00235文件的文件存儲結構。

      2.2 編目

      電子文件編碼完成后,還需對其進行檢索目錄編制,實現(xiàn)計算機智能檢索。因此,編碼流程結束之后,需要編制企業(yè)檔案檢索目錄,建立檢索系統(tǒng)。企業(yè)科技檔案電子文件編目包括案卷目錄、文件目錄、專門目錄和專題目錄等四類。在實際編目時,一方面,是綜合所有方面內容建立綜合電子文件目錄;另一方面,則是分類建立編目,如電子文檔目錄、電子照片目錄、電子音頻目錄、電子視頻目錄、電子數(shù)據(jù)庫目錄、圖形設計文件目錄、程序目錄及網(wǎng)站目錄等。相對而言,分類編目的,后期檢索更為便捷,尤其是隨著企業(yè)科技檔案電子文件逐年大幅增加的情形,運用分類編目更利于后期的檢索利用。

      2.3 掛接

      電子檔案掛接,是利用電子檔案在計算機中的名稱作為連接要素,在數(shù)據(jù)庫中將電子文件與其元數(shù)據(jù)聯(lián)系起來的過程。電子文件檢索目錄編制完成后,需要將目錄及電子文件掛接至計算機、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。需要通過設定具體的程序代碼,建立起電子文件與所對應的檔案目錄條目之間一一對應的邏輯數(shù)字聯(lián)系,以及通過哪個地址找到該電子文件,即,利用計算機實現(xiàn)電子文件的查找。其中,檔號檢索,可根據(jù)“全宗號-電子文件類型-電子文件歸檔年度-電子文件號”,定位尋址到該檔號下的科技檔案電子文件存址://全宗號/電子文件類型/電子文件歸檔年度/電子文件號/文檔流水號.文件類型/原始文件,并清晰地看到該地址中的所有電子文件。

      3 電子文件整理效果

      3.1 提升檔案檢索質效

      企業(yè)科技檔案電子文件整理是將原本無序狀態(tài)電子文件整理成有序。經(jīng)整理,使電子文件信息存儲更密集、攜帶更便捷、處理更靈活、集成更多元,有效解決了傳統(tǒng)紙質檔案查詢難、復制難、傳遞難等問題,經(jīng)整理后的電子文件使企業(yè)檔案管理質效發(fā)生根本變化。

      3.2 便于檔案前端控制

      傳統(tǒng)模式下,企業(yè)科技檔案管理多屬末端管理,處于被動輔助地位。隨著信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用,檔案工作與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃聯(lián)系日益緊密,作用更加凸顯。通過電子文件整理,將末端管理關口前移,從企業(yè)電子文件的制作、傳遞及收集等環(huán)節(jié),將末端管理變?yōu)榍岸丝刂?,顯著提升了電子文件歸檔質量。

      3.3 利于檔案資源開發(fā)

      優(yōu)質、高效的企業(yè)電子信息數(shù)字資源是企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展、經(jīng)營和管理決策的重要參考依據(jù)。電子文件具有紙質文件難以比擬的優(yōu)勢。因此,打牢企業(yè)電子文件整理這一基礎,規(guī)范企業(yè)電子文件整理,統(tǒng)一電子文件格式,建立電子文件內在信息聯(lián)系,便于企業(yè)科技檔案利用,將為企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造條件,增強企業(yè)市場競爭力,產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益。

      3.4 利于檔案數(shù)據(jù)安全

      安全是企業(yè)科技檔案管理的生命線。電子文件的載體及保存環(huán)境的不穩(wěn)定性,存在易被篡改、偽造、刪除、非法訪問、失泄密等薄弱環(huán)節(jié)。通過本地備份、同城備份及異地備份,為電子文件管理筑牢安全屏障,保證企業(yè)科技檔案信息安全。

      4 結束語

      大數(shù)據(jù)、云計算時代,無紙化、信息化辦公成為企業(yè)檔案管理常態(tài),由此產(chǎn)生了大量企業(yè)科技檔案電子文件。從電子文件的含義來看,企業(yè)科技檔案電子文件(以下簡稱“電子文件”)主要包括文本文件、程序文件、音像文件、圖像文件,還包括超媒體鏈接文件等。結合企業(yè)檔案電子文件特點,做好企業(yè)科技檔案電子文件整理工作,對發(fā)揮企業(yè)科技檔案價值,提升企業(yè)市場競爭力具有積極的現(xiàn)實意義。

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