補(bǔ)齊社保檔案數(shù)字化管理短板提高檔案服務(wù)利用效能

葉青勝

（瀏陽(yáng)市人社局社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，湖南 瀏陽(yáng) 410300）

1 當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的普遍現(xiàn)狀

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案其實(shí)是一種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在業(yè)務(wù)經(jīng)辦程中形成的一種專門檔案，2009年7月國(guó)家人力資源社會(huì)保障部還專門頒布了《社保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理檔案規(guī)定（試行）》，用來(lái)規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，但隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與社會(huì)保障部門自身的機(jī)構(gòu)變革，該《規(guī)定》對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案管理有一定的指導(dǎo)作用，但在細(xì)則方面還不夠完善，有點(diǎn)跟不上當(dāng)前社保業(yè)務(wù)形式的需要，再加上其他綜合因素的影響，就造成了當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中不可避免的出現(xiàn)一些共性的問(wèn)題。

1.1 檔案管理部門多頭化

人力資社會(huì)保障部門的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療、生育幾個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門，2019年機(jī)構(gòu)改革之后醫(yī)療和生育的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)歸屬于各地醫(yī)療保障部門，而助各地的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的設(shè)置也不盡相同，如有的地區(qū)是就業(yè)和失業(yè)管理是一個(gè)部門，有的是單獨(dú)設(shè)置有失業(yè)管理機(jī)構(gòu)，這就造成每個(gè)不同險(xiǎn)種的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都會(huì)形成各自的業(yè)務(wù)檔案，各自保管、各自為政，在檔案的形成過(guò)程中整理成檔標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，跨部門利用檔案難等問(wèn)題。

1.2 檔案形成類別多樣化

各險(xiǎn)種在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中，在不同的階段會(huì)形成不同的業(yè)務(wù)檔案，如參保單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料以及參保人員辦理社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系變動(dòng)、基本信息變更等登記手續(xù)時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料，參保個(gè)人的待遇享受申請(qǐng)材料、個(gè)人信息變更材料等，財(cái)務(wù)部門的基金收入、支出等檔案材料，不同檔案材料，保管期限、利用率、利用價(jià)值都有差別，在整理成檔的過(guò)程中要對(duì)這些資料進(jìn)行細(xì)致、準(zhǔn)確的甄別，這樣才有利于形成檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、管理的針對(duì)性、使用的便利性，這就對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平就提出了更高的要求。

1.3 檔案管理硬件差別化

所謂檔案管理硬件差別化，主要是指人社部門社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案與人才交流服務(wù)中心的人事檔案管理的硬件設(shè)施相比較還有較大的差距。受制于辦公條件，目前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案的儲(chǔ)存在庫(kù)房面積、防潮、防火、溫濕度的控制等方面普遍只是勉強(qiáng)達(dá)標(biāo)，甚至是不達(dá)標(biāo)，在數(shù)字化管理方面的投入更是少之又少，最多也就是給配個(gè)電腦、打印機(jī)之類的。要查一本檔案，基本是上要靠人工到一柜的檔案中去翻，要費(fèi)九牛二虎之力，極大的影響了工作效率。同時(shí)由于檔案管理中庫(kù)房通風(fēng)、防火、防潮等設(shè)備設(shè)施不完善的話，所保存的社保業(yè)務(wù)檔案存在極大的安全隱患，稍有不慎就會(huì)造成不可挽回的損失。

1.4 檔案管理人才缺乏化

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)非專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，大部分在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理人員都屬于兼職案管理人員，都是在做好檔案管理的同時(shí)還有其他業(yè)務(wù)工作，而且大部分都是半路出身的非檔案專業(yè)的人員，也極少有機(jī)會(huì)接受比較專業(yè)的培訓(xùn)，甚至有部分單位認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性不強(qiáng)的工作，往往選派一些工作業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)或是工作不夠認(rèn)真的工作人員去負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，造成在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理歸檔、保管等方面還有較大的欠缺。各個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的兼職檔案管理員的素質(zhì)不一，管理水平有較大差距?？偟目磥?lái)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的專業(yè)檔案管理人才都是極度缺乏的。

2 補(bǔ)齊社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理短板的幾個(gè)重要抓手

2.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理設(shè)備的配備

兵馬未動(dòng)，糧草先行，要推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化，要提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的整理和利用效率，必須要有先進(jìn)的設(shè)備，要有必備的工具才可以進(jìn)行操作，如掃描完儀、電腦、打印設(shè)備、智能密集架以及相應(yīng)的圖形處理軟件等，這就需要較大的資金投入，需要我們的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)這一項(xiàng)工作的充分重視，需要我們社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理負(fù)責(zé)人去爭(zhēng)取，也需要上級(jí)人社部門制訂有相應(yīng)的制度規(guī)定來(lái)保障單位對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理利用的資金投入。

2.2 搭建社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一電子平臺(tái)

通過(guò)統(tǒng)一社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理電子平臺(tái)，將養(yǎng)老、工傷、失業(yè)甚至是醫(yī)療保障部門的醫(yī)療、生育險(xiǎn)都納入這一個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)管理，做到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一規(guī)范。統(tǒng)一的平臺(tái)有有利于電子檔案在各部門之間的交流與傳遞，需要查看某參保對(duì)象的某個(gè)險(xiǎn)種的參保情況或者是待遇享受情況不用再跑到其他部門去看紙質(zhì)資料。這樣可以大大提高工作效率，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用率。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，也是一種更好的保護(hù)，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案翻動(dòng)太多的話不利于保管。而且社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理電子平臺(tái)的搭建，站的高度可以高一些，至少以省為單位搭建平臺(tái)，這樣可以做到全省范圍內(nèi)的統(tǒng)一，避免出現(xiàn)下轄的市、區(qū)、縣各自為政，甚至是復(fù)建設(shè)，達(dá)不到預(yù)計(jì)的效果。

2.3 注重對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)手段的培訓(xùn)

檔案數(shù)字化管理設(shè)備的配備、現(xiàn)代化技術(shù)手段的不斷革新，對(duì)我們社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。無(wú)論什么設(shè)備，最終還是要人去應(yīng)用、去操作，有了先進(jìn)的設(shè)備還要有人會(huì)使用會(huì)操作。所以要注重對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，一是不斷更新檔案管理人員的思想理念，跟上時(shí)代的步伐；二是要掌握新設(shè)備設(shè)施的操作技能和技巧。要定期由上級(jí)人社部門組織管轄區(qū)域內(nèi)的人社部門的相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，只有檔案管理人員的素質(zhì)跟上去了，才能充分發(fā)揮數(shù)字化管理設(shè)備及新的檔案管理平臺(tái)的作用。

2.4 重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)數(shù)字檔案的安全管理

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理必依托互聯(lián)網(wǎng)、信息平臺(tái)等工具，所以在使用和保管過(guò)程中必然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如發(fā)生信息泄漏等風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)數(shù)字化管理設(shè)備在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理和使用過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)一定要先行排查牢牢管控，及時(shí)堵漏，切不可大意，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和完善管理流程，所以在使用和管理的過(guò)程中一是要制訂有嚴(yán)密的管理制度，要做崗位職責(zé)分明，責(zé)任追究到人；二是要在管理平臺(tái)的打造與傳輸平臺(tái)的搭建時(shí)充分考慮到信息安全問(wèn)題。既要發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的巨大優(yōu)勢(shì)，也要預(yù)防可能存的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理從目前的情況來(lái)看還有很長(zhǎng)的路要走，我們朝這方面不斷努力的同時(shí)，仍要繼續(xù)做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙檔案的收集、整理、保存工作，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是根，而數(shù)字化檔案是枝葉，只有才保證紙質(zhì)檔案管理不滑坡，數(shù)字化檔案管理短板不斷得以補(bǔ)齊的情況下，兩條腿走路才能走得更穩(wěn)，我們的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案才能更高效、更便捷的服務(wù)于百姓，服務(wù)與社會(huì)保險(xiǎn)工作，我們作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理人員也就實(shí)現(xiàn)了自己的人生價(jià)值。