林業(yè)科技檔案管理特點(diǎn)及強(qiáng)化策略

王新英

（山東省臨沂市蒙陰縣林業(yè)局，山東 臨沂 276200）

林業(yè)科技項(xiàng)目檔案是指各種形式的文件，包括圖紙、圖形、文字資料、計(jì)算資料、照片，圖片等是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映，也是項(xiàng)目檢驗(yàn)驗(yàn)收的重要依據(jù)。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理對(duì)規(guī)范設(shè)計(jì)工作、提高生產(chǎn)水平具有重要意義。

1 林業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

1）復(fù)雜多樣性。在廣袤的森林中，資源豐富，動(dòng)植物種類多樣，與當(dāng)?shù)靥鞖?、水文、地理等關(guān)系密切，林業(yè)生產(chǎn)和建設(shè)與農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、環(huán)境保護(hù)、旅游業(yè)等行業(yè)緊密相連，而大部分工作，如森林或植物資源研究、林業(yè)等，必須在戶外進(jìn)行，并能產(chǎn)生多種原始材料，這決定了林業(yè)科學(xué)技術(shù)文件的復(fù)雜性和多樣性。

2）顯著差異。在不同的地理區(qū)域，由于地質(zhì)、氣候、水和其他外部條件不同，森林的生長(zhǎng)也可能有很大的差異，即使在同一地區(qū)也可能有不同的生長(zhǎng)特征，在有關(guān)的檔案資料中，森林資源的生產(chǎn)或調(diào)查可以證明什么。

3）多階段。森林種植需要很長(zhǎng)的過(guò)程，一般從育種到種苗，再到種樹和種樹，它們變成了肥沃的森林，需要幾十年甚至幾百年的時(shí)間，以及一個(gè)非常長(zhǎng)的采伐周期，因此，建立一個(gè)全面的林業(yè)科學(xué)和技術(shù)檔案需要很長(zhǎng)的時(shí)間，即采伐、處理和其他階段。

4）地域代表性高。森林的生長(zhǎng)需要當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)、氣候和水條件之間非常緊密地聯(lián)系，以及明顯的地域分布特點(diǎn)。林業(yè)工作不應(yīng)按行政區(qū)劃進(jìn)行，應(yīng)跨越相關(guān)地區(qū)的邊界，以及省與流域之間的邊界，這也是林業(yè)科技檔案館的特點(diǎn)。

2 當(dāng)前林業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題

1）思想上的重視不夠。目前，許多林業(yè)和檔案管理部門的負(fù)責(zé)人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，也沒(méi)有將檔案管理設(shè)備納入總體工作計(jì)劃，導(dǎo)致相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施目前發(fā)展不足，管理層既沒(méi)有設(shè)立，也沒(méi)有設(shè)立專門的工作人員來(lái)確保問(wèn)責(zé)制。許多部門缺乏檔案的基本概念，檔案館和檔案館都不知道這一點(diǎn)，更不用說(shuō)歸檔方法了，導(dǎo)致許多重要科技數(shù)據(jù)的損壞或丟失，降低檔案的收集質(zhì)量。此外，一些科技工作者不愿交出文件，自己保管，檔案管理困難重重。林業(yè)科技部門對(duì)業(yè)務(wù)的重視程度或多或少地超過(guò)了對(duì)登記的重視程度。他們不了解林業(yè)科技檔案的重要性，不把收集這些檔案作為自己的職責(zé)，往往把它們作為不可或缺的工作，因此，處理檔案的收集工作往往說(shuō)是重要的，不是占著的。許多林業(yè)科技人員不知道林業(yè)科技檔案在項(xiàng)目管理中的重要性，也是項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)測(cè)和效益評(píng)估的有效依據(jù)。他們總是到了要檢查驗(yàn)收的時(shí)候才開始抱佛腳，加班加點(diǎn)東拼西湊，在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。

2）缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管制度。目前，許多林業(yè)部門缺乏發(fā)達(dá)的科技檔案管理體系，而實(shí)際管理中存在著嚴(yán)重的監(jiān)管問(wèn)題，一是制度與基層實(shí)際工作不相適應(yīng)，運(yùn)行不暢，導(dǎo)致檔案管理不能以工作規(guī)則為依據(jù)；二是制度滯后，不能適應(yīng)科技工作的開展，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到在新的條件下，形式的擴(kuò)大和復(fù)雜化，檔案的內(nèi)容和范圍，不能成為有效的解決辦法；缺乏監(jiān)管機(jī)制，收集資料困難，檔案被移走不歸還，系統(tǒng)只用于貼墻，沒(méi)有對(duì)其執(zhí)行情況的監(jiān)督和嚴(yán)格的正規(guī)化；檔案缺乏相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，查閱資料困難，檔案利用效率低下，無(wú)法充分發(fā)揮作用。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，這項(xiàng)工作往往處于無(wú)人負(fù)責(zé)或只是分工的狀態(tài)，同時(shí)經(jīng)費(fèi)分配不多，科技檔案管理工作難以適應(yīng)需要，一些單位不能設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，不能配置人員和職能，沒(méi)有行政保障。參與森林科技檔案管理的人員以兼職人員為主，各單位很少提供專門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)和經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致檔案員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，這大大限制了林業(yè)科技檔案管理水平的提高，進(jìn)一步影響了林業(yè)科技項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的質(zhì)量。

3）要提高工作人員的工作質(zhì)量。目前，許多地方林業(yè)科技檔案工作者兼職工作，沒(méi)有把全部精力用在加強(qiáng)檔案管理上，他們既不了解科研工作，也不了解管理局自己的科研檔案，一般不處理日常管理工作，回到檔案館后馬上一起做，降低了工作質(zhì)量。很多員工，從事基層林業(yè)科技檔案工作，無(wú)法進(jìn)入職業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)，也無(wú)法完全進(jìn)入檔案的收集、處理、歸檔和裝訂等操作。隨著林業(yè)的快速發(fā)展，也形成了更加多樣化的檔案類型及其內(nèi)容，然而，許多林業(yè)檔案館履行著一系列職能，不太重視檔案的管理。研究工作，對(duì)林業(yè)科技檔案管理不夠重視；由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，一些方案管理人員對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，不清楚檔案是什么，也不知道檔案管理中的檔案是什么，以及應(yīng)采用什么方法存檔，導(dǎo)致一些科技文獻(xiàn)、科技資料、科技數(shù)據(jù)逐漸被侵蝕、丟失、消失，檔案管理的質(zhì)量對(duì)工作質(zhì)量有很大影響。

4）缺乏檔案資料。一般來(lái)說(shuō)，林業(yè)科技部門存在重檔案的問(wèn)題，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科學(xué)和技術(shù)檔案在林業(yè)中的重要性，也沒(méi)有把收集這些檔案作為自己的職責(zé)，而且往往是一項(xiàng)任務(wù)，因此，檔案的收集往往是重要和及時(shí)的。在這種情況下，同樣是采伐科技人員檔案意識(shí)薄弱，沒(méi)有意識(shí)到林業(yè)科技檔案是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，而且是項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)控、績(jī)效評(píng)估的有效依據(jù)，往往在審核驗(yàn)收之前，何時(shí)開始有抱負(fù)，加班加點(diǎn)加點(diǎn)，一定程度上降低了檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

5）缺乏保障。由于這項(xiàng)工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，也由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的保證，她往往處于不轉(zhuǎn)職或只是分工合作的狀態(tài)。同時(shí)，撥款不足以滿足科技管理的需要一些單位沒(méi)有專門的機(jī)構(gòu)、人員、職能和行政保障。從事林業(yè)科技檔案管理工作的，主要是兼職工作，也由于認(rèn)為單位很少提供專門的學(xué)習(xí)資助機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，這在很大程度上制約了林業(yè)科技檔案管理水平的提高，因此，林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的質(zhì)量受到不利影響。

3 加強(qiáng)林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理的建議

1）重視和加強(qiáng)支持。管理林業(yè)科技項(xiàng)目檔案，這是整個(gè)林業(yè)工作不可或缺的一環(huán)，在促進(jìn)林業(yè)科技進(jìn)步和實(shí)現(xiàn)林業(yè)科技進(jìn)步目標(biāo)方面發(fā)揮著重要作用。有關(guān)林業(yè)部門必須改變觀念，重視這一進(jìn)程，特別是在以下方面：至于基層科研單位負(fù)責(zé)人，讓他們更充分認(rèn)識(shí)到這個(gè)過(guò)程的重要性，積極配合檔案管理，將工作經(jīng)費(fèi)納入本組織年度財(cái)政經(jīng)濟(jì)預(yù)算，增加資源，建立內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2）明確職責(zé)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善相關(guān)制度。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案具有多樣性、專業(yè)性、覆蓋面廣等特點(diǎn)，因此，按照我國(guó)法律、檔案管理規(guī)定，各級(jí)林業(yè)主管部門要密切配合，科學(xué)部署，森林科技檔案的聯(lián)合管理.一是根據(jù)林業(yè)科研工作的特點(diǎn)，澄清文件檔案的范圍，理順各類文獻(xiàn)檔案的保存期限，為林業(yè)科技檔案管理奠定基礎(chǔ)；二是完善林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，明確職責(zé)，確保他們的存在，并提供專門和兼職的檔案管理員建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。最后根據(jù)要求，關(guān)于林業(yè)科技檔案管理和林業(yè)發(fā)展的規(guī)定，進(jìn)一步完善林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理制度，應(yīng)盡快建立收集、處理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、使用、歸檔、轉(zhuǎn)移、銷毀等制度規(guī)定，確保使林業(yè)科技項(xiàng)目與全套科技檔案相配套。

3）重點(diǎn)建立檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理水平。鑒于檔案管理方面的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，當(dāng)務(wù)之急是要確保檔案的穩(wěn)定管理。在林業(yè)部門，要設(shè)立專門的單位，提高工資和福利待遇，擴(kuò)大高校和社會(huì)對(duì)檔案工作的專業(yè)和負(fù)責(zé)專業(yè)人才的招聘，同時(shí)增加檔案教育資源，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作者的職責(zé)意識(shí)和專業(yè)技能水平，使檔案管理成為可能林業(yè)科技項(xiàng)目逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、有序管理的目標(biāo)。

4）加強(qiáng)檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理模式早已向信息化方向發(fā)展.各級(jí)林業(yè)組織要做到科學(xué)－信息化技術(shù)檔案是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，通過(guò)綜合規(guī)劃，確保要使檔案資料的建設(shè)速度與信息單位的建設(shè)相適應(yīng).同時(shí)要逐步配備相應(yīng)的信息化裝備，實(shí)施先進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)，完善檔案準(zhǔn)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理和計(jì)算機(jī)化，并實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用。

5）特別注意檔案的使用。因此，林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的價(jià)值在于為國(guó)家林業(yè)建設(shè)和林業(yè)科技發(fā)展服務(wù)。林業(yè)各級(jí)要特別注意開發(fā)和林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的利用，以及檔案利用的擴(kuò)大。一方面，林業(yè)科學(xué)工作者要積極分析本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展的特點(diǎn)，利用現(xiàn)有的科學(xué)成果和科技檔案的價(jià)值，不斷擴(kuò)大林業(yè)科學(xué)服務(wù)領(lǐng)域，要善于在農(nóng)村運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，及時(shí)將最新和最新的科技信息交給伐木工人，使森林科技盡快轉(zhuǎn)化為真正的生產(chǎn)力.另一方面，檔案館應(yīng)當(dāng)及時(shí)、連續(xù)地向研究人員提供開展專項(xiàng)研究所需的相關(guān)檔案資料，按照林業(yè)科學(xué)研究實(shí)踐直到最后確定。

4 強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的具體措施

1）提高思想認(rèn)識(shí)，增加投資。林業(yè)科技檔案管理是林業(yè)各項(xiàng)工作的重要內(nèi)容，對(duì)促進(jìn)科技進(jìn)步具有重要意義因此，林業(yè)部門需要提高認(rèn)識(shí)，特別是科研單位基層領(lǐng)導(dǎo)，多關(guān)注、多投入，在財(cái)政預(yù)算中列入必要工作場(chǎng)所的資金，改善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，建立信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高工作效率和質(zhì)量。由于林業(yè)科技檔案管理是比較專業(yè)的活動(dòng)，有關(guān)人員要提高知識(shí)水平，提高工作技能，單位要積極組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，為了在信息化技術(shù)手段的支持下，促進(jìn)工作的規(guī)范性、有序性，進(jìn)一步有效地開發(fā)和利用檔案信息資源。

2）改善檔案管理制度。管理林業(yè)科技檔案需要有可靠的保障。林業(yè)科技部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合各自的實(shí)際情況和今后工作的開展需要，繼續(xù)完善檔案管理制度，建立有針對(duì)性地管理責(zé)任和激勵(lì)約束，考慮到林業(yè)研究項(xiàng)目周期的長(zhǎng)短，廣泛的部門范圍和大量的工作人員需要任命專門的檔案管理員，具有較強(qiáng)的操作能力和責(zé)任心，確保科學(xué)技術(shù)資料的及時(shí)、完整的收集和使用。

3）重點(diǎn)利用檔案信息資源。林業(yè)科技檔案管理的最終目標(biāo)是開發(fā)利用這些信息資源，為了利用它們的潛在價(jià)值促進(jìn)林業(yè)的科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。林業(yè)科技部門要重點(diǎn)抓好檔案科學(xué)管理，更加合理地利用資源，為了了解本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展的特點(diǎn)，繼續(xù)擴(kuò)大科技信息的范圍，積極組織農(nóng)村科技活動(dòng)，使廣大農(nóng)戶受益，促進(jìn)林業(yè)事業(yè)不斷進(jìn)步。在研究課題的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)地提供相關(guān)文件，確保科研成果順利開展，服務(wù)工作做好。

4）推進(jìn)科技信息化管理。在現(xiàn)代信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域，有力地支持了各行業(yè)的發(fā)展，因此，林業(yè)科技檔案要加快信息化建設(shè)。林業(yè)各科技部門的負(fù)責(zé)人要綜合以這樣的方式規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息管理和信息學(xué)的共同發(fā)展，這也需要檔案管理人員的思路與時(shí)俱進(jìn)，成功培育社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極學(xué)習(xí)運(yùn)用電腦、多媒體等現(xiàn)代資訊科技，實(shí)現(xiàn)檔案、保管、歸檔、編目、檢索，綜合管理工作，提高工作效率。

5 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，科技林業(yè)越來(lái)越受到森林生態(tài)建設(shè)的重視林業(yè)研究和林業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化，要幫助林農(nóng)增收，加快林業(yè)生態(tài)建設(shè)步伐，因此要特別注意管理和開放林業(yè)科技檔案，建立有效的林業(yè)科技檔案管理機(jī)制，提高公眾意識(shí)，提高林業(yè)科技工作者和檔案館的認(rèn)識(shí)，積極合作收集、處理，存檔等。