科學(xué)做好檔案管理工作

蔣 雷

（山東省單縣退役軍人事務(wù)局，山東 菏澤 274300）

伴隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，國家對事業(yè)單位檔案管理工作的要求也日益嚴(yán)格，事業(yè)單位的檔案管理在整個事業(yè)單位改革中往往被忽略，應(yīng)引起相關(guān)工作人員的重視。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理體制不健全，管理人員意識不夠，難以保證信息資料的完整性、連續(xù)性等問題。因此，目前加強事業(yè)單位的檔案管理水平的提升勢在必行。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作制度不健全

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作沒有得到重視，存在著許多問題和疏忽，事業(yè)單位的檔案管理沒有明細的管理制度，而檔案的工作制度少，應(yīng)該伴隨著事業(yè)單位的改革發(fā)展而提高，這樣才能不斷地完善工作制度，提高事業(yè)單位的管理水平。

1.2 檔案歸檔范圍不明確

無論哪個事業(yè)單位都要對檔案的管理做到明確的歸類，這樣事業(yè)單位才能對每個人的情況進行詳細的了解，便于科室間人員的流動與調(diào)整，使本單位的人才各盡其能，同心協(xié)力推動整個單位向前發(fā)展。

1.3 檔案管理理念比較落后

隨著信息化水平的不斷提升，但是事業(yè)單位檔案管理人員依舊存在落后的管理觀念。所以還要用傳統(tǒng)的方式和理念進行檔案管理。就算是將檔案信息錄入在電腦中，也僅僅只是更換數(shù)據(jù)的存儲位置，沒有進行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依然沒有發(fā)揮其實際價值，也不能對事業(yè)單位檔案管理工作全面優(yōu)化提供保障。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

事業(yè)單位檔案管理人員一般都是年齡偏大，對新技術(shù)和信息處理操作流程的認識不足，再加上自身專業(yè)能力和理論水平受限制，都會出現(xiàn)實踐操作較差的問題。存在著“互聯(lián)網(wǎng)+”視覺下事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導(dǎo)致發(fā)展模式落實不到位。

1.5 檔案重視程度和開發(fā)力度欠缺

領(lǐng)導(dǎo)干部在思想意識上缺乏對檔案管理工作的重視，往往將單位的利益放在首位，沒有考慮到事業(yè)單位的未來的發(fā)展，只顧抓單位的經(jīng)濟效益，不注重人才的利用及檔案的管理。對檔案管理工作輕視，導(dǎo)致檔案管理工作人員對檔案管理工作的意識更加淡薄，不能與時俱進，總是持著舊的思想來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低。

2 事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理的意義

檔案管理的水平代表著我國的文化素質(zhì)建設(shè)，檔案的管理有多種方式，在政治、經(jīng)濟發(fā)展方面都有所涉及，并且也體現(xiàn)了我國優(yōu)秀的文化。檔案記載了我國悠久的歷史文化，并且為檔案的未來管理也提供了新的方向，并且檔案中記載的文化也更加可靠。采用科學(xué)化的管理檔案能夠促進我國的文化水平建設(shè)，使得檔案的價值得以彰顯。

3 事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念

要想采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。

3.2 轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人事變動時才會進行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不適用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運用，在企業(yè)單位中加強計算機建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分地發(fā)揮檔案的存儲空間。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練地掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

3.4 健全科學(xué)化檔案管理制度

每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的檔案管理制度，不斷地總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格地執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，提升檔科學(xué)化的管理水平，需要采用科學(xué)化的管理觀念，建立科學(xué)的管理制度，以促進我國的信息檔案管理更加的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而實現(xiàn)檔案管理的最大化效益。行業(yè)的不斷發(fā)展必然會使得檔案管理的任務(wù)越來越重，只有不斷的進行創(chuàng)新，提升科學(xué)化檔案管理水平的路徑，才能夠促進我國檔案事業(yè)的順利發(fā)展。