關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

劉 軍

（大足石刻世界文化遺產(chǎn)旅游開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，重慶 402360）

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1）檔案存儲(chǔ)安全性問(wèn)題。通常情況下，在檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，檔案的安全存儲(chǔ)是非常大的隱患。因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)存在安全隱患，這也導(dǎo)致檔案信息化過(guò)程中，會(huì)使用到網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)硬件，存在受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊以及人為損壞等安全隱患，還可能受到別有用心的人的非法盜取，使得檔案存在一定的安全隱患，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、竊取、篡改等問(wèn)題。

2）檔案遠(yuǎn)程利用問(wèn)題。在當(dāng)前檔案信息化管理過(guò)程中，遠(yuǎn)程利用是非常重要的環(huán)節(jié)，也是在信息化建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)。但是在遠(yuǎn)程利用過(guò)程中還存在著保密管理、信息公開等問(wèn)題。首先，檔案在公開過(guò)程中可能會(huì)延遲。檔案信息化管理需要具有完整性、廣泛性以及涉密性特點(diǎn)，對(duì)于一些重要信息的公開需要一定的條件。但是實(shí)際工作中還沒(méi)有達(dá)到和落實(shí)，在檔案保密和公開過(guò)程中會(huì)受到較多的限制。其次，檔案信息化遠(yuǎn)程利用比較少，檔案信息主要通過(guò)圖片、文字等方式進(jìn)行保存和管理，然而在對(duì)這些信息資料保存過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的格式，很多檔案信息不夠規(guī)范，利用起來(lái)比較困難。最后，沒(méi)有建立完善的遠(yuǎn)程利用機(jī)制。當(dāng)前在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理信息化還沒(méi)有完善的機(jī)制，要落實(shí)還有很長(zhǎng)的路要走，檔案信息化遠(yuǎn)程利用沒(méi)有落實(shí)，與檔案信息化管理存在脫節(jié)。

3）檔案信息資源利用率較低。在檔案信息化建設(shè)中，還沒(méi)有充分利用好網(wǎng)絡(luò)資源。由于傳統(tǒng)檔案管理的方式和理念深入人心，在檔案管理中重視保管，但是利用的比較少。然而檔案信息化管理中，與傳統(tǒng)的管理方式存在非常大的區(qū)別，可以更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和高效傳輸，在檔案管理中需要重視資源利用，使得檔案資源可以更好的為社會(huì)服務(wù)。但是在實(shí)際管理過(guò)程中，很多單位重點(diǎn)還是放在檔案的保存中，對(duì)資源的利用率比價(jià)低，也就不能有效的體現(xiàn)出檔案信息化管理的價(jià)值。

2 檔案信息化建設(shè)的措施

1）完善檔案管理信息系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，信息化管理系統(tǒng)是非常重要的平臺(tái)，通過(guò)專業(yè)的系統(tǒng)可以發(fā)揮出檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。因此在檔案管理過(guò)程中可以與信息技術(shù)公司合作建立檔案信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)管理系統(tǒng)可以更好的規(guī)范檔案管理人員，使得檔案管理規(guī)范化。在檔案管理信息系統(tǒng)中，將紙質(zhì)的檔案逐漸轉(zhuǎn)化成為電子檔案，并建立相應(yīng)的權(quán)限，不同的權(quán)限獲得的訪問(wèn)權(quán)限也是不同的。在訪問(wèn)過(guò)程中也會(huì)有訪問(wèn)記錄，防止外部人員對(duì)檔案進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和篡改等現(xiàn)象，也可以避免出現(xiàn)系統(tǒng)病毒，對(duì)檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。在檔案信息管理系統(tǒng)中，還要定期進(jìn)行維護(hù)，對(duì)出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，做好系統(tǒng)升級(jí)，保證檔案管理更加可靠、安全。

2）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。在檔案信息化管理中，需要切實(shí)可行的制度進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，建設(shè)規(guī)范的管理制度，是非常有必要的。單位要認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的必要性，并指導(dǎo)檔案管理部門建立和檔案信息化管理制度，從而規(guī)范檔案管理工作，使得各個(gè)環(huán)節(jié)都可以更好落實(shí)，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作和責(zé)任。如，在檔案信息建立、保存以及檔案利用過(guò)程中，應(yīng)該按照管理制度進(jìn)行，這樣可以更好的約束檔案工作人員以及檔案的使用者。在檔案管理制度建立中還應(yīng)制定懲罰機(jī)制，對(duì)檔案工作者在實(shí)際工作者由于疏忽和失誤導(dǎo)致的問(wèn)題，造成不良后果的要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，嚴(yán)肅處理在工作中不負(fù)責(zé)，缺乏責(zé)任心的行為，使得每個(gè)檔案管理人員都可以樹立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格要求自己，提升檔案管理的規(guī)范化。

3）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立需要具有非常強(qiáng)的信息獲取功能，可以高校的收集信息數(shù)據(jù)，挖掘信息的價(jià)值，作為檔案信息庫(kù)非常重要的儲(chǔ)備資源，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)可以更好的建立檔案數(shù)據(jù)管理體系。在數(shù)據(jù)庫(kù)建立過(guò)程中，需要從各個(gè)方面進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集，全面整合資料，對(duì)獲取的資料進(jìn)行分析，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案檔案管理過(guò)程中，應(yīng)鼓勵(lì)更多的部門和成員加入到檔案信息庫(kù)的建立，只有集合全體人員的力量，使得每個(gè)人都可以引起重視，積極的參與，才能獲得更豐富的數(shù)據(jù)資料。如，在檔案信息數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，可以將這些數(shù)據(jù)信息作為數(shù)據(jù)庫(kù)資源的一部分，數(shù)據(jù)庫(kù)資源可以更加豐富，形成源源不斷的數(shù)據(jù)資源。其次，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作中還要具有一定的分類功能，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分類，分類是為了更好的利用，給人們提供更好服務(wù)。

4）做好檔案信息利用工作。在檔案信息化管理過(guò)程中，隨著信息技術(shù)的利用，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，這對(duì)于檔案信息的利用是非常有利的。檔案的管理最終還是藥服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)更多人員，如果不加以利用就會(huì)失去價(jià)值，通過(guò)檔案管理信息化可以拉近檔案管理工作與檔案使用者的距離。當(dāng)前，我國(guó)在檔案信息管理過(guò)程中，還存在著各個(gè)部門人員合作度不夠，檔案信息的利用率比較低，因此可以提出以下三點(diǎn)措施解決。首先，建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，管理人員從整體角度實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，提高資源利用率。其次，通過(guò)建立檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使得使用者可以更方便的查詢到相關(guān)資料，而檔案管理人員也可以更容易上傳資料，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理模式。最后，檔案管理部門制定合理的制度，使得員工可以積極的交流與參與，提升檔案的利用率，更好的為單位服務(wù)。在檔案管理過(guò)程中，還要重視審查工作，對(duì)檔案的名稱、來(lái)源、作者等進(jìn)行清晰標(biāo)注，方便使用者查詢。在查詢過(guò)程中，為了保證檔案的安全性，也應(yīng)該存在查詢記錄。

5）建立有效的遠(yuǎn)程查閱體系。首先，在檔案管理過(guò)程中，遠(yuǎn)程查詢服務(wù)是檔案管理信息化非常重要的一個(gè)部分。通過(guò)建立檔案網(wǎng)站和平臺(tái)，建立公開檔案資料，逐步推動(dòng)檔案的共享。其次，加強(qiáng)檔案信息遠(yuǎn)程的服務(wù)能力。在檔案信息中，明確各種信息的公開級(jí)別，做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)和程序，這樣可以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。在對(duì)資源整合過(guò)程中，應(yīng)積極收集更多的資源，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。再次，利用線下資源對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行補(bǔ)充，不僅是在網(wǎng)絡(luò)中，在線下也應(yīng)該收集更多檔案資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行確認(rèn)，提升檔案遠(yuǎn)程查詢服務(wù)的功能。最后，異地檔案查閱過(guò)程中，需要出具相關(guān)證明，不斷創(chuàng)新檔案利用和查詢的方式，加強(qiáng)合作交流，更新檔案數(shù)據(jù)，明確管理的手段和方法。通過(guò)信息技術(shù)和功能，實(shí)現(xiàn)檔案證明已傳真和打印的方式傳輸，這樣可以為人們提供更方便的服務(wù)，提升檔案遠(yuǎn)程利用的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息化背景下，檔案作為非常重要的資源，在管理中也要與時(shí)俱進(jìn)，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理信息化。因此應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，摒棄傳統(tǒng)的管理方式，利用網(wǎng)絡(luò)更好的實(shí)現(xiàn)檔案的保存，數(shù)據(jù)的收集和存儲(chǔ)等，重視檔案的利用，構(gòu)建檔案信息化管理體系，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，從而提升檔案管理信息化的水平。