大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用分析

孟祥蕊

（中核第四研究設(shè)計(jì)工程有限公司，河北 石家莊 050021）

文書檔案中也包含一些重要數(shù)據(jù)信息資源，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不僅能加強(qiáng)對(duì)信息資源的合理保護(hù)及利用，也能為社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步提供一系列積極的參考意見。因此，促進(jìn)文書檔案管理信息化及現(xiàn)代化，不僅是時(shí)代發(fā)展需求，也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。不斷促進(jìn)文書檔案管理工作優(yōu)化，可以為國(guó)家長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)，也能使海量的信息數(shù)據(jù)在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的統(tǒng)籌管理下，變得清晰明確，從而更有利于開展相關(guān)檔案查找及數(shù)據(jù)使用工作。

1 在文書檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的意義

時(shí)代的不斷發(fā)展，使得文書檔案管理工作愈加復(fù)雜。時(shí)代的發(fā)展不僅使文書檔案涉及的檔案數(shù)量及檔案類型越來(lái)越多，其專業(yè)化也越來(lái)越強(qiáng)。因此，現(xiàn)有的技術(shù)無(wú)法加強(qiáng)對(duì)文書檔案的利用和管理?？梢酝ㄟ^(guò)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，有效提升其管理質(zhì)量和管理效率。并且，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)不僅能加強(qiáng)相關(guān)文書檔案收集及整理，也能對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整合，并通過(guò)科學(xué)技術(shù)及核算加強(qiáng)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)工作。同時(shí)，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能，這種存儲(chǔ)功能不僅可以使文書檔案管理容量加大，也能確保相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性，從而為文書檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。提升文書檔案管理質(zhì)量與管理效率，可以使檔案管理人員加強(qiáng)與各部門間的聯(lián)系，并使文書檔案價(jià)值有效增加。并且，文書檔案存儲(chǔ)數(shù)量過(guò)于龐雜，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)不僅可以加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘及利用，也能為相關(guān)單位發(fā)展和進(jìn)步提供充足空間保障。因此，文書檔案管理中要不斷加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，這樣才能有效提升其管理質(zhì)量及管理效率。

2 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理發(fā)展的影響

2.1 改變傳統(tǒng)管理思維促進(jìn)管理現(xiàn)代化發(fā)展

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的不斷成熟及普及，使得文書檔案的管理思路和管理模式逐漸發(fā)生變化，這不僅有效促進(jìn)文書檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，也為其他部門的工作創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。首先，傳統(tǒng)文書檔案管理工作中重管理及收集，但對(duì)使用方面卻比較輕視。這種思想的存在，不利于相關(guān)文書檔案的后期使用及查找。而大數(shù)據(jù)信息技術(shù)可以為查找和整理分類提供便捷，也能及時(shí)促進(jìn)相關(guān)信息更新和完善，并對(duì)填寫的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行基本核實(shí)，從而確保相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性及合理性；其次，互聯(lián)網(wǎng)的普及也為大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。文書檔案管理在不斷向數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中，改革和完善傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式弊端，通過(guò)形成電子數(shù)據(jù)檔案，實(shí)現(xiàn)有效的信息共享及信息利用，這也使得文書檔案的潛力可以得到無(wú)限發(fā)揮。

2.2 拓展文書檔案使用、共享及存儲(chǔ)范圍

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的特征和特點(diǎn)就是共享性較強(qiáng)，同時(shí)，共享性特點(diǎn)也使文書檔案使用范圍不斷擴(kuò)大。因此，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理，可以有效提升相關(guān)數(shù)據(jù)使用率，也能使其使用范圍和使用界限不斷擴(kuò)大。同時(shí)，相關(guān)人員會(huì)有不同的管理權(quán)限及控制權(quán)限，這種控制權(quán)限級(jí)別不僅有效保障信息數(shù)據(jù)安全，也能為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)體驗(yàn)。利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)分享，不僅能確保信息的完整性，也能在一定程度上節(jié)省相關(guān)存儲(chǔ)空間，從而實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、查找、使用的一體化。這也為相關(guān)工作有效提升工作實(shí)效，從而為相關(guān)企業(yè)和單位進(jìn)步及發(fā)展提供幫助。例如，由大數(shù)據(jù)信息技術(shù)支撐，相關(guān)文書檔案可以以視頻、音頻、圖片等等形式展現(xiàn)，這種文書檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展更有利于相關(guān)數(shù)據(jù)的應(yīng)用及收集工作，也使得相關(guān)數(shù)據(jù)展現(xiàn)更為立體化。

3 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 加強(qiáng)文書檔案管理完善促進(jìn)數(shù)據(jù)共享

文書檔案在管理過(guò)程中應(yīng)建立完善的管理制度。首先，國(guó)家發(fā)布一系列文書檔案管理指南，這些制度不僅為文書檔案管理，提供一系列參考意見，也促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和合理化。因此，相關(guān)管理人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)章制度。同時(shí)，也要對(duì)人員的制度掌握情況進(jìn)行考核，從而確保相關(guān)管理手段更科學(xué)合理。例如，要對(duì)文件的收集、分類、流轉(zhuǎn)、歸檔等等進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，從而確保管理制度的有效落實(shí)；其次，在文書檔案管理過(guò)程中也要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的充實(shí)工作。例如，可以加強(qiáng)音頻、視頻、圖片等等形式的檔案收集，從而使檔案更加具體化和直觀化。同時(shí)，也要利用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案的分析，通過(guò)分析，不僅能使其分類更合理化，也能使信息整合及應(yīng)用更高效，從而為數(shù)據(jù)共享及信息整合奠定基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)文書檔案管理模式升級(jí)

傳統(tǒng)的文書檔案管理無(wú)法符合時(shí)代發(fā)展要求。因此，文書檔案管理中要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的運(yùn)用。首先，要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的引進(jìn)和利用，也要對(duì)現(xiàn)有的檢索系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善，這樣才能使檢索系統(tǒng)更高效，并促進(jìn)文書檔案整合速度不斷升級(jí)。例如，可以引入數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算、網(wǎng)技術(shù)等等先進(jìn)的信息技術(shù)，從而為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)；其次，大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)可以支撐文書檔案管理模式，不斷優(yōu)化和升級(jí)。因此，可以利用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)行資源挖掘工作，不僅要對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)文書檔案進(jìn)行整合。也要通過(guò)掃描，識(shí)別等等信息化方式，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收入。相關(guān)信息數(shù)據(jù)的完善，可以有利于大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)各數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)的分析，從而打破各部門的信息孤島現(xiàn)象，為用戶提供更具針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)方案。

3.3 加強(qiáng)文書檔案管理安全工作

文書檔案在管理過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)其安全工作的重視。首先，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員安全意識(shí)培訓(xùn)，這樣相關(guān)人員才能樹立完善的安全意識(shí)，并積極承擔(dān)應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任，通過(guò)遵守相關(guān)規(guī)章制度，從而防止泄密事件出現(xiàn)；其次，可以通過(guò)不斷更新相關(guān)硬件設(shè)備及軟件設(shè)備，從技術(shù)層面加強(qiáng)安全管理。例如，通過(guò)不斷更新防火墻以及進(jìn)行相關(guān)文件加密，從而對(duì)相關(guān)答案實(shí)行嚴(yán)格保密，確保檔案的安全性；最后，也要加強(qiáng)文書檔案分類，可以通過(guò)相關(guān)分類增加相關(guān)數(shù)據(jù)的使用率。也要對(duì)一些機(jī)密檔案進(jìn)行嚴(yán)格守護(hù)和管理，并通過(guò)定期查殺，防止相關(guān)木馬病毒的入侵。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人才信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，這樣相關(guān)人才才能在充分合理地利用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，確保相關(guān)文書檔案的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得文書檔案管理工作需要迫切升級(jí)和完善，這樣才能打破信息孤島，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案的具體價(jià)值。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，也能促進(jìn)文書檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，這也可以使相關(guān)的企事業(yè)單位及政府部門工作開展更加便利和便捷。并且，文書檔案管理人員也要不斷增加自身信息技術(shù)掌握能力，這樣才能在熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的同時(shí)，保障相關(guān)文書檔案的安全性和隱秘性。