探究事業(yè)單位會計檔案管理工作

鄧鈞陽

（齊齊哈爾市碾子山區(qū)財政局國庫支付中心，黑龍江 齊齊哈爾 161046）

事業(yè)單位會計檔案管理主要在數(shù)字化環(huán)境下進(jìn)行，隨著事業(yè)單位數(shù)字化辦公運轉(zhuǎn)體系的日漸完善，傳統(tǒng)的會計檔案管理方式方法已經(jīng)不適應(yīng)時代需要。本文主要分析當(dāng)前事業(yè)單位會計檔案管理的問題，著力構(gòu)建數(shù)字化會計檔案管理體系，提高會計檔案管理工作質(zhì)量。

1 事業(yè)單位會計檔案管理的問題

1.1 管理機(jī)制的問題

數(shù)字化的會計檔案管理工作主要的問題在于管理不到位，現(xiàn)有的管理手段不滿足各部門對會計數(shù)據(jù)信息的使用需要。首先，事業(yè)單位受到各種因素的制約，現(xiàn)有的會計檔案管理體系受到上級部門的制約，無法更好的更新檔案管理系統(tǒng)，檔案管理的專業(yè)化水平有待提高，事業(yè)單位的會計檔案管理改革的速度較慢，一定程度上無法與社會各類機(jī)構(gòu)實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)信息的同步化存儲與共享應(yīng)用，存在著會計檔案數(shù)據(jù)信息滯后的問題。其次，現(xiàn)有的事業(yè)單位的會計制度導(dǎo)致會計檔案的規(guī)范性相對較差，會計檔案的類型、存儲方式、檔案規(guī)格還有待完善，事業(yè)單位現(xiàn)有的大量會計信息未能實現(xiàn)數(shù)字化管理，一線紙質(zhì)的票據(jù)信息無法及時的錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。第三，會計檔案的信息化建設(shè)責(zé)任分工不明確，專職會計檔案管理人員的工作壓力較大，各部門配合會計檔案管理人員不足，會計檔案信息的收儲與應(yīng)用的效率較低。目前事業(yè)單位會計檔案仍停留在收儲整理階段，沒能更好地發(fā)揮其實用價值。

1.2 管理人員的問題

會計檔案管理人員的水平在很大程度上決定會計檔案的完整性、有效性與實用性。有些事業(yè)單位的會計檔案管理人員的專業(yè)水平不高，現(xiàn)有的會計檔案管理人員的信息化技術(shù)操作能力不強(qiáng)，不能根據(jù)事業(yè)單位會計檔案的使用需要開發(fā)新的檔案管理與運轉(zhuǎn)方式，無法根據(jù)事業(yè)單位的決策與各項目運營的需要進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)信息的挖掘工作。會計檔案管理人員未能接受經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不掌握會計檔案管理的前沿技術(shù)，無法根據(jù)時代需要有效地進(jìn)行檔案管理技術(shù)的更新。專職會計檔案管理人員與會計業(yè)務(wù)人員、兼職會計檔案管理人員的配合不足，因此影響會計檔案的整體質(zhì)量。

1.3 信息安全的問題

會計檔案在數(shù)字化的背景下運行，雖然極大地提高了會計檔案信息量，提高會計信息的傳輸效率，可以更好地節(jié)約會計檔案占用的存儲空間。但量，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下可能導(dǎo)致會計檔案信息的泄露隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境進(jìn)一步突出了事業(yè)單位用于會計檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴(yán)重的影響會計檔案的真實性，容易導(dǎo)致會計信息失真的問題。還有的事業(yè)單位會計檔案信息存儲的硬件不過關(guān)，系統(tǒng)在運行過程中容易發(fā)生卡頓和癱瘓的現(xiàn)象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問題常常導(dǎo)致會計檔案管理系統(tǒng)無法正常的工作。數(shù)字化會計檔案管理還需要大量維護(hù)，強(qiáng)調(diào)建立有效地維護(hù)機(jī)制，加大電子材料的維護(hù)有效性，更好的消除會計檔案管理中的問題。

2 事業(yè)單位會計檔案管理的措施

2.1 提高管理意識

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高會計檔案管理的主動性，注重督促檢查會計檔案管理水平，形成綜合性的會計檔案管理工作體系。首先，奠定會計檔案管理工作機(jī)制，明確會計檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，形成綜合性的管理工作機(jī)制，提升會計檔案管理工作的整體質(zhì)量。其次，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度的重視會計檔案管理，明確各部門的配合義務(wù)與責(zé)任要求，形成高度負(fù)責(zé)的會計檔案管理工作體系，做好會計檔案管理宣傳工作，在科學(xué)的組織框架下，明確的制度要求下、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)范下提高會計檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在會計檔案管理與信息化建設(shè)的結(jié)合理念下，進(jìn)一步完善會計檔案管理的制度，確定會計檔案管理的職責(zé)，以科學(xué)的方式推動會計檔案數(shù)據(jù)信息的共享。

2.2 加強(qiáng)安全控制

事業(yè)單位會計檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高安全控制水平，進(jìn)一步按照國家的相關(guān)要求做好會計檔案的防控工作。首先，引進(jìn)專業(yè)的財務(wù)管理軟件，按照上級財政部門的要求統(tǒng)一的進(jìn)行會計檔案的信息化管理與運行，配置專職的會計檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，明確會計檔案管理、財務(wù)數(shù)據(jù)運動的安全防控制度。其次，引導(dǎo)第三方的服務(wù)，注重與專業(yè)的會計檔案業(yè)務(wù)公司合作，加大相關(guān)軟件與管理系統(tǒng)的升級維護(hù)，要求財務(wù)人員不僅懂得正確的操作檔案管理系統(tǒng)的方法，還要及時的加強(qiáng)會計檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與升級。第三，明確會計檔案的訪問權(quán)限，更好的根據(jù)工作要求訪問會計檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)會計檔案數(shù)據(jù)信息的實時監(jiān)控，防止會計檔案數(shù)據(jù)信息外流。

2.3 提高人員素質(zhì)

會計檔案管理工作離不開專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作。首先，形成專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)制，真正的優(yōu)化會計檔案管理人員的工作能力，進(jìn)一步提高會計檔案管理人中的工作水平，高度的重視會計檔案管理人員的培訓(xùn)。其次，重點加強(qiáng)會計檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)，明確階段性的會計檔案管理工作的重點，在信息化的理念下促進(jìn)會計檔案管理人員研究檔案管理工作的課題。第三，加強(qiáng)會計檔案管理人員的績效考核，要求會計檔案管理人員掌握信息化的工作方法，進(jìn)一步形成會計檔案管理工作團(tuán)隊，在信息化的理念下提高管理水平。

3 結(jié)論

會計檔案管理應(yīng)當(dāng)在信息化的理念下完善工作制度，提高會計檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步依靠專業(yè)技術(shù)人員提升會計檔案的工作水平，消除會計檔案管理的安全隱患。