地方性高校檔案信息化管理的問題與調(diào)適對(duì)策剖析

索曉欣

（赤峰學(xué)院黨政辦機(jī)要室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，“推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的改革，加快檔案信息化的進(jìn)程，是當(dāng)下檔案信息化工作的重點(diǎn)。地方性高校檔案館作為檔案發(fā)展的“排頭兵”，在人力、物力、財(cái)力等方面占有諸多便利條件，理應(yīng)走在檔案信息化建設(shè)的前列?！苯陙?lái)，全國(guó)各地地方性高校對(duì)檔案館的信息化建設(shè)普遍加速，取得了一系列值得肯定的成效，當(dāng)然，也在諸多方面存在問題。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現(xiàn)狀入手，對(duì)地方性高校檔案信息化存在的問題進(jìn)行一系列梳理，并在此基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀路徑，以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考。

1 地方性高校檔案信息管理的問題剖析

1）檔案信息化管理制度有待提升。諸多地方性高校的檔案在信息化管理制度存在著一系列問題，在深入調(diào)研的當(dāng)下必須給予重視。部分地方性高校的檔案“信息化”管理意識(shí)淡薄非常明顯。從實(shí)踐操作上來(lái)看，檔案信息化管理必然有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，這是一個(gè)人所共知的重要事實(shí)。然而，當(dāng)下部分地方性高校檔案工作的重心并未能將檔案的“信息”化建設(shè)提升到一定的高度上，未能將“信息化”理念貫穿于檔案管理工作的始終，一度造成了數(shù)字檔案管理凌亂、質(zhì)量不高等問題出現(xiàn)。從某種程度上來(lái)說，造成了當(dāng)下部分地方性高校檔案信息化管理制度缺乏“時(shí)代性”。

2）檔案信息化管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，任何機(jī)構(gòu)的人員都既要掌握專業(yè)相關(guān)的知識(shí)，同時(shí)，也要具備信息化的知識(shí)與能力，可以說，地方性高校檔案管理人員也不例外。據(jù)《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)職業(yè)素養(yǎng)調(diào)查》抽樣顯示：“地方性高校檔案系統(tǒng)人員信息化實(shí)踐能力相對(duì)不高?！?在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理的信息化技術(shù)掌握不足，大多數(shù)工作人員在工作過程中還停留在傳統(tǒng)簡(jiǎn)單對(duì)檔案資源的整理與分類，加之缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)使用知識(shí)的相應(yīng)培訓(xùn)，使得地方性高校檔案信息化管理的推進(jìn)更加是步履維艱。

3）檔案信息服務(wù)內(nèi)容有待完善。當(dāng)下大多數(shù)地方性高校檔案網(wǎng)站的主要包括“本館簡(jiǎn)介”、“政策法規(guī)”、“信息發(fā)布”、“檔案基本信息檢索” 、“網(wǎng)上展廳”、“聯(lián)系我們”等內(nèi)容，而檔案信息化的一些個(gè)性化功能，如“異地查檔”、“資料下載”等功能，部分地方性高校檔案網(wǎng)站是不具備的。從基礎(chǔ)建設(shè)情況來(lái)看，其根本原因是部分地方性高校，由于網(wǎng)站建設(shè)相對(duì)不完善以及數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作缺失，導(dǎo)致了用于方便用戶的快捷、異地獲取資料的途徑嚴(yán)重受限。在一定時(shí)空條件下，用戶若想進(jìn)行線上查檔、資料下載以及信息檢索等功能應(yīng)用時(shí)，則難以實(shí)施的，從而嚴(yán)重的限制了地方性高校信息化檔案功能的發(fā)揮。

2 地方性高校檔案信息化管理宏觀策略

1）統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)軟硬件與技術(shù)落地。從技術(shù)層面上來(lái)看，檔案信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)的支持，尤其是檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字傳遞、轉(zhuǎn)換與利用等各個(gè)方面，都需要有相應(yīng)的軟、硬件環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)。因此，要加強(qiáng)信息技術(shù)軟、硬件設(shè)施落實(shí)。相對(duì)于普通辦公設(shè)備而言，數(shù)字檔案的軟、硬件設(shè)備與技術(shù)支持的配置要高于辦公設(shè)備，其資金需求也是相對(duì)較高的，顯然，非常有必要提前進(jìn)行規(guī)劃與預(yù)算。

2）明晰國(guó)家檔案文件，加強(qiáng)與外界合作。目前，檔案管理工作繁重，而一系列的梢節(jié)性工作則可以考慮借助外界機(jī)構(gòu)的力量來(lái)完成。當(dāng)然，如果將館藏資料信息化處理的工作交給外包機(jī)構(gòu)的話，一定要確保外包企業(yè)的資質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)外包企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保外包企業(yè)規(guī)范地執(zhí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，將信息化處理的任務(wù)落實(shí)到位。對(duì)零散性檔案資料進(jìn)行整理，進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化時(shí)，要細(xì)劃轉(zhuǎn)化內(nèi)容、合理分類，這部分工作要由檔案專業(yè)人員協(xié)同專職人員一同完成，同時(shí)，要建立相對(duì)統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換信息化標(biāo)準(zhǔn)，以備使工作人員有據(jù)可依，更好地開展工作。

3）適度分層整理，確定整體推進(jìn)思路。對(duì)于地方性高校而言，要積極的解讀國(guó)家檔案局與地方性高校檔案建設(shè)的相關(guān)規(guī)則 ，結(jié)合具體工作，一方面，要從數(shù)據(jù)目錄、源文件版權(quán)以及頁(yè)面修復(fù)提出一系列具體要求，另一方面，要對(duì)文件掃描、聲像處理、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)據(jù)質(zhì)量查驗(yàn)、數(shù)據(jù)管理等方面的規(guī)范進(jìn)行相應(yīng)的細(xì)化，進(jìn)而形成本院校檔案信息化建設(shè)的操作規(guī)范。尤其是針對(duì)一些外包業(yè)務(wù)，若沒有相對(duì)完善的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，則難免會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式混亂，后期無(wú)法對(duì)接的現(xiàn)象發(fā)生。因此，極有必要對(duì)各類外包業(yè)務(wù)進(jìn)行操作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的確定。

3 地方性高校檔案信息化管理的微觀路徑

1）強(qiáng)化檔案學(xué)科意識(shí)，突出學(xué)科建設(shè)需求。在當(dāng)前高等教育快速發(fā)展的當(dāng)下，地方性高校若想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有力的位置，缺少學(xué)科意識(shí)則較難在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的。從當(dāng)下國(guó)內(nèi)外地方性高校發(fā)展來(lái)看，學(xué)科建設(shè)早已成為各類地方性高校快速發(fā)展的重要內(nèi)容，地方性高校檔案部門作為檔案信息資源的服務(wù)中心，在學(xué)科建設(shè)中起到了不可或缺的作用。從教學(xué)與科研的實(shí)際情況來(lái)看，需要大量的原始資料，而地方性高校檔案系統(tǒng)恰好能夠?yàn)榻虒W(xué)與科研部門提供重要的支撐。

2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)。眾所周知，檔案信息化建設(shè)與優(yōu)化是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，是一個(gè)多元因素的合力建構(gòu)。拋開硬件建設(shè)的話，人才支撐則是整個(gè)檔案信息化管理的核心，這是無(wú)可爭(zhēng)議的重要事實(shí)。信息化檔案與傳統(tǒng)檔案處理與理念上有著諸多差異，需要一批有“信息化”認(rèn)知和技術(shù)上的檔案管理員。正如檔案學(xué)學(xué)者比德所言，但隨著新數(shù)據(jù)源源不斷的產(chǎn)生，新的任務(wù)也會(huì)隨之而來(lái)，具備信息化能力的檔案專員是不可替代的，尤其是高素質(zhì)的專業(yè)人才更可不能缺少的。

3）加強(qiáng)基礎(chǔ)性工程建設(shè)，突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體驗(yàn)。數(shù)字信息化時(shí)代，檔案信息化管理的重點(diǎn)一定是在“數(shù)字信息”上。從技術(shù)構(gòu)成上來(lái)看，數(shù)字信息是“信息”信息化的產(chǎn)物，而“信息”如何信息化是解決“數(shù)字信息化”的關(guān)鍵內(nèi)容?；ヂ?lián)網(wǎng)、錄制與轉(zhuǎn)化器材、媒體終端綜合起來(lái)完成了數(shù)字信息的生成與轉(zhuǎn)化。顯然，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、硬件設(shè)施是“信息信息化”的重要支撐。地方性高校檔案館要想較好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，除了地方性高校學(xué)科意識(shí)認(rèn)知、人才培養(yǎng)外，更重要的是互聯(lián)網(wǎng)、錄制與轉(zhuǎn)化器材、媒體終端的建設(shè)，這一點(diǎn)是檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的重要內(nèi)容。當(dāng)下，由于各類地方性高校對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不一，其檔案信息化的進(jìn)程表現(xiàn)的是相對(duì)緩慢的。以手動(dòng)筆錄、傳統(tǒng)調(diào)檔等方式進(jìn)行檔案處理的檔案管理仍在較大范圍內(nèi)存在，嚴(yán)重的影響了檔案信息的調(diào)用與完善。因此，加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是極為必 要的。