整體視野下高校檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策

張文華

（山東開(kāi)放大學(xué)，山東 濟(jì)南 250101）

隨著高校檔案不斷的發(fā)展，其規(guī)模也得到了進(jìn)一步增強(qiáng)。高校檔案，能夠把學(xué)校各時(shí)段的進(jìn)程有效呈現(xiàn)出來(lái)，從而在高校各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)中發(fā)揮出顯著作用。可是在高校檔案管理中，存在著眾多問(wèn)題，這給檔案管理工作的順利展開(kāi)造成了一定程度的影響。因此，就需要制定出切實(shí)可行的對(duì)策，從而推進(jìn)高校檔案管理工作順利的展開(kāi)，保證檔案管理的精準(zhǔn)性，發(fā)揮出檔案管理工作在高校管理工作中的最大作用，在整體上促進(jìn)高校健康穩(wěn)步發(fā)展。

1 用整體的眼光把握高校檔案工作

第一，擁有戰(zhàn)略性的眼光是整體把握高校檔案管理工作的重要前提。戰(zhàn)略的眼光就是指檔案工作者站在長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度去思考，不但需要做好目前的工作，還需要做好長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。具備戰(zhàn)略眼光有益于在檔案管理工作中明確方向，找到規(guī)律。在高校改革中，檔案管理工作發(fā)揮著突出貢獻(xiàn)，因此需要對(duì)其加以重視。從而在整體上做好檔案管理工作。第二，擁有系統(tǒng)的眼光是從整體上把握高校檔案工作重點(diǎn)內(nèi)容。系統(tǒng)的眼光就是指高校檔案工作者必須站在全局的角度作出思考，為高校改革以及發(fā)展貢獻(xiàn)力量，需要檔案工作者將工作全方位的落實(shí)。

2 高校檔案管理工作的問(wèn)題

1）缺乏責(zé)任意識(shí)。因?yàn)樯鐣?huì)無(wú)法認(rèn)識(shí)檔案的重要性，因此導(dǎo)致高校不能夠?qū)n案管理工作做到正確認(rèn)識(shí)，更有甚者認(rèn)為檔案管理工作就僅僅是管理，主要工作是不發(fā)生檔案丟失以及不泄露機(jī)密，可以查閱就足夠了。在工作的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，造成業(yè)務(wù)能力無(wú)法提高。所以，缺乏對(duì)檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)，且對(duì)工作缺少責(zé)任感[1]。

2）缺乏對(duì)檔案管理的重視。沒(méi)有責(zé)任感就會(huì)造成無(wú)法對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，覺(jué)得檔案工作就是看管，不使其丟失就可以了，不需要做太多的工作，缺乏宣傳力度，無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用，更缺乏檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制。

3）檔案管理工作不規(guī)范。第一，檔案無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔管理，檔案收集不齊全，在管理上毫無(wú)秩序。第二，在檔案采集管理中沒(méi)有做好分類(lèi)，如此不但難以管理，更不便于查閱和使用。

4）檔案管理人員素質(zhì)低下。因?yàn)槟承┮蛩兀咝n案管理人員并不是穩(wěn)定的，人員具有很大的流動(dòng)性，從而導(dǎo)致其缺乏責(zé)任感和事業(yè)心，更缺乏嫻熟的業(yè)務(wù)能力，在工作上缺乏付出，同事彼此間溝通不足，這些因素都對(duì)高校檔案管理工作造成一定影響。

3 加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

1）健全機(jī)制，完善檔案管理整個(gè)工作體系。第一，健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。高校領(lǐng)導(dǎo)需要將檔案管理工作重視起來(lái)，可將其列入高校的整體規(guī)劃中。第二，健全各項(xiàng)規(guī)章制度。尊重國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和高校檔案工作的要求，根據(jù)高校的實(shí)際情況，制定相關(guān)管理機(jī)制。第三，重視檔案管理。將檔案管理工作列入質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，并歸入高校質(zhì)量考核相關(guān)體系中，使其列入各部門(mén)的工作計(jì)劃中。對(duì)于各部門(mén)工作，兼職檔案人員要切實(shí)做好檔案收集和整理工作。

2）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提升檔案業(yè)務(wù)能力。高校檔案員需要經(jīng)常對(duì)兼職檔案人員組織學(xué)習(xí)，主要學(xué)習(xí)內(nèi)容為檔案管理方法以及整理歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)，從而加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)其對(duì)檔案工作的重要認(rèn)識(shí)?？梢越Y(jié)合工作過(guò)程中出現(xiàn)的不同問(wèn)題來(lái)規(guī)范兼職檔案管理人員，從而讓兼職檔案管理人員通過(guò)工作和學(xué)習(xí)提升自身的業(yè)務(wù)能力，對(duì)歸檔方式和檔案立卷能夠嫻熟的掌握，進(jìn)而使檔案管理工作更加合理和規(guī)范。

3）抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。對(duì)高校整個(gè)教學(xué)過(guò)程中的各種文件資料進(jìn)行全面收集，是檔案工作的重要內(nèi)容。這就需要各兼職檔案人員對(duì)其工作給予高度重視，進(jìn)而完成文件材料的收集和整理工作。對(duì)待工作仔細(xì)認(rèn)真，不畏懼工作繁瑣，全面了解各項(xiàng)活動(dòng)，完成對(duì)所有材料的收集工作，例如照片、紙質(zhì)等各種形式的資料，將正式的和非正式的文件材料都進(jìn)行收集，尤其是各種活動(dòng)、工作調(diào)研、檢查等資料，還需要收集各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的材料，確保檔案管理工作在收集上的真實(shí)性和完整性，避免遺漏。

4）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

若想提升檔案利于的科學(xué)性，就需要凸顯資源庫(kù)的作用，從而必須加強(qiáng)重視現(xiàn)代化建設(shè)，科學(xué)運(yùn)用科技整合檔案，從而提升檔案的完整性和安全性，并增加其存檔期限。有效運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科技，能夠在很大程度上提升檔案信息處理水平，部門(mén)彼此間需要高度配合，從而讓工作得以有效展開(kāi)，使檔案信息能夠得到有效傳輸，從而增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性。高校在開(kāi)發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，必須有效落實(shí)館藏開(kāi)放檔案的全文掃描工作。在掃描階段，倘若檔案發(fā)生老化以及破損情況，要將其及時(shí)發(fā)布到檔案館網(wǎng)站中，從而給網(wǎng)上全文檢索帶來(lái)更大的便捷。高校根據(jù)全校性標(biāo)準(zhǔn)，建立具有統(tǒng)一性的數(shù)據(jù)平臺(tái)，要使檔案管理系統(tǒng)和各部門(mén)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兼容性。對(duì)于此，能夠更好地達(dá)到高校檔案信息資源共享，還能夠保證電子檔案實(shí)現(xiàn)同步歸檔[2]。

5）提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。在檔案管理中，高校檔案管理人員需要具備較高的素質(zhì)。其一，檔案管理人員必須擁有極強(qiáng)的責(zé)任感，對(duì)于在職時(shí)間較長(zhǎng)的人員，其有著極為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案工作中也存在著極高的責(zé)任心，達(dá)到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。其二，因?yàn)闄n案管理工作涵蓋的內(nèi)容極為廣泛，具有較高的專(zhuān)業(yè)性，因此在上崗前，必須強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)人員具備極高的專(zhuān)業(yè)能力和技能。其三，針對(duì)檔案管理人員流動(dòng)性大此種情況，老員工就需要體現(xiàn)其重要作用，從而讓新員工盡快的投入工作，讓檔案管理工作得以順利展開(kāi)。

6）提高服務(wù)功能。檔案能夠記錄大多數(shù)職工的工作情況，從而將學(xué)習(xí)發(fā)展?fàn)顟B(tài)得以呈現(xiàn)。在檔案資源儲(chǔ)存展開(kāi)中，檔案管理人員要讓檔案信息發(fā)揮出最大作用，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校改革，并清晰學(xué)校日后的發(fā)展趨勢(shì)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)利用檔案信息，就能夠找到?jīng)Q策的憑證，從而推進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)工作有序展開(kāi)。在信息時(shí)代的背景下，學(xué)校要全面落實(shí)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，從而推動(dòng)教學(xué)工作更加有效的展開(kāi)。檔案管理人員要有效運(yùn)用多媒體技術(shù)，針對(duì)教學(xué)研究類(lèi)的檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。通過(guò)有效運(yùn)用信息手段，將信息加以利用，讓檔案信息實(shí)現(xiàn)更廣泛的共享，為應(yīng)用檔案信息的人員帶來(lái)更大的便捷，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。針對(duì)校園中部分文件，就需要將其管理好，給師生查詢信息帶來(lái)更大方便，發(fā)揮出其服務(wù)功能最大的作用[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校檔案管理工作的展開(kāi)中，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并積極采取行之有效的對(duì)策，如要對(duì)檔案管理工作加以重視，并有效提高檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化最大的應(yīng)用價(jià)值，并對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)一步完善，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和全面性。對(duì)于此，在全方位展開(kāi)高校檔案管理工作后，推進(jìn)高校各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理工作對(duì)高校的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，讓高校檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，使其應(yīng)用價(jià)值得到更大程度的提升，因此，必須采取整體把控的思維方式。從整體把握高校檔案工作，對(duì)檔案管理工作中遇到的問(wèn)題給予高度重視，從而在整體上開(kāi)拓檔案工作的新路徑。