電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合探究

劉 娜

（滕州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 滕州 277599）

與現(xiàn)代化的電子檔案管理模式相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在時(shí)間較長(zhǎng)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理的工作量不斷提高，且檔案提取的效率要求越來(lái)越高。傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，已經(jīng)影響了檔案管理工作的效率。認(rèn)真分析電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊，尋找二者的相同點(diǎn)與不同點(diǎn)，利用有效的方式推進(jìn)二者融合，共同作用于檔案管理工作的優(yōu)化，是每一位檔案管理工作人員探究的重點(diǎn)。

1 電子檔案管理利弊分析

首先，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。其一，電子檔案管理的效率相對(duì)較高。從電子檔案管理手段來(lái)看，管理者可以在明確個(gè)人需求的情況下以最快的速度找到所需要的檔案資料，管理者也能夠結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，利用軟件完成分類與整理工作。在電子檔案管理模式中，檔案資源的信息化處理和網(wǎng)絡(luò)化使用更為方便，管理效率明顯提高。利用電子檔案管理系統(tǒng)，有效存儲(chǔ)電子檔案信息，分類整理電子檔案信息，在有需求時(shí)快速提取，是電子檔案管理的重要模式，也是當(dāng)前應(yīng)用最廣的模式之一。其二，電子檔案管理成本相對(duì)較低。與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，電子檔案管理模式中，檔案信息的存儲(chǔ)和管理都以網(wǎng)絡(luò)化或信息化的方式完成。這樣的管理方式，共享了電子檔案信息，也讓電子檔案信息的調(diào)用，突破了時(shí)間和空間的限制。不僅優(yōu)化了管理流程，還極大地降低了檔案信息的管理成本，讓檔案的存儲(chǔ)管理和使用流程更加順暢。

其次，電子檔案管理的不足。其一，電子檔案管理模式具有安全隱患。在諸多檔案管理優(yōu)勢(shì)之中，電子檔案管理模式的安全性一直為管理者所擔(dān)憂。因以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，為媒介收集整理和調(diào)用檔案信息，致使電子檔案管理工作的安全隱患較多。特別是公共檔案在分享和調(diào)用的過(guò)程中，因缺少管理權(quán)限，會(huì)致使機(jī)密資源泄露。加之當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性，黑客的攻擊、病毒的入侵都會(huì)影響檔案資料最終的完整性。其二，電子檔案管理模式的依賴性較高。在利用電子檔案管理模式的過(guò)程中，管理者必須要依靠硬件設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)，也要依靠與檔案管理相關(guān)的軟件系統(tǒng)。除此之外，還需要互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的支持。在電子檔案管理過(guò)程中，如果硬件設(shè)施出現(xiàn)問(wèn)題，很容易影響檔案信息的完整性。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)影響電子檔案信息的管理效率，使管理成果遠(yuǎn)不及預(yù)期。此外，電子檔案管理所依賴的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)需要及時(shí)更新，定期維護(hù)。電子檔案管理模式雖在一定程度上降低的成本，但花費(fèi)在硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)上的費(fèi)用并不低。

2 傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

首先，傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。其一，傳統(tǒng)檔案更有利于原件的保存。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的原件是極為重要的資源，必須要合理保存。也正是因?yàn)槿绱耍瑐鹘y(tǒng)檔案管理工作者需要有相對(duì)專用的工作場(chǎng)所，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求較高。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案原件保存質(zhì)量相對(duì)較高，且保存時(shí)間長(zhǎng)。具有特殊意義的檔案原件，格外需要保護(hù)。傳統(tǒng)檔案管理模式，能夠在最大程度上保護(hù)檔案原件的安全和使用質(zhì)量。其二，傳統(tǒng)檔案管理流程周全。在傳統(tǒng)檔案管理模式中每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的要求和嚴(yán)格地執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。以檔案的借用為例，在借用檔案時(shí)，不僅要說(shuō)明借用理由、借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間，還要統(tǒng)計(jì)其他諸多信息。保證檔案資源在調(diào)用過(guò)程中的安全，明確檔案資源的去向。

其次，傳統(tǒng)檔案管理的不足。其一，傳統(tǒng)檔案管理工作場(chǎng)所要求高。從傳統(tǒng)檔案管理的大環(huán)境來(lái)說(shuō)，檔案存儲(chǔ)地對(duì)濕度和溫度要求較高。因此，檔案管理工作場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)具備充足的除濕設(shè)備和加熱設(shè)備，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案存放地恒溫的目標(biāo)。其二，傳統(tǒng)檔案管理成本高。為了達(dá)到檔案保管場(chǎng)所的特殊要求，需要在相關(guān)設(shè)備上投入較多資金。這一部分資金，是為保證檔案材料安全性而無(wú)法省去的。也正是因?yàn)槿绱?，傳統(tǒng)檔案管理的成本較高。除了檔案管理場(chǎng)地與必要設(shè)施的投入，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，還需要更多的人員配合。人員成本、環(huán)境維護(hù)成本等，讓檔案管理成本大幅度提升。

3 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的整合分析

3.1 推進(jìn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共存

傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的共存，是檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。二者可以共存，是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理和電子檔案管理有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。電子檔案，是由紙質(zhì)檔案發(fā)展而來(lái)的，是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存在形式。每一個(gè)檔案管理工作者在接收到檔案時(shí)，都需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，再對(duì)電子檔案加以分類和管理。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案是共同存在的。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化和數(shù)字化處理，是為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。在社會(huì)生產(chǎn)和生活節(jié)奏不斷加快的今天，人們?cè)絹?lái)越適應(yīng)信息化特點(diǎn)，對(duì)電子檔案的重視度更高。但電子檔案所存在的缺點(diǎn)，讓紙質(zhì)檔案與之共存的意義越來(lái)越大。電子檔案容易因安全問(wèn)題遭到損壞，而紙質(zhì)檔案在合理保存過(guò)程中不易損壞，且能長(zhǎng)期存在。將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，相互提供保障，有利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.2 促進(jìn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的互動(dòng)

在紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，使之相輔相成，發(fā)揮更大的作用，提高檔案管理的水平，有利于檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理?yè)碛袃蓚€(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，擁有各自的特點(diǎn)。在優(yōu)勢(shì)相互配合的前提下，推進(jìn)檔案管理工作，能夠極大提高檔案管理的工作效率，也能對(duì)未來(lái)檔案管理工作發(fā)展方向產(chǎn)生積極影響。將傳統(tǒng)檔案管理中的專業(yè)人員與電子檔案管理現(xiàn)代化手段相結(jié)合，對(duì)檔案管理工作的影響不言而喻。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在探究電子檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式融合的實(shí)踐中，檔案管理?yè)碛辛巳碌墓ぷ髂Ｊ胶凸芾硇问?。檔案管理的效率提高，成本降低。傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各自有優(yōu)勢(shì)和不足，要切實(shí)提升檔案管理的綜合水平，就應(yīng)當(dāng)把握好二者的優(yōu)勢(shì)。以強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合的方式，融合電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的整體優(yōu)化。