基層事業(yè)單位如何開展好檔案收集工作

祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

檔案收集工作是積累檔案的一種手段，是檔案業(yè)務(wù)工作的起點，是一個單位實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項具體措施。檔案收集的齊全與否，直接影響到檔案資源的存儲，檔案收集工作質(zhì)量的高低，會直接影響檔案的開發(fā)與利用工作質(zhì)量，尤其是直接影響到檔案的經(jīng)濟效益和社會效益，必須引起基層單位的足夠重視。

1 加強檔案材料收集整理的重要性分析

1）為開展檔案工作奠定基礎(chǔ)，在開展教學(xué)、行政管理等工作的過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，且具有一定的保存價值。通過對檔案材料整理的方式對資料進行統(tǒng)一歸檔，由專人集中整理，做好電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔工作，并在實際歸檔的過程中嚴(yán)格按照相關(guān)的程序進行操作，完成檔案資料的收集與整理，并將分類好的材料進行統(tǒng)一保管。由此可知檔案材料收集整理的工作較為突出，是開展檔案工作的基礎(chǔ)與前期，為此要充分認(rèn)識到檔案材料收集整理的重要性，保證后續(xù)檔案管理工作的有序進行。

2）提升檔案管理工作質(zhì)量，學(xué)院工作較為多樣，檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，如果不對其進行及時整理將會降低檔案管理質(zhì)量。學(xué)院兼職檔案員應(yīng)提升自身的責(zé)任意識，保證檔案材料收集整理的及時性，體現(xiàn)檔案材料的完整性，以此為其他工作的開展提供理論依據(jù)。在收集整理檔案資料的過程中，如果收集整理不及時，當(dāng)出現(xiàn)支離破碎的資料文件時將不能反映出事業(yè)單位運行的具體情況，一定程度上將會阻礙工作的順利開展。為此，通過加強檔案材料收集整理的方式真實還原各項工作，從整體上提升檔案材料管理質(zhì)量。

2 基層事業(yè)單位如何開展好檔案收集工作

2.1 利用辦公自動化系統(tǒng)進行資料收集

在信息化背景下，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為企事業(yè)單位運營中不可或缺的組成部分，通過辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠更好地提升文書檔案管理效率，削減檔案收集和歸檔的復(fù)雜性。鑒于此，檔案管理人員要對辦公自動化系統(tǒng)熟練操作和掌握，設(shè)置辦公自動化系統(tǒng)的賬戶權(quán)限，以便在系統(tǒng)中對上級要求和批示的文件進行查看。文書檔案管理人員如果完成相關(guān)辦理事項，一定要及時向相關(guān)部門進行材料收集，不可存在拖后或者延誤，以避免文書檔案資料信息出現(xiàn)缺失或者不全，影響收集和歸檔效果。另外，工作人員還應(yīng)做好文書檔案的編研工作，加強編制專題的應(yīng)用效率，幫助管理人員更好地進行工作開展，促使部門及其相關(guān)工作人員明確文書檔案收集和歸檔的重要性，保證文書檔案管理工作的有序開展，促進企事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

2.2 要做好檔案整理

凡是列入歸檔的檔案，要有完整的移交手續(xù)，按照檔案歸檔細(xì)則，做好登記、分類、立卷、完善、加工整理，確保檔案來源、時間、內(nèi)容等有歷史關(guān)聯(lián)，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列編目系統(tǒng)。做好檔案保管工作。檔案室建設(shè)是檔案保管的基礎(chǔ)，應(yīng)配備合格的檔案室及檔案裝具；應(yīng)有適宜的溫濕度控制和調(diào)節(jié)，同時要有防火、防盜、防塵、防潮、防曬、防蟲、防有害生物、防電磁輻射等有效措施。還應(yīng)提高檔案保護意識，配備專業(yè)的檔案保護人員，采用科學(xué)技術(shù)手段對檔案進行有效的復(fù)制、修復(fù)，以延長檔案壽命。

2.3 豐富檔案材料收集整理方式

當(dāng)前檔案材料收集整理方式具有多樣性，在此環(huán)節(jié)中要將常規(guī)收集法、過程控制法、零星臨時收集法、主動工作投入法等有效地結(jié)合在一起。第一，常規(guī)收集法。這種方式應(yīng)用較為普遍，學(xué)院在開展工作的過程總會產(chǎn)生檔案資料，在對這些檔案資料進行歸檔的過程中要求產(chǎn)生單位對其進行集中整理并匯總，并交由檔案管理部門。在制定收集歸檔方式的過程中可以設(shè)置兼職檔案員，并分別安置在不同的部門，對歸檔的范圍以及程序進行規(guī)范。第二，過程控制法。主要是對文件材料的質(zhì)量進行控制，包括書寫材料、電子材料以及印刷材料執(zhí)行進行全面的檢查，并在歸檔的過程中及時糾正存在偏差的問題，以此保證檔案材料歸檔的準(zhǔn)確性。第三，零星臨時收集法。主要針對的是在檔案材料收集整理過程中存在遺漏的情況，如對校慶等活動所產(chǎn)生的資料文件進行收集，或者是對突發(fā)性活動資料文件的收集。第四，主動工作投入法。主要是指學(xué)校的檔案部門積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢，主動開展不同形式的服務(wù)，為教學(xué)科研、行政等工作的開展提供便利，以此保證檔案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

2.4 及時更新檔案收集工作觀念

構(gòu)建信息系統(tǒng)，提升收集管理效率。辦公室檔案收集整理的復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性一直以來都特別受關(guān)注，而滿足日常檔案管理要求的重要做法就是引入先進的技術(shù)手段，運用檔案管理信息系統(tǒng)收集整理各方面的檔案信息，加大對信息的安全和完整性保護力度。辦公室構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，需要著重做好以下幾項工作：一是對檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的硬件和軟件進行優(yōu)化建設(shè)，為系統(tǒng)的開發(fā)和運轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。辦公室先要對以往的硬件設(shè)備進行更新?lián)Q代，淘汰掉與檔案信息化管理要求不相符的設(shè)施設(shè)備，同時還需要引入新的硬件設(shè)備與設(shè)施，確保硬件系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)，保證檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件系統(tǒng)的開發(fā)工作當(dāng)中，需要充分考慮辦公室檔案收集整理的職能與單位發(fā)展的要求，保證軟件開發(fā)與工作要求一致，并做好軟件系統(tǒng)的定時更新與優(yōu)化。在這一環(huán)節(jié)要重點做好安全建設(shè)，開發(fā)防火墻、安全保密等技術(shù)，維護系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，防止信息泄露。二是對檔案工作人員進行信息化素養(yǎng)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案工作人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)的信息知識和技術(shù)手段，掌握文件分類、查找等操作方法，同時建立起良好的責(zé)任意識，維護系統(tǒng)的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)規(guī)范，完成各項操作。為適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展、檔案內(nèi)容與形式變革和人們信息需求變化的要求，檔案工作者應(yīng)該及時更新檔案原有的認(rèn)識，樹立“大檔案觀”。所謂“大檔案觀”，即是將一切具有保存價值的文件視為檔案。而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質(zhì)的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。將這些歸檔材料收集齊全完整，并經(jīng)系統(tǒng)整理形成檔案，能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項工作服務(wù)。

3 結(jié)語

檔案收集工作的開展對于各單位來說有著重要的作用，事業(yè)單位檔案收集工作中涉及復(fù)雜的檔案資源，為了保證檔案收集工作的效果，應(yīng)對檔案收集工作進行全面的改善，提升檔案收集管理水平?？稍跈n案工作中建立完善的檔案管理制度，采用信息化技術(shù)進行檔案收集，加強對檔案收集質(zhì)量的控制，全面開展檔案的安全管理工作，提升檔案人員的技術(shù)能力，使檔案收集工作滿足實際的需求。