電子發(fā)票和電子會計檔案建設的分析

胡艷梅

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣財政局，黑龍江 大慶 166200）

電子發(fā)票是電子證明，承擔著記錄，反映商品買賣，商品交易的重要責任，該形式的發(fā)票屬于無紙化的類型，是單位經營活動過程中，會計核算的主要憑據。利用好電子發(fā)票，能夠促進電子會計檔案建設，達到會計檔案的電子化目標。

1 電子發(fā)票優(yōu)點

1.1 對政府加強稅收管理有利

所謂電子發(fā)票本質上而言是在線發(fā)票，買賣雙方交易完成的時候自動生成，同紙質發(fā)票不同，電子發(fā)票傳遞時間非常短，處理起來流程比較簡單，而且具有很高的開票效率。如果從稅務部門來分析，電子發(fā)票所記錄的數(shù)據是實時上傳，對開發(fā)票單位納稅數(shù)據線上的查詢，線上監(jiān)督與控制非常有利，能確保稅款不被流失，形成公平稅負，信息管稅的效果，根本上避免了發(fā)票被偽造，虛構發(fā)票信息的問題。

1.2 容易查詢發(fā)票真?zhèn)?/h3>

各單位經營活動在完成以后，把商品買賣，商品交易的信息直接上傳到稅務部門的服務器當中。該服務器征管系統(tǒng)可以實施經濟活動的相關分類，編碼和存儲。第一，模擬紙質發(fā)票的開票形式，用彩圖生成帶發(fā)票專用章的電子發(fā)票，從而可讓開票的單位直接交給受票人。第二，把電子發(fā)票明細數(shù)據自動化的存入到電子底賬系統(tǒng)。此時，受票人能夠利用微信，手機等設備直接接受到電子發(fā)票，還能在發(fā)票平臺直接查詢到電子發(fā)票，并且可以實施打印和驗證。

1.3 降低發(fā)票運行成本

電子發(fā)票是一種電子圖片的形式，也是對財稅信息的電子化記錄。電子發(fā)票的有效使用，能夠讓發(fā)票的印制成本不斷減少，進一步降低各單位發(fā)票管理的經濟成本，具體還有如下作用。第一，電子發(fā)票采用的形式是電子載體。而從紙質發(fā)票過渡到電子發(fā)票，于會計工作而言是由復雜到簡單的狀態(tài)。第二，應用電子發(fā)票不僅讓打印，存儲和運輸?shù)某杀镜玫焦?jié)約，而且還節(jié)約了人力資源和時間資源，規(guī)避紙質發(fā)票容易丟失，毀損的情況。第三，電子發(fā)票的操作全部可以實施在線操作，從填制，核準到數(shù)據傳輸都可以在線完成，很大程度上節(jié)約了財務人員往返稅務局辦理發(fā)票的時間。第四，受票人可應用電腦，手機等設備，隨時隨地在線查詢電子發(fā)票的信息內容。

1.4 企業(yè)財務分析效率和準確性的提高

作為電子原始憑證的電子發(fā)票，能夠把會計電算化的系統(tǒng)直接導入進來。而且電子發(fā)票所上載的發(fā)票號碼，采購單價、數(shù)量、納稅人識別號，稅金等信息內容，能夠在系統(tǒng)當中做處理，以此自動計算資產負債率，應收賬款周轉率等相關財務指標。除此之外，提高財務分析的效率，提高分析的準確度，能夠為各單位經營投資決策提供科學化的參考依據。

2 電子發(fā)票對會計核算的積極作用

2.1 解決發(fā)票報銷難問題

電子發(fā)票提交的過程中，可隨時進行打印，沒有打印次數(shù)方面的限制，也不用擔心發(fā)票丟失影響到報銷。同時，駐外人員報銷的時候不用提供紙質資料，直接上傳電子發(fā)票到各單位財務的部門，由財務人員在線實施審核，復核，報批等相關工作，從而大幅度提高了報銷效率，也讓員工的滿意度不斷增強。

2.2 保證經濟業(yè)務的真實可靠

開具電子發(fā)票以后，系統(tǒng)會自動生成記賬憑證，切實提高會計電算化速度。然后記錄好每一筆經濟業(yè)務信息，確保信息采集的真實性與可靠性，有效減少人為主觀判斷，避免人工操作的失誤情況。當受票人獲得電子發(fā)票以后，可以利用二維碼掃描讀取發(fā)票上的信息，以此查詢到發(fā)票的真?zhèn)巍?/p>

2.3 為全國統(tǒng)一發(fā)票平臺的建立奠定基礎

電子發(fā)票平臺不統(tǒng)一，對于全國發(fā)票數(shù)據的獲取，統(tǒng)計極為不利。第一，電子發(fā)票是信息化的有效途徑，是社會發(fā)展的必然趨勢。第二，伴隨電子發(fā)票的大量使用，全國范圍都會實施電子發(fā)票系統(tǒng)的規(guī)范化，并統(tǒng)一規(guī)定電子發(fā)票的類型，電子發(fā)票的格式、電子發(fā)票的字體等，促使各地都能運用統(tǒng)一化的發(fā)票信息，實現(xiàn)線上數(shù)據的交換與采集。

2.4 財務報銷流程電子化和科學化的推進

推廣并應用電子發(fā)票，把原來手工報銷，轉換成電子報銷，使得賬務報銷的流程得到簡化，切實地提高了報銷的效率。報銷人在報銷的平臺，按照要求填寫電子報銷單，可直接把電子發(fā)票以及其他電子附件信息上傳到平臺上。負責財務的工作人員審核報銷人上傳的電子資料，確保審核沒有錯誤，即可自動生成電子記賬憑證。第一，以電子發(fā)票號碼為識別，自動將重復報銷的電子發(fā)票篩選出來，再接受沒有重復的電子發(fā)票信息，以及電子記賬的憑證。第二，當財務復核人員將電子發(fā)票和其他電子附件信息復核好，確保沒有錯誤后即可直接上報審批。第三，完成審批后，出納員利用網上銀行轉賬來支付，以此將報銷的全部流程完成。而電子發(fā)票取代紙質發(fā)票，會計核算也將走入無紙化的狀態(tài)，達到財務報銷流程的智能化效果。

3 以電子發(fā)票為契機，加快電子會計檔案的全面建設

作為原始憑證的電子發(fā)票，在電子會計憑證中占據的比例比較大。應用電子發(fā)票為會計憑證電子化提供了先決條件，推動著電子會計檔案建設與推廣的效率，實現(xiàn)會計檔案的全面電子化。

3.1 推動會計檔案大數(shù)據的發(fā)展

現(xiàn)代化建設離不開大數(shù)據，經濟業(yè)務的增長同樣需要分析大數(shù)據。利用大數(shù)據處理電子會計檔案信息，可以尋找到新的商業(yè)機會，獲得優(yōu)質化的經濟決策。而電子會計檔案恰好就推動著會計信息數(shù)據的高效應用，為各單位經營，投資提供合理化的參考，也為全面信息化，科學化提供了支持。

3.2 企業(yè)信息化管理水平的提升

電子會計檔案主要是產生于電子發(fā)票，電子記賬憑證、電子明細賬、電子總賬再到會計報表，這個過程中能夠控制會計信息的流程。業(yè)務操作系統(tǒng)和財務系統(tǒng)進行有效對接，達到電子發(fā)票到電子財務報告流程的自動處理效果，切實地提高會計信息的真實和完整。而電子會計檔案建設工作的推進，能夠幫助各單位進一步實現(xiàn)信息化的 發(fā)展。

3.3 會計檔案使用效率的提高

紙質檔案的管理比較復雜，需要具備防盜，防塵以及防潮的多個設施，其檔案管理的成本比較高。電子會計檔案的建設與推廣，不僅能夠讓紙質資料打印，整理成本得以節(jié)省，而且還能降低歸檔后的保管成本，有效避免社會資源的損耗。電子會計檔案的保存與傳輸，在流程上簡單，可全面提高會計檔案的利用率。同時把電子發(fā)票用電子圖片的形式保存到會計檔案中，形成安全規(guī)范的電子會計文件。像這樣的形式充分滿足檔案人員的調閱需要，確保電子會計檔案的安全，從而讓電子發(fā)票能大范圍實現(xiàn)共享，完成無紙化財務公辦的目標。

4 結語

電子會計檔案的建設是財務工作的重點，應該有效結合電子發(fā)票的優(yōu)點，制定電子會計檔案管理的方案，從而引入信息化的先進檔案管理方法。同時，電子會計檔案管理人員應該充分掌握新的管理知識，以及新的管理技能，并運用電子發(fā)票的核算和電子會計檔案的建設為單位的發(fā)展注入新的動力。