芻議檔案管理中的電子檔案管理

劉國華

（菏澤市第三人民醫(yī)院，山東 菏澤 274000）

檔案的管理過程主要包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等一系列工作。隨著近些年計算機(jī)技術(shù)的不斷普及和信息化技術(shù)的發(fā)展，文件的電子化形式已經(jīng)逐漸在國民的生活中普及開來，越來越多的紙質(zhì)資料、文稿、文獻(xiàn)都在被電子化的文檔逐步替代。同時，這一現(xiàn)象也給檔案管理部門帶來了較高的要求和挑戰(zhàn)，如何實(shí)現(xiàn)檔案的全面電子化管理，以電子化的方式實(shí)現(xiàn)檔案從創(chuàng)建、接受，到整理、保管，再到最終的優(yōu)化、利用，成為業(yè)內(nèi)重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文的研究從檔案管理的作用著手，介紹了電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢，并從保障安全、規(guī)范使用、建立模式等不同角度，論述了電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以期能夠更好地促進(jìn)電子檔案管理工作的開展和 進(jìn)步。

1 檔案管理的作用

檔案管理是一項(xiàng)兼具政治性、服務(wù)性和管理性的工作，其主要作用是完成文檔的管理并做好相關(guān)服務(wù)性工作，工作過程并不會直接制造或生產(chǎn)物質(zhì)或金錢，所管理的檔案并非全部由檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員所生成，也不能夠被檔案管理人員所直接利用，管理對象主要以歷史性文件為主，對工作的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和全面性要求較高。檔案管理工作不能夠單獨(dú)存在于社會上，而是要與其他社會管理系統(tǒng)密切聯(lián)系，共同組成管理職能。通過檔案管理工作為社會實(shí)踐提供檔案信息服務(wù)，是該項(xiàng)工作與其它工作的最主要不同點(diǎn)。從我國的歷史來看，檔案管理工作在不同的歷史階段都在為國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展作出默默地貢獻(xiàn)，從而也奠定了檔案管理工作的重要?dú)v史地位。檔案管理部門主要完成檔案的研究、編制等工作，但其最主要的目的是為滿足社會的需要，使檔案真正被社會利用，從而表現(xiàn)出服務(wù)性的特點(diǎn)。在我國歷史中的階級社會中，檔案的存在一定程度上反映了階級關(guān)系和利益，因此檔案管理工作主要被管理人員所壟斷和掌握，在管理人員的指揮下發(fā)揮服務(wù)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的作用，從而集中表現(xiàn)出了檔案管理工作的政治屬性。步入新的歷史時代，檔案管理工作依然發(fā)揮著重要的作用。

2 電子檔案的要點(diǎn)

隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案管理方式在近些年正在逐步取代傳統(tǒng)的檔案管理過程，其主要表現(xiàn)出三方面的特征：首先，想要實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，必須構(gòu)建一個應(yīng)用性強(qiáng)、獨(dú)立性好的公共檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務(wù)的需要，所有實(shí)體化和虛擬化的檔案管理工作都需要信息化平臺提供轉(zhuǎn)變與管理職能，從而實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。其次，電子檔案是多種信息媒體共同繼承的產(chǎn)物，其內(nèi)容的主要來源既包括實(shí)現(xiàn)了電子化的實(shí)體檔案，也包括檔案畫的電子信息，同時還涉及結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等多方面的內(nèi)容。再次電子化的檔案具有一定的保存價值，能夠同步完成歷史記錄，并可以作為相關(guān)電子信息的法律依據(jù)，檔案需要能夠記錄原始文件，從而實(shí)現(xiàn)歷史再現(xiàn)，清晰、明確、完整地記錄所需信息以形成有用的歷史記錄。

3 電子檔案管理的優(yōu)勢

相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案管理方式具有較多的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在如下四個方面：1）提高工作效率。電子檔案管理工作效率更高。電子檔案的管理主要借助計算機(jī)設(shè)備來應(yīng)用和實(shí)現(xiàn)，隨著當(dāng)前信息化水平的不斷發(fā)展，運(yùn)用電子檔案管理方式極大程度上減少了人工進(jìn)行立卷歸檔、查找檢索的工作量，降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，同時提升了檔案管理工作的效率和效果。2）保持完整持久。電子化的檔案能夠更加持久的保存。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案一般以紙質(zhì)媒介的形式存在，即便環(huán)境和條件均比較適宜，仍然需要人工進(jìn)行歸檔和貯存，整個工作過程難免會出現(xiàn)紙張損壞的情況，也容易產(chǎn)生檔案缺失的問題。隨著電子檔案的運(yùn)用，對檔案的整理和調(diào)用過程全部通過計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，避免了人為問題的出現(xiàn)，也避免了時間因素造成的檔案保存完整性降低等一系列問題。3）更好實(shí)現(xiàn)保密。電子檔案管理的保密性更好。很多涉密檔案在保管過程中有著嚴(yán)格的要求，但是在紙質(zhì)媒介條件下，經(jīng)常容易受到人為因素產(chǎn)生檔案泄露的問題，而電子檔案通過計算機(jī)來保存，在特定的保密程序或加密方式作用下，產(chǎn)生泄密可能性極大降低。4）管理成效明顯。四是電子檔案的運(yùn)用，提升了檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理工作中很多時候都需要人工進(jìn)行大量體力勞動，從而導(dǎo)致人為因素干擾了工作成效，而在電子檔案管理過程中，通過自動化的程序完成檔案管理過程，具有更高的效率和更好的管理質(zhì)量。

4 保障電子檔案環(huán)境安全

對電子檔案來說，其環(huán)境安全主要包括存放環(huán)境硬件環(huán)境及軟件環(huán)境三個部分。1）建立適合介質(zhì)保存環(huán)境。要為存儲介質(zhì)提供適宜的溫度、濕度、空氣環(huán)境，避免陽光直射，以免出現(xiàn)介質(zhì)的變形和彎曲，同時，要注意減少灰塵、蟲害、外力、化學(xué)試劑、磁場等外界條件對電子檔案存儲介質(zhì)的影響。2）使用帶有防御功能的硬件。電子檔案的存儲需要依托于計算機(jī)設(shè)備，因此要注重提升計算機(jī)設(shè)備的安全性，通過防火墻、軟硬件殺毒系統(tǒng)等措施，防止病毒入侵，提升檔案計算機(jī)保密等級，切斷與互聯(lián)網(wǎng)的不必要物理連接，從而有效進(jìn)行安全防控。3）采用專業(yè)檔案管理軟件。完備的檔案管理軟件不僅可以提升檔案管理的效率和效果，而且能夠減少無權(quán)限訪問者對檔案系統(tǒng)的干擾，通過文檔加密和身份驗(yàn)證等多重手段，進(jìn)一步攔截非法用戶的行為，保障電子檔案的安全和完整。

5 規(guī)范電子檔案的使用

要注重防范軟硬件設(shè)備故障，對電子檔案造成的致命危害，定時定期做好信息備份，便于保存、查閱和異地存儲，防止突發(fā)事件給電子檔案造成致命性的打擊。按照檔案內(nèi)容的保密級別，嚴(yán)格審查訪問者的權(quán)限。對于一些不完全公開的電子檔案，要限制副本的使用。

6 建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

在當(dāng)前的技術(shù)條件下，電子檔案和紙質(zhì)檔案仍然各具優(yōu)勢，因此在技術(shù)設(shè)備尚不完備的基礎(chǔ)上，可以選用電子檔案與傳統(tǒng)檔案并存的模式，充分利用兩者的優(yōu)勢，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和完整性，利用電子檔案的快捷性和便利性，從而有效提升檔案管理效率，滿足管理要求。

7 結(jié)語

總之，在先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的發(fā)展和應(yīng)用下，傳統(tǒng)檔案管理工作被電子檔案管理所取代是必然趨勢。檔案管理工作者必須適當(dāng)掌握管理方法與技巧，切實(shí)關(guān)注變化環(huán)節(jié)，充分利用好先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，不斷優(yōu)化管理過程，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，從而提升管理工作 效率。