人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

霍 燃

（吉林省梨樹縣工人技術等級崗位考核服務中心，吉林 四平 136500）

人事檔案主要是由認識管理活動中產生的，主要作用在于人的經歷還有工作能力等方面信息的記錄，并且其中還涉及了關于個人資料還有學歷方面的有效正面材料。并且檔案屬于信息的重要載體，屬于較為關鍵的信息源，處理好檔案管理工作對于資源利用具有較為重要的作用。隨著信息化技術的不斷深化發(fā)展，檔案信息化程度也在逐漸地加深，從而使得人事檔案管理工作效率得到了有效地提升。

1 人事檔案管理信息化發(fā)展得到重要影響

人事檔案管理信息化屬于組織系統(tǒng)信息化中極為重要內容。信息化時代背景下，建立良好的人事檔案管理系統(tǒng)對于人事工作還有人事檔案等方面的工作具有積極的促進作用。長時間以來，人事檔案通常采用的是紙質材料作為重要載體的形式進行有效的保存與管理，在進行管理的階段絕大多數是采用人工的方式進行處理相關工作，人事檔案管理工作主要涉及相關人事材料的收集以及檔案內容的合理分類還有相關檔案的調閱與審核等動態(tài)狀態(tài)下的管理活動。人事檔案管理工作相對較為復雜同時工作量也相對較大，在管理的過程中所需要投入各方面資源相對較多，由于該些因素的存在嚴重制約了人事檔案管理工作的開展。并且在人事檔案管理過程中過多的人為因素的參與，從而難免會出現不同程度的失誤，嚴重影響管理工作的有序地開展。通過實現人事檔案管理信息化，能夠盡可能的減少人為因素的參與，僅僅需要在管理活動中進行一些基礎性的相關信息數據的錄入與處理。借助網絡信息技術進行相關人事檔案信息的有效調閱以及相關信息的分析與處理，從而使得管理人員的工作量得以大幅縮減，對于人事檔案管理工作的工作效率還有檔案信息的價值的利用率得到了極大地提升。

2 現階段人事檔案管理信息化中存在的相關問題

2.1 管理人員專業(yè)素質相對較低

現階段大多數單位未能夠充分認識到人事檔案管理工作的重要性，因此在開展人事檔案管理工作的過程中分配的資源相對較少，未能夠實現專業(yè)人力資源的有效管理。通常情況下檔案管理工作的相關人員一般是以兼職的身份進行人事的檔案管理，從而嚴重制約了人事檔案管理工作的有效發(fā)展。隨著社會的不斷深化發(fā)展從而使得社會對于人事檔案的要求也越來越高，因此應當進行管理方面的有效創(chuàng)新以及管理方法的有效調整從而促進人事檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展。在信息化高速發(fā)展以及廣泛應用的環(huán)境下，在進行人事檔案管理活動中應當分配充分的人力資源以及物力資源從而保障管理工作的順利開展。

2.2 管理制度不健全

數據與信息屬于人事檔案信息化管理中極為重要的內容，是人事檔案信息化管理的主體。健全完善的管理制度對于數據的完整性與信息的準確性具有良好的保障作用，然而現階段人事檔案信息化管理方面缺乏有效的管理制度規(guī)范，同時由于相關工作人員在專業(yè)方面的缺陷以及主觀思想方面重視程度不足，從而造成類在相關信息數據的收集過程中信息數據全面性以及完整性受到了一定程度的影響。此外，在進行檔案信息的維護方面未能夠形成相對較為長期有效的動態(tài)的更新機制，造成了人事檔案不能夠通過網絡技術實現信息的及時共享以及保持更新的同步性。該些因素的存在嚴重制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

2.3 缺乏技術設備

人事檔案管理實現信息化其中信息化設備屬于其中較為重要的設備，并且在管理的過程中信息技術設備的配置以及配置相關參數對于檔案信息化的發(fā)展具有直接性的影響。同時還會使得人事檔案管理工作效率方面也受到一定程度的影響。人事檔案信息化管理過程中對于信息安全方面的要求相對較高，若未能夠建立起良好的安全保護措施將會使得檔案信息面臨著被非法盜取以及篡改等方面風險，從而造成一定的損失。當前大部分單位的領導層在主觀意識上認為傳統(tǒng)的檔案管理措施便能夠滿足現階段的工作需求，沒有必要進行信息化的改變，所以未對檔案管理方面投入相應的足夠的資源，從而造成了信息化設備以及相關軟件配置無法滿足實際工作需求，此種情況下對于信息化管理中信息方面的有效存儲以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

3 完善人事檔案信息化管理有效措施

3.1 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質

人事檔案信息化管理屬于持續(xù)性相對較高的一項工作，若在運行過程中出現中斷將會使得檔案信息管理處于混亂的狀態(tài)。當前人事檔案信息化管理對于專業(yè)人才的需求相對較大，因此在開展管理工作的時候應當進行專業(yè)人才的有效引進以及專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而組織起一支專業(yè)水平相對較高的人事檔案信息化團隊。在進行人力資源分配的過程中應當選擇政治素質以及責任意識相對較高并且專業(yè)能力過硬的管理人員。此外還應當注重對管理人員的培訓，通過強化培訓從而使得檔案管理人員的業(yè)務能力以及專業(yè)技能的不斷增強。同時還應當進行計算機相關理論以及實踐方面的學習與練習，從而保障管理信息化工作的順利開展。

3.2 完善人事檔案信息化管理制度

首先，應當制定可操作性以及規(guī)范性相對較高的數據采集標準，明確各個管理人員的相關職責，從而建立起良好的監(jiān)督管理機制。其次，提高管理人員對于人事檔案信息化管理的重視程度，使其能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，并且推動人事檔案管理工作向著信息化與智能化的方向發(fā)展進而實現工作效率的有效提升。除此之外，還應當采取有效措施不斷完善動態(tài)認識檔案管理制度，由于人力資源不是處于靜態(tài)的，人事信息在管理過程中應當進行及時有效地更新，從而使得檔案信息的使用價值得到有效提升。

3.3 完善基礎設施

對于人事檔案信息化管理過程中對于其機密性要求相對較高，因此在進行管理的過程中應當采取級別相對較高的保密技術以及進行對如硬件設備的良好保護，不僅需要進行對升級硬件設備，同時還應當注重對專業(yè)化軟件設施的有效引進從而確保信息管理工作有序開展。

4 結束語

隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)形式下的檔案管理已經無法滿足現階段的發(fā)展要求，人事檔案管理信息化發(fā)展成為其必然的趨勢。在推動人事檔案信息化管理的過程中應當充分意識到其重要性，并且分配專業(yè)素質相對較高的管理人員，實現軟硬件設備的及時更新從而保障管理工作的順利開展。