新形勢背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策

錢 瑛

（南平市產品質量檢驗所，福建 南平 353000）

事業(yè)單位是我國市場經濟體制的重要組成部分，對于國民經濟的發(fā)展具有十分重要的推動作用。事業(yè)單位的檔案管理是我國文獻信息管理中的重要組成內容，事業(yè)單位的檔案涵蓋范圍廣、內容多，因此管理起來難度較大。針對事業(yè)單位檔案管理中存在的一些實際問題，需要加強對檔案管理工作的重視，完善事業(yè)單位檔案管理機制，充分利用現(xiàn)代化的檔案管理工具，從而切實提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位檔案管理的內容概述

檔案管理是事業(yè)單位管理體系中非常重要的一個部分，檔案管理就是通過管理事業(yè)單位的相關檔案信息所開展的工作。事業(yè)單位的檔案管理主要包括了檔案的收集、整理、鑒別、分類、檢索、統(tǒng)計、編研、調閱、檢查等工作內容[1]。由于事業(yè)單位的檔案管理內容繁多，涉及的領域也非常廣泛，因此對于檔案管理的專業(yè)化程度要求較高。檔案管理人員既要對檔案信息進行收集歸檔，同時還需要辨別真?zhèn)?，合理分類、編排，以便于更好地為事業(yè)單位的相關人員提供檔案調取和借閱的服務。此外，檔案信息也是事業(yè)單位制定經營管理決策、調整工作重點及方向、進行人事任命及晉升等工作的重要依據(jù)。在進行事業(yè)單位檔案管理工作時，要遵循一定的規(guī)范和原則，要按照不同檔案的類型、內容等進行科學合理的分類，對檔案進行編號和排列，以便于更為快速便捷地檢索檔案信息，為事業(yè)單位的管理工作提供更為優(yōu)質的服務。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的作用和價值

2.1 事業(yè)單位檔案管理工作的作用

檔案管理工作是企業(yè)單位管理架構中不可忽視的一項工作內容。事業(yè)單位檔案管理工作的作用主要可以體現(xiàn)在以下方面：

首先，檔案管理工作進行具有十分重要的參考作用。事業(yè)單位的檔案信息是事業(yè)單位成立發(fā)展以來所有活動和決策的最為真實、全面和可靠的反映。通過具體的數(shù)據(jù)信息形式，可以快速完整的了解事業(yè)單位的整體發(fā)展情況，通過這些檔案信息，可以為事業(yè)單位的未來發(fā)展戰(zhàn)略、經營管理規(guī)劃等提供一定的數(shù)據(jù)參考，保障事業(yè)單位的各項決策科學合理，并符合事業(yè)單位的實際情況。

其次，檔案管理工作具有借鑒的作用。事業(yè)單位的檔案與其他文獻、資料相比更加真實和客觀，其真實可靠的反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，因此具有較強的公正性；同時，事業(yè)單位的檔案信息還具有一定的法律效率，這就使得檔案信息造假和失真的情況得到了有效控制，檔案信息的形成和積累過程比較透明和公正，因此檔案信息的權威性和說服力也就相對更大，可以在必要時候提供一定的借鑒參考 價值[2]。

2.2 事業(yè)單位檔案管理工作的價值

事業(yè)單位的檔案信息真實、詳細地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，通過對檔案信息進行查閱可以完善地了解事業(yè)單位發(fā)展期間所取得的成果、積累的經驗和總結的教訓[3]。因此，檔案信息是事業(yè)單位經營發(fā)展最為真實地反映。并且，通過對這些檔案信息進行深入的研究和分析，也可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展之路上存在的諸多問題，全面綜合的評估事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀與未來的發(fā)展?jié)摿?，從而及時調整事業(yè)單位的各項戰(zhàn)略發(fā)展決策，將事業(yè)單位帶入更加健康、穩(wěn)定的發(fā)展之路上，這對于事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展至關重要。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 對檔案管理工作缺乏重視

檔案管理工作雖然對于事業(yè)單位的發(fā)展意義重大，但是在實際的檔案管理工作中，很多事業(yè)單位的管理者都將檔案管理簡單的定義為對檔案進行保管，但是對于檔案管理的參考及借鑒價值卻缺乏正確的認識。更不愿投入過多的精力、資金、技術和人才去完善檔案管理的體系。這就使得事業(yè)單位檔案管理工作的定位模糊，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新性與學習性，工作積極性較差，檔案信息資料管理比較混亂，數(shù)據(jù)信息缺乏價值，難以體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的價值。

3.2 檔案管理業(yè)務水平有待提升

檔案管理是事業(yè)單位管理體系中一項非常重要的工作，但是在實際的工作中很多事業(yè)單位針對檔案管理工作都沒有建立完善的制度和規(guī)范，對于檔案管理人員也沒有提出非常明確的崗位要求和考核措施。這就使得事業(yè)單位檔案管理的基礎業(yè)務能力比較薄弱，檔案管理體系的根基不穩(wěn)，執(zhí)行能力差，在實際的檔案管理工作中錯漏頻發(fā)又缺乏有效的監(jiān)管與獎懲[4]。例如，很多事業(yè)單位的檔案卷宗失真、檔案資料的移交程序不完善，甚至檔案信息造假或擅自銷毀檔案。這些問題都反映出了事業(yè)單位檔案管理業(yè)務能力的不達標，給事業(yè)單位檔案管理工作埋下了一定的隱患。

3.3 檔案信息更新不及時

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行及時更新也是檔案管理的重要工作內容。檔案更新可以保障事業(yè)單位檔案信息的先進性和適用性，能夠真實反映事業(yè)單位在某階段內的發(fā)展情況。但目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作都具有一定的滯后性，對于一些檔案信息未能及時地進行檢查和更新，很多檔案信息已經非常陳舊落后，其中的數(shù)據(jù)資料也缺乏準確性與完整性。這就使得事業(yè)單位的檔案信息無法真實全面地反映出事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，事業(yè)單位的檔案資料與現(xiàn)實情況不符，檔案信息的參考價值不高，難以為事業(yè)單位各項決策的制定提供可靠的參考。

3.4 事業(yè)單位檔案管理的模式比較落后

在全新的社會形勢之下，信息技術與大數(shù)據(jù)技術在各個領域的廣泛應用顛覆了原有的工作模式，在給企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的便利和機遇的同時；也給企業(yè)傳統(tǒng)的運營管理模式帶來了極大的沖擊和挑戰(zhàn)。在此背景之下，事業(yè)單位要在激烈的競爭局勢中保持優(yōu)勢，就需要不斷加強內部管理與控制，通過加快轉型力度，順應新時代的發(fā)展形勢大力創(chuàng)新變革來滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。而從檔案管理的角度而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以人工為主，這種模式下檔案收集、整理、分類和編排的效率較低，且在實際的檔案管理工作中難免出現(xiàn)一定的錯漏，造成檔案信息的失真。而針對檔案管理的信息化建設，很多事業(yè)單位缺乏重視，也沒有積極地引進新技術和新工具，也就使得檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展比較緩慢，難以迎合事業(yè)單位快速轉型升級的要求。

4 新形勢下提升事業(yè)單位檔案管理水平的對策

4.1 加強對檔案管理工作的重視

新形勢下事業(yè)單位檔案管理水平的提升必須從思想和認識層面出發(fā)，要加強事業(yè)單位管理層對于檔案管理工作的重視，加大對檔案管理工作的意義及作用的宣傳，將檔案管理工作與事業(yè)單位的長遠發(fā)展及管理緊密地結合在一起，保持對社會形式和市場變化趨勢的高度敏感，充分認識到事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新是新形勢下事業(yè)單位發(fā)展中亟待解決的重要問題。才能夠自上而下的開展事業(yè)單位檔案管理工作的改革，加大對檔案管理技術、設施和人員的投入；這只有從思想上加強重視才能夠引發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的重視，增強工作積極性，提高責任心，為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新改革做好充分的準備。

4.2 制定完善的檔案管理制度

制度的建立是為了更好地規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的開展，保障檔案管理人員能夠遵照制度和規(guī)范開展檔案管理工作。首先，事業(yè)單位要結合實際的檔案管理工作現(xiàn)狀和需求，制定完善的檔案管理制度，對檔案管理的權限、方法、流程進行有效的分配和落實，從而保障檔案管理工作有制可依；其次，要對事業(yè)單位檔案管理部門的職能、崗位的設置、人員的安排及具體的工作任務及考評方案進行全面規(guī)劃，確保檔案管理責任落實到崗、落實到人，將檔案管理工作的制度建設、執(zhí)行能力與人員的績效考核相聯(lián)系，從而提升檔案管理人員的責任心，提高對制度的執(zhí)行能力，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化；最后，要制定相應的監(jiān)管機制，尤其是對檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性，要制定一定的監(jiān)管方案，設置專門的監(jiān)管人員定期進行檢查，針對事業(yè)單位檔案管理部門在實際工作中存在的不規(guī)范行為，或檔案信息丟失、錯漏、造假等行為應當嚴格進行查處，深入分析其原因，制定相應的獎懲措施，以有效規(guī)范檔案管理工作[5]。

4.3 提升檔案管理的信息化建設

要確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠迎合時代發(fā)展的需求，就要正視當前事業(yè)單位現(xiàn)代化建設與發(fā)展的需求，充分借助創(chuàng)新的科學技術開展檔案管理的信息化建設。首先，要補充完備檔案管理信息化所需的軟硬件設備，加大資金投入引進先進的檔案管理技術和平臺，從物質層面為檔案管理信息化建設做好；其次，要加強人才的培養(yǎng)，結合檔案管理信息化建設的實際需求，開展檔案管理信息化的相關培訓，幫助檔案管理人員掌握信息化檔案管理工具和平臺的操作方法，補充優(yōu)秀的復合型人才，滿足事業(yè)單位檔案管理信息化建設的實際需求；最后，要不斷提升檔案管理部門的信息素養(yǎng)，重視檔案管理的安全性，加強檔案管理信息化平臺的安全建設，尤其是對一些重要信息數(shù)據(jù)要設置一定的安全防護措施，避免重要數(shù)據(jù)信息的泄露或篡改，提升網(wǎng)絡防護等級，提高檔案管理信息化建設的整體水平。

4.4 加強檔案信息的安全管理

事業(yè)單位的檔案信息反映著事業(yè)單位真實的管理及發(fā)展數(shù)據(jù)，具有一定的法律效力，其中不乏一些比較重要和私密的檔案信息。針對事業(yè)單位檔案信息的性質，檔案管理部門必須加強檔案信息的安全管理。首先，要重視對重要檔案資料的管理，可以通過設置不同的借閱權限來對檔案資料進行分級管理。對一些比較私密的檔案信息要做好保密工作；其次，針對現(xiàn)有的檔案信息要加強日常的檢查和防護，做好防火、防水、防盜、防蟲等工作，提升安全管理的意識和水平，確保檔案信息不被損壞或竊取；再次，要加強檔案管理信息化平臺的安全管理，借助設置登陸權限、訪問權限、防火墻等工具防止不法分子或網(wǎng)絡黑客的攻擊，保護檔案資料的安全；最后，針對重要的檔案信息要注重備份，以防檔案丟失或損壞帶來嚴重后果[6]。

5 結論

在全新的社會經濟形勢下，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要依托完善的制度，明確的流程和先進的技術得以不斷創(chuàng)新改革，從而有效提升檔案管理的水平，確保檔案信息的安全，提升檔案信息的真實有效性，從而為事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。