如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

臧大青

（招遠(yuǎn)市房產(chǎn)物業(yè)管理有限公司，山東 招遠(yuǎn) 265400）

1 引言

在企業(yè)信息系統(tǒng)中，檔案信息是一個(gè)非常重要的組成部分，對(duì)檔案信息的科學(xué)管理具有決定性的意義。由于管理水平落后、信息化建設(shè)中長(zhǎng)期規(guī)劃不到位、安全保障不到位、人員素質(zhì)不高、信息化水平低等問(wèn)題，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)不利影響，必須采取有針對(duì)性的措施，提高信息化建設(shè)質(zhì)量。因此，我們需要改進(jìn)企業(yè)檔案管理，而檔案信息管理是一種很好的管理方法。一方面，管理信息可以幫助企業(yè)擺脫孤立和縱向開放。信息的管理可以很好地幫助公司實(shí)現(xiàn)從單純存儲(chǔ)和使用檔案信息資源到獲取和開發(fā)信息資源的轉(zhuǎn)變，更有利于信息資源的合理配置。另一方面，充分開發(fā)和利用檔案中有價(jià)值的信息，更好地讓檔案服務(wù)部門為公司提供社會(huì)服務(wù)。

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息管理在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，并取得了良好的效果。在全球范圍內(nèi)，產(chǎn)業(yè)信息化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，保證自身健康穩(wěn)定的發(fā)展，就必須跟上時(shí)代的發(fā)展潮流。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，運(yùn)用信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，為企業(yè)收集、分析公司內(nèi)部文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)為企業(yè)發(fā)布信息。這樣就提高了企業(yè)的整體效率，從而達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)社會(huì)的目的。

2 企業(yè)檔案管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題

1）信息化意識(shí)淡薄。企業(yè)文檔信息管理是企業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，但它是許多企業(yè)文檔管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高層領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到文件信息管理的積極作用。知識(shí)文檔管理將是一筆巨大的資金，并不能給公司帶來(lái)效益。公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度正確對(duì)待企業(yè)檔案信息管理。公司在檔案管理信息化方面投入較大，缺乏檔案信息管理設(shè)備。同時(shí)，很多企業(yè)不接受企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)和聘用，導(dǎo)致這些員工缺乏綜合實(shí)力和經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法妥善處理和開展企業(yè)檔案信息管理工作。這樣，企業(yè)檔案信息管理在促進(jìn)公司發(fā)展中的積極作用就不能得到充分發(fā)揮。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高，管理水平落后。由于企業(yè)對(duì)檔案管理的發(fā)展重視不夠，專業(yè)人才配置不到位，許多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和基本素質(zhì)不足。然而，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，人才素質(zhì)是企業(yè)取勝的重要條件。檔案管理人員質(zhì)量控制不嚴(yán)，培訓(xùn)活動(dòng)安排不當(dāng)，將使企業(yè)面臨嚴(yán)重的人力資源瓶頸。這無(wú)疑是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的巨大障礙。另外，企業(yè)檔案管理的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息平臺(tái)建設(shè)還不完善，檔案管理軟件的先進(jìn)引進(jìn)，使得信息管理的方法相對(duì)落后，員工更多地依靠手工方式進(jìn)行信息的查找和提取，將嚴(yán)重浪費(fèi)人力物力。另外，在文件處理過(guò)程中，缺乏專業(yè)的文件分類步驟，許多文件存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，目錄數(shù)量不準(zhǔn)確，標(biāo)題是標(biāo)準(zhǔn)化的，文件的完整性不足以確保將所有類型的文件放在一個(gè)文件中，導(dǎo)致文件丟失等嚴(yán)重后果。

3）電子檔案鑒定責(zé)任不清。電子檔案評(píng)價(jià)是通過(guò)評(píng)價(jià)內(nèi)容來(lái)判斷檔案的價(jià)值。檔案評(píng)價(jià)是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為了識(shí)別電子文件，相關(guān)部門需要通力合作，這需要時(shí)間和精力。然而，由于電子檔案管理不成熟，鑒定責(zé)任不明確，企業(yè)無(wú)法實(shí)施電子檔案鑒定，一直處于停滯狀態(tài)。在這種情況下，對(duì)文檔身份驗(yàn)證的需求不斷增加，使得管理更加困難。此外，“制度是一切的基礎(chǔ)。沒(méi)有制度，就無(wú)法管理”，一些部門還沒(méi)有建立起完整的檔案管理制度。雖然有些公司已經(jīng)建立了相關(guān)的制度，但是他們對(duì)這些制度的實(shí)施并不確定。因此，在檔案工作中，檔案不完整，沒(méi)有及時(shí)檢查檔案是否真實(shí)有效，造成檔案工作嚴(yán)重滯后。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略途徑

1）轉(zhuǎn)變意識(shí)，做好企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)工作。公司高層領(lǐng)導(dǎo)和管理者要清醒認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息管理的重要作用，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是企業(yè)信息化產(chǎn)業(yè)化的新要求。公司要想更好地發(fā)展，不被市場(chǎng)淘汰，就要加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理建設(shè)，提高企業(yè)檔案信息管理意識(shí)，更好地利用信息平臺(tái)，開發(fā)檔案信息，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享。定期對(duì)企業(yè)高層管理人員和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高對(duì)企業(yè)檔案管理信息的認(rèn)識(shí)，將直接影響到企業(yè)檔案信息管理的建設(shè)和發(fā)展。高層次人才企業(yè)要正確認(rèn)識(shí)文檔信息管理對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的積極作用，正確認(rèn)識(shí)文檔信息管理的重要性和難點(diǎn)，積極倡導(dǎo)和鼓勵(lì)職工加強(qiáng)這項(xiàng)工作，加大資金投入。管理檔案信息，更新先進(jìn)的電子設(shè)備，重視檔案管理員的學(xué)習(xí)，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高員工的檔案信息管理意識(shí)。

2）提高檔案管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)和水平,提高檔案使用效率。為了實(shí)現(xiàn)管理的信息化和智能化，首先需要對(duì)檔案分類進(jìn)行修改。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)是一個(gè)值得擁有的核心工具，但計(jì)算機(jī)的作用離不開人的操作和控制，這就要求檔案管理人員提高信息技術(shù)操作技能。企業(yè)應(yīng)組織系統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)，幫助員工接觸行業(yè)的專業(yè)理論知識(shí)和前沿技術(shù)，加快信息化建設(shè)的步伐。工作人員首先要厘清不同檔案之間的區(qū)別，并加以整合，形成科學(xué)的檔案體系。只有在做好檔案分類的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)一步提高檔案的使用價(jià)值，幫助企業(yè)在人力資源配置和內(nèi)部一體化管理上取得成效。

3）保證檔案信息的安全性和完整性。企業(yè)檔案信息價(jià)值的前提是信息安全。文件信息管理系統(tǒng)的主要性能是硬件安全、軟件安全和信息發(fā)布安全。首先，企業(yè)應(yīng)在文件管理室、軟硬件上開發(fā)一套安全系統(tǒng)管理系統(tǒng)，并通過(guò)建立安全系統(tǒng)來(lái)保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全。其次，在選擇檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，不減少投入，降低選擇標(biāo)準(zhǔn)；第三，信息網(wǎng)絡(luò)的管理平臺(tái)應(yīng)僅限于公司內(nèi)部使用，數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)保密；第四，公司內(nèi)部檔案館對(duì)不同的信息資源進(jìn)行了不同層次的保護(hù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，探討企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工程。企業(yè)應(yīng)從戰(zhàn)略發(fā)展的角度考慮檔案信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。只有做好這一部分，才能提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)應(yīng)重視企業(yè)檔案信息的管理，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的研究。充分發(fā)揮檔案信息管理在促進(jìn)公司發(fā)展中的積極作用，實(shí)現(xiàn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。建立和充分利用這樣一個(gè)管理信息系統(tǒng)，不僅要引起公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，而且要記錄管理者更新觀念，用科學(xué)發(fā)展觀探索檔案收集和利用的客觀規(guī)律，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，全方位推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，整合企業(yè)內(nèi)部力量，實(shí)現(xiàn)多領(lǐng)域有效開發(fā)利用。