基于文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

程 婷

（長(zhǎng)沙水業(yè)集團(tuán)有限公司，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

信息化對(duì)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，一般企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理尤其煩瑣雜亂，文書(shū)的檔案管理是對(duì)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和對(duì)今后工作的啟示。各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結(jié)合的方式方法及理論邏輯，構(gòu)建在信息化時(shí)代中檔案管理與服務(wù)的系統(tǒng)框架，以充分利用新技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。只有如此，才能更加準(zhǔn)確、高效地開(kāi)展工作，促進(jìn)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的發(fā)展。

1 文書(shū)檔案管理基本要求

文書(shū)檔案進(jìn)行管理時(shí)，基本要求如下：

1）貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的保密保衛(wèi)制度，防止文書(shū)檔案失密、泄密；2）為方便查閱利用，必須編制文書(shū)檔案的目錄和索引；3）文書(shū)庫(kù)房要防火、防塵、防潮、防盜、防光、防蟲(chóng)、防鼠，辦公室和庫(kù)房分開(kāi)設(shè)置；4）定期檢查文書(shū)檔案的保管情況，破損變質(zhì)得及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。

2 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)必要性

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，通常以紙質(zhì)檔案的形式存在，但紙質(zhì)文書(shū)檔案常會(huì)因環(huán)境的影響而發(fā)生紙張破損或者字跡模糊的現(xiàn)象，或者因人為因素造成資料遺失等，導(dǎo)致相關(guān)的重要資料不完整。而文書(shū)檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計(jì)算、云服務(wù)，使電子檔的文書(shū)更加清晰明了，管理上也更加規(guī)范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。

傳統(tǒng)文書(shū)檔案在管理的過(guò)程中，首先會(huì)對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡(jiǎn)單的程序或者計(jì)算便能在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，改變了傳統(tǒng)文書(shū)管理效率低下、時(shí)間長(zhǎng)、不易查找等問(wèn)題，文書(shū)檔案管理信息化對(duì)于文書(shū)的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。

合理利用信息化，可以提高文書(shū)檔案的利用率。由于信息化文書(shū)檔案查找方便快捷，工作人員利用網(wǎng)絡(luò)能很快查找自己需要的資料，無(wú)需耗時(shí)耗力現(xiàn)場(chǎng)查找，使文書(shū)的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書(shū)并未發(fā)揮其實(shí)際效用，利用率極低，而文書(shū)檔案管理信息化將改變這一趨勢(shì)，打破傳統(tǒng)文書(shū)的限制，使信息化文書(shū)檔案得以最大利用。

3 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作存在問(wèn)題

1）文書(shū)檔案信息化管理理念落后。在部分事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)依舊采用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，思想觀念落后，而在部分單位，他們?cè)谖臅?shū)檔案管理上運(yùn)用了信息化技術(shù)，但是卻沒(méi)有積極開(kāi)展文書(shū)檔案信息化建設(shè)，只跟隨時(shí)代潮流，在技術(shù)投資、相關(guān)設(shè)施引進(jìn)等方面存在不足，導(dǎo)致文書(shū)檔案信息化只是一個(gè)幌子。出現(xiàn)相關(guān)的問(wèn)題后，空有設(shè)施，很難用信息化技術(shù)手段進(jìn)行合理有效地解決，浪費(fèi)大量人力物力，對(duì)于文書(shū)檔案管理還是一如既往地沒(méi)有提升。

2）文書(shū)檔案管理人員素養(yǎng)不高。目前我國(guó)很多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員都并非檔案管理專業(yè)出身，而是由企事業(yè)單位的其他職位調(diào)動(dòng)而來(lái)的，工作興趣不高。再加上企事業(yè)單位對(duì)這些半路出家的文書(shū)檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)。所以他們的文書(shū)檔案管理素養(yǎng)有限，既缺乏科學(xué)的檔案管理思維，也不懂得專業(yè)的檔案管理知識(shí)。在文書(shū)檔案管理實(shí)踐工作中，沒(méi)有能力有效綜合、科學(xué)分類與適度解析龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，根本難以勝任日益繁復(fù)的文書(shū)檔案管理工作。

3）文書(shū)檔案管理過(guò)程信息化程度低。目前我國(guó)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作中所包含的電子檔案內(nèi)容不斷增多，但與此同時(shí)文書(shū)檔案管理理念與管理方法還仍然沿用之前的文本管理模式，這顯然難以滿足企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的實(shí)際需要。再加上很多企事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)方面不愿投入過(guò)多資金，也不愿引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才，很多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作信息化程度還較低，缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化、流程化、集中化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理。

4 基于信息化背景的文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新路徑

1）樹(shù)立文書(shū)檔案信息化管理理念。在信息化大背景下，文書(shū)檔案管理的改革必將要求相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變意識(shí)，認(rèn)識(shí)樹(shù)立文書(shū)檔案管理意識(shí)的重要性，現(xiàn)在的企事業(yè)單位大多缺少對(duì)文書(shū)檔案的認(rèn)識(shí)，只有在遇到無(wú)法解決的問(wèn)題才肯去翻閱文書(shū)，更需要把文書(shū)檔案管理信息化意識(shí)融入管理工作中，充分利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)有序、有計(jì)劃地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。企事業(yè)單位全體員工都應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變以往的片面看法，真正認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息化管理的重要性。一方面領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的資金支持與人力、技術(shù)投入，進(jìn)而為文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，提供強(qiáng)大的人力保障與技術(shù)保障。

2）創(chuàng)建文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)。在信息化前景下，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理最根本的方式就是創(chuàng)建專門的文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)，促使企事業(yè)單位的辦公方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公逐步轉(zhuǎn)化成無(wú)紙辦公。文書(shū)檔案管理信息化的提高，必須要有一個(gè)完善的信息化技術(shù)手段，基于此，企事業(yè)單位首先需要建立完整的文書(shū)檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，使企事業(yè)單位的各個(gè)部門能有效連接，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的完全控制和管理。在查詢檔案時(shí)能及時(shí)快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質(zhì)文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確錄入，并做好數(shù)據(jù)的保密性。此外，企事業(yè)單位必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，做好內(nèi)外網(wǎng)的監(jiān)控，及時(shí)更新各項(xiàng)軟件，并且要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3）建設(shè)高素質(zhì)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。文書(shū)檔案管理人員是文書(shū)檔案管理工作的直接實(shí)施者，其職業(yè)素養(yǎng)高低直接關(guān)系著文書(shū)檔案的管理效率與管理質(zhì)量。在信息化背景下，要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理，各企事業(yè)單位十分有必要打造一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。一方面，企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)目前在崗文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，促使他們能夠深入了解文書(shū)檔案信息化管理原則與操作流程，熟練應(yīng)用相關(guān)的信息化管理方式，切實(shí)提升在崗文書(shū)檔案管理人員的實(shí)務(wù)操作能力。另一方面，企事單位要積極招聘文書(shū)檔案管理相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀大學(xué)生，他們接受過(guò)檔案管理方面的系統(tǒng)教育，擁有良好的信息化管理思維和創(chuàng)新意識(shí)，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作注入新鮮血液。

4）制定完善文書(shū)檔案信息化管理制度。完善的文書(shū)檔案管理制度是企事業(yè)單位實(shí)施文書(shū)檔案信息化管理的制度保障。在信息化背景下，為了有效落實(shí)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，不斷提高其文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)效性，企事業(yè)單位應(yīng)該在適度調(diào)整與進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)行文書(shū)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，及早制定更為健全完善的文書(shū)檔案信息化管理制度，并以此制度為依據(jù)，科學(xué)分配相關(guān)的文書(shū)檔案管理任務(wù)，不斷強(qiáng)化文書(shū)檔案信息化管理的執(zhí)行力度。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案記錄了企事業(yè)單位的管理活動(dòng)，具有重要的應(yīng)用價(jià)值，可以很好地輔助企事業(yè)單位其他工作的順利展開(kāi)。需要相關(guān)人員積極創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作。通過(guò)革新管理理念，創(chuàng)建專門的文書(shū)檔案管理平臺(tái)等方式，有效提高文書(shū)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性與真實(shí)性，更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。