提高電子文件管理工作效率的一些思考

王 瑜

（中國電建集團(tuán)北京勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京 100024）

電子文件是在數(shù)字設(shè)備或環(huán)境中生成的，并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，可以依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備讀取和處理，也可以通過電信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮訖n案。在推進(jìn)電子文件管理工作中，企業(yè)可以從建立管理制度、培養(yǎng)專業(yè)人員、明確電子文件范圍和選擇合適的電子文件存儲(chǔ)形式等方面來優(yōu)化電子文件管理工作。本文結(jié)合管理電子文檔的實(shí)際過程中遇到的常見問題，提出看法，探討優(yōu)化電子文件管理的一些可能性。

1 電子文件

電子文件，也稱數(shù)字文件，是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件與其他類型的區(qū)別在于記錄方式和載體形式的不同，兩者在支撐業(yè)務(wù)活動(dòng)和傳承社會(huì)記憶方面的功能則是一樣的。電子具有真實(shí)性、完整性、有效性，管理電子文件也具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化管理程序。電子文件的特點(diǎn)在于拓寬了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不具備的使用維度和廣度，可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何地點(diǎn)提供使用。

電子文件需要依賴計(jì)算機(jī)軟件或者移動(dòng)設(shè)備上的APP才能管理和使用。電子文件管理系統(tǒng)為電子文件的管理提供了方便，文件可及時(shí)上傳，隨時(shí)取用。電子文件管理系統(tǒng)的可操作性為用戶提供了更多地使用方法，除了閱讀和打印等傳統(tǒng)的使用文件的方法外，還可以根據(jù)企業(yè)需要設(shè)置各種多樣化功能。電子文件特點(diǎn)是可以數(shù)字傳播，將傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行處理后傳輸?shù)教囟ǖ碾娮游募芾硐到y(tǒng)上，人們可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)在管理系統(tǒng)上上傳信息，也可以用筆記本電腦或移動(dòng)設(shè)備下載幾千公里外電子文件管理系統(tǒng)服務(wù)器上的電子文件。

2 存在的問題

2.1 管理方法仍需摸索

國家檔案局早在2009年就已出臺(tái)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，《DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《DA/T47-2009板式電子文件長期保存格式需求》等標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件的元數(shù)據(jù)、電子文件長期保存格式等方面進(jìn)行了約定。但是在管理電子文件的過程中，仍存在諸多問題，比如軟件版本兼容性的問題：檔案數(shù)字化時(shí)，老化的紙質(zhì)檔案文件字跡模糊、紙張老化發(fā)黃，紙張上有污漬的問題，電子文件還會(huì)出現(xiàn)文件中有病毒和電腦故障問題。 雖然以上問題都有相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可以幫助解決問題，但是處理這些問題需要花費(fèi)的大量的人工成本和時(shí)間成本，在一定程度上影響到檔案工作人員的工作效率。那么如何配備有效的電子文件批處理的管理方法就是目前需要解決的最大的問題。

2.2 專業(yè)人員的稀缺

雖然老一輩檔案人碩果頗豐，每年也有大量的檔案相關(guān)專業(yè)人才畢業(yè)涌向市場，但是面對當(dāng)今世界的高速發(fā)展，每年檔案形成數(shù)量的不斷增長，電子文件的數(shù)量也是成幾何倍增長的。面對如此龐大的工作量，目前人員的配備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。而且在企業(yè)中，移交文件到檔案室的工作人員可能不了解檔案相關(guān)知識(shí)，需要培訓(xùn)才能勝任此項(xiàng)工作，并且這部分工作人員往往不是檔案專職人員，一旦這些人員出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)，換上新人后又需要重新培訓(xùn)。

2.3 信息安全存在問題

電子文件因其可以在互聯(lián)網(wǎng)中飛速傳播的特征給檔案管理工作帶來方便，但是也帶來了電腦病毒、信息泄露等安全隱患。首先維護(hù)數(shù)據(jù)有一定困難，一旦管理系統(tǒng)崩潰或維護(hù)時(shí)，就可能出現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)丟失，或一時(shí)無法提供使用的麻煩。其次電子文件再歸檔前，檔案人員難以確認(rèn)電子文件是無毒的，在電子文件提供利用時(shí)，檔案人員也很難控制電子文件的流向。

3 解決措施

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化的管理

電子文件的管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的業(yè)務(wù)，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系才能對電子文件進(jìn)行科學(xué)有效的管理。另外軟硬件的配備也同樣重要，只有標(biāo)準(zhǔn)和軟硬件同時(shí)配備，才能實(shí)現(xiàn)電子文件的高效批量處理，節(jié)約處理電子文件的時(shí)間成本，提高檔案人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高辦公質(zhì)量。我認(rèn)為上述兩點(diǎn)大部門企業(yè)已經(jīng)具備了，但是工作及軟件的使用流程仍然需要檔案工作人員不斷摸索優(yōu)化。國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T77-2919紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》中提到“應(yīng)對識(shí)別的文本進(jìn)行自動(dòng)語義識(shí)別和矯正通過詞匯庫和語義庫對識(shí)別后文本中的字符、詞匯、語句自動(dòng)進(jìn)行逐層分析更正。詞匯庫和語義庫應(yīng)具備更新和自動(dòng)學(xué)習(xí)功能”檔案人員應(yīng)該嘗試訓(xùn)練軟件完成機(jī)器學(xué)習(xí)。

3.2 加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)

規(guī)范一套切實(shí)可行的檔案及相關(guān)人員工作制度，時(shí)刻跟進(jìn)本企業(yè)業(yè)務(wù)情況，根據(jù)企業(yè)情況實(shí)時(shí)的做出調(diào)整，同時(shí)讓檔案人員對本企業(yè)業(yè)務(wù)有所了解，讓其他部門的人員也了解本企業(yè)檔案工作的相關(guān)規(guī)定，盡可能簡化業(yè)務(wù)人員歸檔電子文件時(shí)的流程，并且加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案相關(guān)工作規(guī)范的培訓(xùn)，才能做好檔案工作的傳承，達(dá)到良好電子文件管理效果。

3.3 做好信息安全的把控

完善電子文件信息安全技術(shù)保障措施是首要任務(wù)。我認(rèn)為首先應(yīng)該對電子文件做好加密處理，對文件進(jìn)行分級(jí)權(quán)限管理，不同權(quán)限的用戶所能使用的文件級(jí)別也不同。通過電子文件加密和解密操作可以使用戶外的人很難接觸到文件內(nèi)容。同時(shí)規(guī)定電子文件的使用時(shí)間，讓電子文件只有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)可讀，才可以有效地保護(hù)電子文件信息安全。

4 結(jié)束語

加強(qiáng)電子檔案接收和電子檔案管理，可以降低企業(yè)的運(yùn)營成本，保護(hù)企業(yè)的信息資產(chǎn)。形成電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)用嚴(yán)格的管理制度和措施來保證其真實(shí)性、完整性和有效性。在電子文件形成過程中，應(yīng)進(jìn)行管理、檢測，確保管理流程的連續(xù)性。同時(shí)發(fā)展可實(shí)現(xiàn)的管理制度，規(guī)范責(zé)任，明確責(zé)任，才能優(yōu)化企業(yè)的電子文件管理，幫助檔案人員提高工作效率。