文書檔案管理化信息建設(shè)利用率和安全保護策略

石 佳

（珠海格力房產(chǎn)有限公司，廣東 珠海 519000）

隨著大數(shù)據(jù)時代到來，文書檔案從傳統(tǒng)書面形式逐漸轉(zhuǎn)成信息化檔案，信息化文檔方便快捷，容易管理，檔案收集難度直線下降，紙質(zhì)版的保存空間大維護難等問題輕松解決，并且不會因為辦公地點的不統(tǒng)一而導(dǎo)致其效率低下。但需要關(guān)注的是，在檔案信息化進程中，傳統(tǒng)管理模式下的規(guī)則依舊“堅如磐石”，新事物的改革并沒有完全突破原有傳統(tǒng)，但從所處時代來看，檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨。從傳統(tǒng)到革新，如何解決信息安全問題，提高信息化建設(shè)的利用率，將成為下一步工作重點內(nèi)容。

1 檔案信息化

1）具體含義。文書檔案的信息化本質(zhì)是公司管理檔案的人員，用數(shù)字信息對公司內(nèi)部用紙張記錄的資料、檔案乃至影像、照片、錄音進行處理，使之變成易于存儲的數(shù)字信息，給公司內(nèi)部建立專屬于自己的信息庫。

2）優(yōu)勢。將檔案錄入建立信息庫，再用信息庫開展接下去的內(nèi)容，如：建立檔案檢索詞條和搜索引擎、構(gòu)建公司內(nèi)部的信息網(wǎng)。節(jié)省紙質(zhì)版的空間內(nèi)容，快捷性、系統(tǒng)性和科學(xué)化的管理模式，以及低成本、高效率等優(yōu)點得到使用者高度重視。我國企業(yè)的檔案建設(shè)和管理，還處于初級階段，在這個數(shù)據(jù)充斥著各行各業(yè)和國人的日常生活中的現(xiàn)狀，建立數(shù)據(jù)檔案的國情優(yōu)勢不可忽略。數(shù)據(jù)檔案還可以將隱藏在深處的問題用一種直觀的，全面的方式展現(xiàn)在所有人面前，能在短暫時間內(nèi)解決問題，提升服務(wù)水平，降低人員配置的資金成本，提升工作效率，會是順應(yīng)大時代潮流的發(fā)展。

2 信息化的利用率

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件，應(yīng)當明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)置至少一名專職人員具體管理[1]，應(yīng)在各個部門科室配備兼職人員輔助管理。檔案資料必須由單位檔案部門統(tǒng)一管理不應(yīng)長期存放、積壓于相關(guān)業(yè)務(wù)部門和沒有設(shè)置檔案室的基層單位。這些部門的人員，作為兼職檔案管理，必須經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，形成準們的職業(yè)素養(yǎng)，熟練快速地將公司數(shù)據(jù)檔案歸類，分項目保存。

多企業(yè)在檔案信息化的進程中只注重硬件提升卻忽視了相關(guān)管理制度的制定與實施，導(dǎo)致效果不佳。企業(yè)可以從下兩個方面著手，一方面投入資金購置良好的儲存設(shè)備，另一方面尋求足夠更加安全的數(shù)據(jù)庫以及更先進的管理軟件。檔案管理不僅僅是新建一個相關(guān)部門給予新的權(quán)責，而是需要企業(yè)所有部門配合改進，因此在獲得足夠的基礎(chǔ)技術(shù)支持后，需要制定從企業(yè)整體出發(fā)綜合考慮多方面的管理制度。

1）加強專項人才。為了企業(yè)檔案信息化的規(guī)范發(fā)展，應(yīng)當提高檔案管理人員的準入門檻[2]，不僅需要相關(guān)專業(yè)的管理領(lǐng)導(dǎo)人員，也應(yīng)當在企業(yè)日常管理中規(guī)范檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力于整體提升企業(yè)所有檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)。日常培訓(xùn)需要涵蓋相關(guān)政策法規(guī)，以及企業(yè)自己制定的管理方法，也需要與時俱進地學(xué)習(xí)新的檔案管理軟件技術(shù)，提升必需的硬件支持，做到理論與實踐共同進步，培養(yǎng)出滿足企業(yè)檔案管理長遠發(fā)展的高端人才。

2）推技術(shù)應(yīng)用。檔案管理人員利用這些對檔案數(shù)據(jù)進行高效整理，編寫檢索目錄，精簡內(nèi)容進行高精度、可靠的統(tǒng)計。這些都需要企業(yè)擁有計算機云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)等。與此同時企業(yè)也必須建立完善的安全管理制度。需要高安全性的防病毒體系，重要的機密文檔數(shù)據(jù)可以使用特殊儲存介質(zhì)進行物理隔離，日常管理中可以建立訪問身份驗證機制，權(quán)責對應(yīng)，對重要文件必須加密操作保存。

3）策略。（1）提高管理團隊的專業(yè)素質(zhì)。為了提升檔案管理人員的能力，培養(yǎng)出高能力、高素質(zhì)的人才隊伍以應(yīng)對愈發(fā)重要的檔案管理工作。企業(yè)不僅需要科學(xué)的培訓(xùn)活動，同時應(yīng)設(shè)立規(guī)范的考核制度，如激勵制度，可以激發(fā)管理人員和從業(yè)人員的積極性。這對他們的個人專業(yè)技能提升和團隊合作能力提升都大有益處。（2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更加簡便且更便于進入深度分析。第一步需要檔案管理人員對數(shù)據(jù)進行收集和整理，對已完結(jié)的數(shù)據(jù)要技術(shù)歸檔，需要對檔案的類型合理分類，對檔案的時間及內(nèi)容進行詳細記錄，并進行必要的編碼工作，方便后續(xù)查詢在分析，第二步需要對已經(jīng)進行編碼、整理的數(shù)據(jù)定期檢查，及時更新維護。

3 安全保護策略

事物的發(fā)展新從來都是有利有弊，信息時代自然也不是例外。大數(shù)據(jù)時代給生活帶來便捷、快速的同時，獨屬于這些優(yōu)勢的弊端和隱患也慢慢顯現(xiàn)。數(shù)據(jù)的連接往往牽一發(fā)而動全身，數(shù)據(jù)的信息內(nèi)容遠不只眼前一臺電腦或者公司內(nèi)部的硬件設(shè)施那么簡單明了。信息泄露，對一個國家而言，數(shù)據(jù)安全儼然成為首要問題。機關(guān)單位等軍事、政治、醫(yī)療各個角落都有對數(shù)據(jù)的深度應(yīng)用。嚴格的管控，監(jiān)督，必不可少。

1）檔案信息的安全保密。（1）對檔案數(shù)據(jù)本身。檔案的保密應(yīng)該遵守一定的規(guī)則。保密的程度和等級應(yīng)該被區(qū)分開來。不只是把重點放在保密本身，而是將想要保密的文檔和數(shù)據(jù)內(nèi)容進行分類歸納，這樣既可以不用花費大量時間對一些無關(guān)緊要的內(nèi)容付出過多的人力、物力、財力，又能保證不同企業(yè)之間信息的互相滲透和借鑒，更好的服務(wù)合作，尋求共同的，快速的發(fā)展。針對最高級別的保密文件，應(yīng)該系統(tǒng)性的全方位加密，同時匹配最高級別的加密準則，制定嚴格的保密原則。從數(shù)據(jù)的錄入、保存、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)都力求嚴格遵守保密規(guī)定準則。保密級別低的文件，則可以采取不同的保密辦法。數(shù)據(jù)文檔進行有次序的分離、挑選，是一個龐大的工程。對篩選過程中的工作人員數(shù)量、素質(zhì)、工作內(nèi)容設(shè)定等內(nèi)容，應(yīng)該明確。篩選過程中的技術(shù)支持也很重要，落實篩選和檢索方法，不應(yīng)是大量安全方法的堆積，而是針對性地采用不同的技術(shù)。錄入后數(shù)據(jù)庫內(nèi)，大量數(shù)據(jù)的大量檢索內(nèi)容，包括文件內(nèi)容的第二次保存和管理依舊要解決。（2）對接處數(shù)據(jù)的人員。除去對數(shù)據(jù)文件的本身進行保密以外，在將紙質(zhì)版的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫中，人員配置十分重要。工作人員必須保證對數(shù)據(jù)內(nèi)容守口如瓶，并且可以準確無誤的，不隨意更改刪減的完整錄入。除去保證數(shù)據(jù)真實完整，還要對工作人員進行制約，規(guī)范行為。同時，紙質(zhì)版檔案的處理問題也是不容忽視的。

2）制定法規(guī)。企業(yè)檔案管理信息化的標準化進程中必須依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，需要明確相關(guān)從業(yè)人員對應(yīng)的法律義務(wù)和權(quán)力。國家新頒布的知識產(chǎn)權(quán)保護法對原始檔案、編研作品進行了新的規(guī)范，對其所有權(quán)和使用權(quán)的范圍也進一步規(guī)定，因此在企業(yè)檔案信息化過程中更需要與涉及立檔工作的各部門協(xié)調(diào)。在參考檔案信息化管理規(guī)定的同時也需要考慮計算機行業(yè)有關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)的法律法規(guī)。這些標準的執(zhí)行程度決定了檔案信息平臺的質(zhì)量。國家出臺的法律法規(guī)，正是為了在信息化時代建立檔案管理信息化的統(tǒng)一標準，因此對于相關(guān)法律法規(guī)和標準體系的研究也是企業(yè)長遠發(fā)展需要持續(xù)了解學(xué)習(xí)的。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)的利用率還要提高，各個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身硬件軟件條件，制定專屬于自己的建設(shè)計劃，同時還要注意數(shù)據(jù)檔案的安全性，不能頭重腳輕，偏重任何一方面。企業(yè)必須有決心和堅持下去的勇氣，使得檔案信息化的進程不斷推進和完善。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的已經(jīng)為文書檔案的信息化提供了便利條件[3]，應(yīng)該抓住機會，使信息化建設(shè)更進一步。