信息時代醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀及對策

周小麗

（鎮(zhèn)江市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院在其行政管理人事、臨床科研，以及醫(yī)療設(shè)備等管理中產(chǎn)生和形成的，具有重要保存價值的文件資料。近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢。醫(yī)院綜合檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中的重要作用日益凸顯。

1 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理特點(diǎn)

信息時代其代表性象征為“計算機(jī)”，主要以信息技術(shù)為主體，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力。信息時代，醫(yī)院綜合檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與檔案管理二者的深度融合，提升了醫(yī)院綜合檔案管理的信息化水平。與傳統(tǒng)綜合檔案管理相比，信息時代醫(yī)院綜合檔案管理呈現(xiàn)出如下 特點(diǎn)：

1）搜索便利化。將信息技術(shù)與醫(yī)院綜合檔案管理，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院綜合檔案管理的信息化，借助word等辦公軟件，以及互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)傳輸，在龐雜、多樣的醫(yī)院綜合檔案管理中，可便捷地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案搜索檢索的便利，只要通過輸入關(guān)鍵詞、主題詞等，即可在相應(yīng)的檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)高效檢索。與傳統(tǒng)的需要借助人工檢索、查詢等方式相比，信息時代醫(yī)院綜合檔案檢索更加便捷。

2）載體多樣化。傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院綜合檔案管理主要依靠紙質(zhì)、照片等載體形式，信息時候，醫(yī)院綜合檔案管理除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等載體外，大量視音頻檔案資料、電子文件資料，存儲的介質(zhì)包括磁盤、光盤、軟盤，甚至是云盤，綜合檔案載體呈現(xiàn)出日益多樣化管理的特點(diǎn)，使醫(yī)院綜合檔案管理更具直觀性。

3）服務(wù)多元化。醫(yī)院綜合檔案價值在于其利用，為醫(yī)院的發(fā)展，以及醫(yī)療事業(yè)改革提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院綜合檔案服務(wù)主要是查詢、復(fù)印紙質(zhì)檔案，用以起到憑證或信息查詢等服務(wù)。信息時代下，利用大數(shù)據(jù)、云計算，以及數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)，除了發(fā)揮傳統(tǒng)的服務(wù)價值功能外，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，可以突破傳統(tǒng)時空界限，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時綜合檔案查詢、借閱、下載等。此外，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的應(yīng)用，有助于提升醫(yī)院綜合檔案編研質(zhì)量。還可以廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理、醫(yī)院文化建設(shè)、科研等等。

2 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院在其綜合管理活動中產(chǎn)生的原始記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革、人事制度管理，以及臨床科研等重要成果。我醫(yī)院是一所集醫(yī)療、康復(fù)、科研、教學(xué)為一體的三級規(guī)模中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，檔案室中共收集、保存各類綜合檔案725件，其中，文書類檔案457件；設(shè)備類檔案107卷；實(shí)物類檔案155件，照片檔案6件。目前，醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在：

1）理念亟待更新。信息時代背景下，醫(yī)院綜合檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的方式、路徑及理念均有著較大的差異性。迫切需要醫(yī)院綜合檔案管理部門，以及其他管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理論，提升信息技術(shù)應(yīng)用的思想自覺和行為自覺，例如，做好OA辦公自動化系統(tǒng)與檔案存儲無縫銜接，實(shí)行“單套制”管理模式，減少重復(fù)工作。

2）基礎(chǔ)亟待夯實(shí)。與傳統(tǒng)醫(yī)院綜合檔案管理相比，信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的信息基礎(chǔ)還需進(jìn)一步夯實(shí)，以滿足信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求。從當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)實(shí)來看，主要存在計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件投入不足，醫(yī)院綜合檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平滯后，難以滿足新時期醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需要。

3）范圍亟待完善。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，以及醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院綜合檔案管理的范圍也呈現(xiàn)出不斷擴(kuò)大的趨勢，例如，體檢中的諸多健康檔案已經(jīng)被納入了綜合檔案管理范疇。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，主要表現(xiàn)在醫(yī)院綜合檔案管理范圍不夠健全、不夠規(guī)范，檔案資料的歸檔、移交存在不同程度的盲目性，綜合檔案資料移交缺乏系統(tǒng)性、完整性。

4）素能亟待提升。目前，醫(yī)院綜合檔案主要由辦公室負(fù)責(zé)，但具體業(yè)務(wù)部門或其他部門的檔案資料收集、整理或移交大多是由兼職人員組成，無論是檔案理論功底，還是信息素養(yǎng)都難以適應(yīng)新時期日益增長的醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

3 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理對策

近年來，隨著信息化技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，有力提升了醫(yī)院綜合檔案信息化管理水平，綜合檔案查詢效率更高，查詢和利用的頻率更為頻繁，為醫(yī)院管理決策提供有力支持，也進(jìn)一步促進(jìn)了醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的開展，以及管理水平的提升。

1）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。醫(yī)院綜合檔案專職人員、兼職人員，以及分管領(lǐng)導(dǎo)，要切實(shí)轉(zhuǎn)變醫(yī)院綜合檔案管理理念，根據(jù)新時期，信息時代醫(yī)院綜合檔案特點(diǎn)及實(shí)際，在思想上要高度重視醫(yī)院綜合檔案管理工作，學(xué)會利用信息技術(shù)管理綜合檔案管理。要在思想上高度重視信息時代醫(yī)院綜合檔案面臨的安全隱患，采取有效措施切實(shí)解決檔案面臨的網(wǎng)絡(luò)病毒、非法訪問、數(shù)據(jù)篡改等安全隱患。通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，更加重視信息技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，拓寬醫(yī)院綜合檔案收集渠道，適應(yīng)信息技術(shù)條件下醫(yī)院綜合檔案收集、整理、編目、歸檔、借閱等現(xiàn)實(shí)要求。

2）夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。從軟硬件兩個方面改善信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，加大醫(yī)院綜合檔案管理所需的經(jīng)費(fèi)投入力度，撥付?？钣靡愿纳漆t(yī)院綜合檔案管理軟硬件基礎(chǔ)條件。例如，根據(jù)醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)量和實(shí)際需要，添置必要的計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等相關(guān)硬件設(shè)施，還需要購買相應(yīng)的檔案管理軟件，以及正版的殺毒軟件等等，夯實(shí)醫(yī)院綜合檔案管理軟硬件基礎(chǔ)條件。

3）健全檔案管理范圍。首先是建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)全院綜合檔案資料的收集、歸檔和整理。其次，要明確檔案歸檔范圍。優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理范圍，根據(jù)信息技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用，結(jié)合醫(yī)院各個部門的實(shí)際職能，做好相應(yīng)的文件資料的收集、移交和歸檔，以實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸”的預(yù)期效果。再次完善醫(yī)院綜合檔案管理體系及制度。依據(jù)醫(yī)院管理實(shí)際及其職責(zé)明確具體的檔案管理范圍，并借助信息技術(shù)做好紙質(zhì)檔案電子化，并將其制作為系統(tǒng)化索引目錄。

4）增強(qiáng)檔案管理素能。信息時代，醫(yī)院綜合檔案管理面臨的形勢和任務(wù)都發(fā)生了巨大變化，需要具體從事檔案工作者不斷增強(qiáng)自身綜合業(yè)務(wù)素能，更新管理理念，掌握新的知識。具體來說，通過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競賽等，幫助檔案工作者掌握檔案理論知識，以及具體的信息技術(shù)，逐漸打造一支復(fù)合型人才隊伍，以滿足信息時代，醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。