檔案管理信息化建設(shè)探析

楊凱杰

（萊陽市檔案館，山東 萊陽 265200）

當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)各個領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，對我國社會主義經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程產(chǎn)生了巨大而深遠(yuǎn)的影響，信息應(yīng)用的重要性逐漸凸顯出來。檔案管理作為承載企事業(yè)單位信息服務(wù)的重要載體之一，逐漸受到人們的高度重視。如何將新的信息化檔案發(fā)展理念作為重要依托，積極推進(jìn)檔案管理信息化體系建設(shè)，構(gòu)建新的信息化檔案管理模式，已成為企事業(yè)單位相關(guān)檔案工作人員重點(diǎn)和密切關(guān)注的問題之一。

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1）永久性保存相關(guān)檔案資源。在構(gòu)建現(xiàn)代檔案信息體系的過程中，由于各類檔案以多種電子和數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行呈現(xiàn)，因此對這些檔案管理信息的采集收錄、存儲和使用等環(huán)節(jié)都完全依靠信息網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行，可以大大提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)對檔案信息資源的及時優(yōu)化與綜合利用，從而永久性地保存相關(guān)檔案資源。

2）提升檔案管理的有效性。對于檔案管理工作而言，其在不斷發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量信息資料，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，部分檔案管理單位、部門為了能有效使用大量檔案管理資源，需要通過復(fù)雜的操作程序來進(jìn)行資料查詢和管理。在構(gòu)建檔案信息服務(wù)體系后，人們對檔案的資源查詢和信息借閱方式會更加便捷，能有效地提高對檔案信息資源的綜合利用率。

3）轉(zhuǎn)變管理方式。在信息時代中構(gòu)建檔案管理信息化體系，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變成電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化保存管理，這不僅能夠有效降低保存檔案資料的難度，也能有效減少環(huán)境對檔案管理、保存的不良影響，確保檔案資料管理的完整性。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）平臺使用率過低。在深入開展檔案管理信息化體系建設(shè)的過程中，部分檔案單位積極結(jié)合自身實(shí)際工作情況，研究制定了各項(xiàng)檔案建設(shè)政策措施，并引入了很多相應(yīng)的檔案管理模式，取得了眾多新成果[1]。但是在實(shí)際體系建設(shè)的工作過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理信息化體系缺乏明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等情況，由于各建設(shè)單位檔案管理信息化體系建設(shè)情況不盡相同，因此在組織人員開展檔案管理信息化工作的過程中，難以實(shí)現(xiàn)國家統(tǒng)籌檔案管理和總體規(guī)劃的工作目標(biāo)，對檔案管理信息化體系建設(shè)和日常檔案管理工作均產(chǎn)生不良影響，從而導(dǎo)致信息管理平臺使用率較低，自身發(fā)展緩慢。

2）沒有足夠的重視。很多單位的檔案管理人員并未充分認(rèn)識到檔案管理信息化體系建設(shè)的重要性，也難以考慮到其發(fā)展的需求，因此在檔案管理信息化建設(shè)過程中，效果不夠理想，難以為單位對檔案信息資源的及時優(yōu)化提供便利，直接影響檔案體系的綜合協(xié)調(diào)發(fā)展。

3 檔案管理企業(yè)信息化體系建設(shè)的有效實(shí)施策略

1）提升對信息化建設(shè)的重視度。要想有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，需要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展，幫助管理者起到良好的輔助決策作用。首先，單位需要重視檔案管理在信息化建設(shè)過程中的軟硬件設(shè)施投入，在為信息化檔案管理建設(shè)提供良好環(huán)境的同時，充分發(fā)揮信息化檔案管理的實(shí)際作用和價值。其次，單位需要維護(hù)和更新信息化檔案管理，確保相關(guān)信息檔案平臺能夠符合單位的實(shí)際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應(yīng)時代發(fā)展。

2）健全制度機(jī)制。常言道“無規(guī)矩，不成方圓”，單位需要健全信息化管理機(jī)制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。通過綜合分析檔案管理信息化體系建設(shè)的大背景，可以發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作之間存在明顯的成本差異，前者能夠?yàn)閱挝幻黠@縮減運(yùn)營成本。在具體建設(shè)工作中，各單位部門需要及時結(jié)合電子檔案的實(shí)際使用情況對管理體系加以優(yōu)化調(diào)整，進(jìn)而逐步構(gòu)建更加完善的綜合管理體系，逐步提升單位檔案管理部門的工作效能。

3）注重對檔案信息資源的安全防護(hù)。在深入開展檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化體系建設(shè)的過程中，單位一定要積極加強(qiáng)檔案管理安全系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，檔案信息安全面臨著被盜、惡意破壞、遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊等威脅，因此日常管理中，我們要不斷加強(qiáng)對檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)，引進(jìn)數(shù)字密碼安全驗(yàn)證、指紋編碼驗(yàn)證、數(shù)字簽名等多種數(shù)字安全驗(yàn)證技術(shù)，建立安全的網(wǎng)絡(luò)防火墻，配備專業(yè)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理員，確保檔案材料的安全性和保密性。

4）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各單位必須充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，加快推進(jìn)檔案管理信息化相關(guān)基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施建設(shè)，對各項(xiàng)基礎(chǔ)工作不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，引入先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)，才能充分發(fā)揮檔案信息技術(shù)的重要支撐作用，推動檔案管理工作的穩(wěn)定健康發(fā)展[2]。一方面，要繼續(xù)加強(qiáng)對先進(jìn)管理人才的引入，在專業(yè)人才的技術(shù)支撐下建立檔案信息化安全服務(wù)體系，逐步提高檔案管理的專業(yè)性、安全性。另一方面，要及時結(jié)合檔案管理工作的開展需求，不斷加大技術(shù)研發(fā)力度，加快構(gòu)建一套檔案管理信息化研發(fā)體系，為推進(jìn)檔案信息化體系建設(shè)提供技術(shù)服務(wù)，促進(jìn)技術(shù)水平不斷穩(wěn)步提高。

5）將企業(yè)檔案管理信息化與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式相結(jié)合。近年來電子技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)科技得到不斷普及與推廣，其均對大眾生活方式產(chǎn)生了巨大影響。在這種發(fā)展形勢下，檔案信息化管理模式逐漸替代了傳統(tǒng)人工管理模式，使其工作效率實(shí)現(xiàn)跨越式提升。但是即便信息化管理模式逐漸得以推廣普及，多數(shù)單位依舊以傳統(tǒng)管理手段為主，并且其檔案管理信息化體系建設(shè)是循序漸進(jìn)的，因此要將兩者相結(jié)合，逐步讓檔案管理工作朝向信息化邁進(jìn)。另外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理環(huán)節(jié)趨于復(fù)雜、多樣化，部分單位在檔案信息化管理過程中，只是簡單使用了基礎(chǔ)的信息管理模式，難以對其及時更新、完善，因此相較而言，其管理技術(shù)依舊滯后。所以，單位應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使傳統(tǒng)的檔案管理人員了解檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施（如電腦）配備及維護(hù)知識，掌握檔案管理信息化的方法，并努力使檔案管理人員將傳統(tǒng)的檔案管理與檔案管理信息化進(jìn)行結(jié)合，逐步向信息化過渡。并且，為了更好跟上整個單位的信息化發(fā)展進(jìn)度，滿足檔案使用者高端化層次的需要，檔案管理部門一定要解放思想，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，積極完善檔案管理信息化體系，能夠?yàn)橥七M(jìn)對檔案信息資源的綜合利用提供相應(yīng)的技術(shù)支持，對促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。因此，各單位一定要認(rèn)真結(jié)合實(shí)際情況積極開展檔案管理工作，并將信息管理技術(shù)廣泛應(yīng)用在檔案管理環(huán)節(jié)中，確保檔案信息化管理能夠?yàn)閱挝粍?chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益[3]。