數字化背景下教師人事檔案管理研究

徐露露

（貴州省黔西南自治州安龍縣教育局，貴州 黔西南布依族苗族自治州 552400）

教師人事檔案管理對于教師與教育發(fā)展的重要意義決定了此項工作應該得到教育部門和管理者的足夠重視，由于長期受到傳統的教育管理理念影響，教師人事檔案管理無法適應數字化時代發(fā)展的必然要求，限制了教師的發(fā)展和教育部門管理水平的提高。數字化背景下，教師人事檔案管理工作人員需要對當前的問題進行科學分析，找出存在問題的原因，并給出相應的改進措施，提高教師人事檔案信息的利用率，促進教師和學校的整體發(fā)展。

1 加強教師人事檔案數字化管理的必要性

1）數字化管理模式符合教師人事檔案管理的特點。隨著人民生活水平的提高，人們的知識水平也得到很大的提升，職業(yè)理念已經發(fā)生了很大的變化，因此，崗位變化更加頻繁，給人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。在新時代職業(yè)理念的影響下，教師不再是一個固定的職業(yè)，教師人事檔案管理表現出更強的動態(tài)性。教育局檔案中心管理人員需要及時對教師的人事變動信息進行更新。傳統的教師人事管理工作模式中，人工操作是進行信息收集和更新的主要方式，不利于檔案管理水平的提高，而且這種人工操作的管理模式很難保證信息的時效性，無法適應科學技術飛速發(fā)展的時代。數字化教師人事檔案管理模式不僅能夠及時地更新人事變動信息，還能實現不同部門、不同單位之間信息的交流和共享，實現教師人事檔案的高效管理，規(guī)范教師人事檔案管理工作。

2）符合國家數字化建設的基本要求。在信息化時代，實現教師人事檔案管理工作的數字化不僅是社會發(fā)展的必然趨勢，也是國家在檔案信息數字化管理建設規(guī)劃中的重要組成部分。國家在相關文件中對于檔案信息數字化建設的主要目標和基本要求做出了明確的規(guī) 定[1]。教師人事檔案管理的數字化建設就是借助先進的數字化設備和現代化信息技術完成教師人事檔案管理中的信息收集、資料整理和資源應用等工作。數字化教師人事檔案管理與傳統的檔案管理方式相比，在信息儲存、檢索等方面已經發(fā)生了工作模式的巨大轉變。教師人事檔案的數字化管理不僅能夠節(jié)省人力，減少工作人員的工作時間，提高檔案管理工作的效率，還能夠提高檔案管理的準確性。教師人事檔案的數字化管理能夠降低人為因素帶來的失誤，方便后期的信息檢索，還能夠避免因紙質資料存放不當帶來的信息缺失。因此，加強教師人事檔案管理的數字化建設是國家在檔案管理方面數字化建設的基本要求，也是時代發(fā)展的必然趨勢。

2 教師人事檔案管理數字化建設中存在的問題

1）教師人事檔案管理人員的專業(yè)水平有限。教師人事檔案管理工作的質量與檔案管理人員的綜合素質息息相關，在數字化建設進程中，要求檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，還需要能夠掌握數字化信息技術的理論知識和操作數字化設備的能力。根據當前教育局檔案管理中心的職工隊伍中教師人事檔案管理工作者的綜合水平狀況來看，大多數人事檔案管理人員并沒有檔案專業(yè)的進修經歷，在理論知識和操作技能上都存在很大程度的欠缺。從檔案管理隊伍的人員組成來看，很多地方的教育部門并沒有設置專門的教師人事檔案管理崗位，教師人事檔案管理工作也是由部分行政人員兼職。很多教師人事檔案管理人員只能利用計算機的office功能對檔案進行收集和整理[2]，對數字化管理模式和技術不熟悉，實際檔案管理中經常出現檔案修改和轉移的現象。

2）缺乏數字化設施配置。教師人事檔案管理的數字化建設需要教育局相關部門增加一部分資金投入，購買專門的數字化硬件設施，然而，很多教育局檔案管理部門的領導因為意識不到教師人事檔案管理工作對于學校發(fā)展的重要性，忽視檔案管理方面的資金投入。很多教育局檔案管理中心的教師人事檔案管理設備和系統落后，嚴重阻礙了教師人事檔案管理數字化建設的進程。甚至有的教育部門根本沒有設立教師檔案管理部門。檔案管理人員認為這一工作屬于機械式工作，所以不會主動去了解一些與之相關的研究新成果，更不會在該領域提升自己的專業(yè)管理能力。

3）教師人事檔案管理的安全性不高。教師人事檔案的數字化管理雖然能夠改變傳統人事檔案管理方式中容易受到人為因素和環(huán)境因素的影響而發(fā)生檔案信息缺失的現象，但是數字化的教師人事檔案管理模式中也存在安全性不高的問題。在數字化背景下，教師人事檔案管理工作中經常會出現受到黑客攻擊和木馬病毒的威脅，嚴重影響著教師人事檔案管理工作環(huán)境的安全性。很多檔案管理人員由于缺乏網絡安全知識，容易出現檔案信息泄露和人事檔案丟失的現象[3]。

3 如何加強教師人事檔案管理的數字化建設

1）加強教師人事檔案管理人員的隊伍建設。要想提高教師人事檔案管理的數字化水平，加強教師人事檔案管理人員的隊伍建設起著非常重要的作用，不僅能夠提高管理人員的專業(yè)水平，還能夠加快教師人事檔案管理的數字化轉型。教育部門要設置專門的教師人事檔案管理崗位，聘請專業(yè)的檔案管理人員，最好具有一定的檔案專業(yè)進修經歷，保證管理人員具備一定的專業(yè)理論知識。要加強現有教師人事檔案管理人員的培訓，幫助檔案管理人員掌握必要的數字信息技術，能夠熟練地操作計算機及其他數字化檔案管理設備。教育局要將檔案管理工作的成果納入職工考核機制，并制定合理的獎勵與懲罰機 制[4]，有效地提高管理人員的工作積極性。

2）合理配置數字化教師人事檔案管理設備。數字化背景下，要想提高教師人事檔案管理工作的水平，教育部門需要投入一定的資金，購買先進的數字化設備，保證教師人事檔案數字化管理工作的順利開展。不僅要保證教師人事檔案管理擁有必要的硬件設備，還要保證檔案管理系統的正常、穩(wěn)定運行。這就需要教育局檔案管理中心安排專業(yè)的設備和系統維護人員負責硬件和軟件設施的管理工作，及時發(fā)現設備運行中存在的問題，并進行有效的修復。

3）增強教師人事檔案管理的安全性。教師人事檔案管理人員需要提高自己的網絡安全意識，能夠掌握一定的木馬查殺和抵御黑客攻擊的相關知識和技能。在國家管理方面，相關部門要加強檔案管理的立法工作，用完備的法律體系為教師人事檔案管理的安全性提供法律保障。

教育局檔案管理中心要根據信息是否保密對檔案信息進行分類管理，避免教師人事檔案信息的泄露。

4 結語

加強教師人事檔案管理數字化建設的根本目的是通過提高檔案管理工作的科學性和效率，進而發(fā)揮數字化人事檔案信息在提高教育部門整體管理水平中的重要作用。很多教育局檔案管理中心在開展教師人事檔案的實際管理工作中，存在檔案管理人員專業(yè)技術水平不高、數字化檔案信息安全性不高等問題，相關領導和工作人員需要對數字化檔案管理模式中存在的問題展開合理的分析，完善檔案資源，提高管理水平。