新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策

宋荔兒

（國(guó)投湄洲灣港口有限公司，福建 莆田 351153）

檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的影響，隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)于管理工作的關(guān)注日益密切，檔案管理作為各中小企業(yè)管理工作中極其重要的一部分，關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，并且隨著社會(huì)信息化發(fā)展程度的不斷推進(jìn)，檔案管理工作的性質(zhì)以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，電子檔案也逐漸應(yīng)用于各企事業(yè)單位的管理之中，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理不但能夠顯著提升檔案管理水平，還能夠提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)提供有效 保障。

1 當(dāng)前電子檔案管理工作中存在的問題

1.1 電子檔案制度化管理目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)

隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術(shù)為支撐的檔案管理已經(jīng)融入到各個(gè)領(lǐng)域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量。就當(dāng)前電子檔案管理工作而言，工作內(nèi)容比較繁瑣，并且對(duì)于工作質(zhì)量的要求非常高，所以對(duì)于相關(guān)管理人員的要求也就比較嚴(yán)苛，即使長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行重復(fù)性工作，也無(wú)法完全避免任何錯(cuò)誤的出現(xiàn)。除此之外，因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)缺乏遠(yuǎn)見，即使檔案管理模式發(fā)生改變，也依舊遵循傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行工作，不愿意并且沒有能力對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，導(dǎo)致一些規(guī)范、先進(jìn)的管理模式?jīng)]有被引入，電子檔案管理工作的效率以及質(zhì)量也就遲遲無(wú)法提升，制約企業(yè)的發(fā)展。

1.2 電子檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較低

檔案管理人員直接參與到電子檔案管理工作之中，群體的素質(zhì)將會(huì)對(duì)電子檔案管理的質(zhì)量與效率造成直接的影響，從當(dāng)前整體發(fā)展形勢(shì)而言，目前我國(guó)從事檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對(duì)于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，甚至只能夠進(jìn)行普通的紙質(zhì)檔案管理，無(wú)法為新形勢(shì)下電子檔案的管理提供更多的幫助，導(dǎo)致電子檔案管理的效果無(wú)法得到全面發(fā)揮，并且還會(huì)對(duì)電子檔案管理造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節(jié)奏比較慢，長(zhǎng)期以來大部分管理人員容易形成不好的工作習(xí)慣，不會(huì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時(shí)才會(huì)選擇解決或是上報(bào)，這種對(duì)待日常工作不主動(dòng)熱情的工作態(tài)度是導(dǎo)致電子檔案管理工作效率始終無(wú)法得到明顯提升的關(guān)鍵原因。

1.3 電子檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時(shí)需要保持極高的注意力，即使是電子檔案管理的難度也是比較大的，尤其是隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的產(chǎn)出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上增大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力搜索，雖然電子檔案能夠節(jié)省這一部分時(shí)間，但是檔案的收集、錄入過程也需要花費(fèi)大量的人力，并且由于目前電子檔案的應(yīng)用范圍還不夠廣泛，大多數(shù)企業(yè)在電子檔案的應(yīng)用方面還處于摸索階段，部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無(wú)法共享，導(dǎo)致檔案的價(jià)值無(wú)法完全發(fā)揮，這也是電子檔案管理的一個(gè)重要因素。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理工作對(duì)策

2.1 建立健全電子檔案管理制度

將數(shù)字信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，加強(qiáng)員工對(duì)于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實(shí)信息化管理理念。根據(jù)當(dāng)前企業(yè)對(duì)于下一階段的發(fā)展規(guī)劃，制訂一套與企業(yè)當(dāng)前發(fā)展相一致的檔案管理方案，深化企業(yè)改革。就目前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、全面的分析，在人事檔案調(diào)取、查閱的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行。建立健全檔案管理制度，能夠有效減少電子檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失等問題的出現(xiàn)概率，確保相關(guān)檔案的準(zhǔn)確性。除此之外，單位需要每隔一段時(shí)間就對(duì)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，避免出現(xiàn)由于病毒植入或是被黑客惡意襲擊導(dǎo)致文檔丟失的情況，尤其是對(duì)于安全性要求比較高的電子檔案文件可以通過設(shè)置多層加密或是刻制成加密光盤的方式對(duì)其進(jìn)行保密處理，確保電子檔案的完整性與安全性。

2.2 加強(qiáng)電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作具有極高的機(jī)密性，并且工作內(nèi)容比較乏味，長(zhǎng)期以往工作人員將會(huì)喪失耐心，因此在選擇檔案管理人員時(shí)，首要標(biāo)準(zhǔn)就是要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，能夠堅(jiān)守崗位。隨著電子檔案應(yīng)用的越來越廣泛，為了確保各項(xiàng)資料的私密性以及準(zhǔn)確性，需要對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提高整個(gè)管理隊(duì)伍的人員素質(zhì)，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有大部分企業(yè)都引入了電子檔案，但由于管理隊(duì)伍的素質(zhì)參差不齊，無(wú)法熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致電子檔案的效果無(wú)法得到全面發(fā)揮，所以檔案管理隊(duì)伍更需要引入計(jì)算機(jī)方面的人才，并且定期組織進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體計(jì)算機(jī)水平，從而使電子檔案管理的工作效率得到進(jìn)一步提升。

2.3 建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理

在檔案數(shù)字信息化的管理過程中一定要尤其重要網(wǎng)絡(luò)人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)的實(shí)施和建立，對(duì)局域網(wǎng)進(jìn)行合理引用，并將各個(gè)部門作為主要依據(jù)，展開相關(guān)的整理工作，從而推動(dòng)企業(yè)整體的發(fā)展。隨著社會(huì)科技信息的進(jìn)步，企業(yè)想要得到發(fā)展，不被時(shí)代淘汰，就要緊隨時(shí)代潮流，與時(shí)代接軌，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案優(yōu)化管理，提升檔案的使用率。網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理工作的建立和開展，不但可以更好地促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升，還能夠借助其與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代氣息，更好地滿足當(dāng)前新形勢(shì)下對(duì)電子檔案管理工作的要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，全面推動(dòng)電子檔案管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，還能夠確保電子檔案管理的準(zhǔn)確性，減少不必要的時(shí)間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，并且還能夠借助電子檔案優(yōu)化企業(yè)人力資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用，最終提升企業(yè)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。