數(shù)字化檔案管理工作的實踐

王 卉

（佳木斯大學附屬第一醫(yī)院，黑龍江 佳木斯 154003）

當前的檔案管理工作已經(jīng)逐漸朝著信息化的發(fā)展在不斷發(fā)展，但是如何高效的運用現(xiàn)代化技術，對于檔案進行有效的管理，使數(shù)字化檔案管理工作現(xiàn)階段需要著重考慮的問題。通過對于數(shù)字化檔案的建設，能夠不斷的促進檔案管理工作更加高效的開展，對于檔案管理更加便利，確保企業(yè)的檔案能夠在企業(yè)中發(fā)揮出作用。因此，本文針對于數(shù)字化檔案管理工作的實踐展開探討。

1 數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字檔案管理工作是隨著社會發(fā)展而出現(xiàn)的必然現(xiàn)象，也是檔案管理工作信息化建設的發(fā)展成果。在實際的數(shù)字化檔案管理工作中，能夠對于一些圖像，文字，語音，視頻等一些具有更高價值意義的檔案內(nèi)容進行儲存和保管。其次，當前的信息技術高速發(fā)展，產(chǎn)生了許多的數(shù)字檔案信息，為了能夠促進這些檔案的妥善保管，并且能夠隨意的調(diào)取使用，就需要開展數(shù)字化檔案管理的工作模式，在這種工作模式下，通過網(wǎng)絡就可以對檔案進行傳播，使其能夠發(fā)揮出自身作用。因此，在檔案管理工作中不斷地推進數(shù)字化檔案管理工作的模式是對于檔案管理工作實際價值的提升，也是能夠促進企業(yè)綜合實力提升的一種方式。在實際的內(nèi)涵分析上，有以下三點：

1）數(shù)字檔案管理的優(yōu)點。數(shù)字文件管理工作相比較傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，更加便捷，能夠節(jié)約紙張，更加易于保管，還能夠節(jié)約空間。而且，通過數(shù)字化檔案工作的方式，能夠更加便捷的對于數(shù)據(jù)內(nèi)容進行查詢，還可以使數(shù)據(jù)內(nèi)容歸檔更為便利，提升實際的檔案管理工作效率。

2）數(shù)字檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理工作上，計算機技術，網(wǎng)絡技術以及通信技術和多媒體技術都能夠得到充分得來用，并且能夠不斷的促進檔案管理工作的進步與發(fā)展。隨著數(shù)字化檔案管理工作的開展，能夠推動檔案管理工作的開展與改革，并且能夠使檔案內(nèi)容有效地進行利用，還能夠形成資源共享，從而提升了檔案在工作中的作用發(fā)揮，提升了檔案內(nèi)容在企業(yè)發(fā)展中的重要性。

3）數(shù)字文件管理的效率。紙質(zhì)檔案在儲存之后，由于工作原因經(jīng)常需要調(diào)閱，但是次數(shù)多了就容易使檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，對于檔案的管理工作來說，十分不易。并且，紙質(zhì)檔案在管理上不夠便利，并且難以共享。但是隨著信息化技術的運用，能夠對于紙質(zhì)檔案進行備份，通過這樣的方式使人們在調(diào)閱的時候可以直接通過計算機閱讀檔案內(nèi)容，使檔案的保管更加便利，還能夠提升檔案的安全性。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐開展的現(xiàn)狀分析

1）硬件設備建設不足。企業(yè)想要更好地開展檔案數(shù)字化管理工作，就需要具有先進的硬件設備。由于各種原因的影響，一些企業(yè)當前的硬件設備還較為落后，并且還有一些企業(yè)由于經(jīng)費問題，連數(shù)字化檔案管理的基礎設備—掃描儀都沒有，根本無法開展數(shù)字化檔案管理工作的建設。還有一些企業(yè)內(nèi)部的建設較為落后，在網(wǎng)絡設施上，存在著諸多問題，甚至于無法正常使用，都會對于企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作產(chǎn)生影響。當前我國企業(yè)中存在硬件設備不足問題的企業(yè)很多，因此，硬件設備問題是影響數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展的重要 原因。

2）檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)無法對接。由于企業(yè)內(nèi)部使用的一些軟件都是資深專門針對于檔案管理工作開發(fā)的，所以通過網(wǎng)絡技術的運用開展自動化辦公的時候，員工大多是使用的企業(yè)內(nèi)部自主研發(fā)配備的系統(tǒng)，而這一系統(tǒng)無法與數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)進行對接。也就是說，兩個軟件的使用過程中，缺乏一個合理的規(guī)章制度以及使用方式管理，所以，在工作中，也就無法實現(xiàn)兩者的對接，從而導致數(shù)字化檔案管理工作無法在企業(yè)中推行。并且，還有一些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)的兼容性比較差，無法完成連接。

3 企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐方式分析

1）更新硬件設備。為了能夠促進企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設，就需要企業(yè)首先投入資金進行硬件設備的更新，使數(shù)字化建設具有一個良好的基礎。在硬件設備更新的時候，需要首先對于源設備上的內(nèi)容進行保存，并且要在更換設備后儲存在新設備上。其次，在設備更換之后，企業(yè)要對于設備進行調(diào)試，以確保設備能夠正常使用，針對于計算機來說，需要確保計算機的系統(tǒng)安全問題以及穩(wěn)定性功能良好，避免給數(shù)字化檔案管理工作造成隱患。最后，除了硬件設備以外，企業(yè)還要加強對于硬件設備使用的條件創(chuàng)造。通過安排人員定期對于設備井維護，并且對于檔案查閱室進行打掃。

2）培養(yǎng)復合型人才。在當前的數(shù)字化背景下，企業(yè)需要不斷的加強對于復合型人才的培養(yǎng)，使人才能夠滿足于檔案管理工作的要求。首先，企業(yè)要對于檔案管理人員進行專業(yè)知識的培訓，使其能夠掌握工作中的基本流程，并且能夠逐步的適應于數(shù)字化檔案管理的工作模式。其次，需要任命一些具有計算機技術的人員進行檔案管理工作，數(shù)字化檔案管理工作的根本就是需要檔案管理人員具有計算機的操作技術。所以，在上崗前，要對于員工進行培訓，確保其能夠符合于數(shù)字化檔案建設的要求，在開展工作。除此之外，企業(yè)還可以通過招聘的形式，招收一些復合型人才到企業(yè)中參與到檔案管理工作中，并且要加強檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的人才，并且能夠調(diào)動工作人員的積極性。

3）做好數(shù)字化檔案精準管理。數(shù)字化檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理來說，優(yōu)勢明顯，但是需要管理人員加強對于細節(jié)的重視，通過細節(jié)問題的處理，能夠確保檔案管理工作更加安全，避免出現(xiàn)損毀，丟失等問題，導致檔案管理質(zhì)量出現(xiàn)問題。并且，企業(yè)要逐步完善檔案管理制度，對于檔案管理工作提出具體的工作要求，并且對于其工作職責范圍進行明確。其次，還要設置檔案管理員的職位，出現(xiàn)問題時，能夠及時地追責，確保損失降低。

4）運用現(xiàn)代化管理手段?，F(xiàn)代化管理方式指的是數(shù)字虛擬技術，智能技術等等。隨著科技的進步，當前現(xiàn)代化技術的運用十分廣泛。因此，在檔案管理工作中，企業(yè)可以通過人臉識別，指紋密碼的形式，使文件的安全系統(tǒng)能夠提升。并且，該可以建立專門的檔案室，對于紙質(zhì)檔案以及一些儲存檔案的硬盤等進行保存，檔案室不允許他人進入，需要查閱內(nèi)容時，需要檔案管理人員進入取出，并做好登記工作。這樣的方式能夠有效地提升檔案管理的安全性，避免由于檔案泄露或者損壞給企業(yè)帶來損失。

4 結語

當前在企業(yè)中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理人員對于檔案管理工作的重視度不足，從而導致數(shù)字化檔案管理工作開展不利。因此，在企業(yè)內(nèi)部，需要不斷的對于硬件設備進行更新，加強對于復合型人才的培養(yǎng)，做好數(shù)字化檔案精準管理工作，運用現(xiàn)代化的管理手段，使企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作能夠更加高效的開展。最終使數(shù)字化檔案管理工作能夠提升企業(yè)檔案管理的工作效率，并且提高工作質(zhì)量，減輕工作人員的工作壓力，符合于社會的發(fā)展，促進企業(yè)更加穩(wěn)定的成長。